O que é gestão de facilities?
Gestão de facilities, ou facilities management, é a área que mantém prédios e serviços de apoio funcionando para a operação acontecer: manutenção, limpeza, segurança do prédio, fornecedores, contratos e documentos das instalações. Em uma empresa com 200 unidades, isso significa repetir a mesma rotina em 200 endereços e provar que ela aconteceu em cada um.
O que significa facilities management ou facility management?
São os nomes em inglês, abreviados como FM, do que em português se chama gestão de facilities. Um aparece no plural e o outro no singular, sem diferença de escopo. Desse escopo, o SULTS cobre a parte operacional: o pedido com prazo, a rotina verificada com foto e o registro de cada unidade.
Quais serviços a área de facilities cuida em uma empresa com muitas unidades?
Manutenção corretiva e preventiva do prédio e dos equipamentos, limpeza e conservação, segurança do prédio, fornecedores e contratos de serviço, compras de material e os documentos das instalações, como contrato, laudo e licença de cada filial. No SULTS, cada frente tem um módulo que registra o que foi pedido, o que foi feito e quando.
O que faz um gestor de facilities?
O gestor, gerente ou coordenador de facilities garante que prédios, equipamentos e serviços de apoio funcionem em cada unidade. No SULTS, ele acompanha a fila de pedidos com o prazo correndo, os roteiros de preventiva, inspeção e limpeza aplicados ou em falta, os planos de ação abertos e as renovações perto do prazo, por unidade e região.
Qual a diferença entre gestão de facilities e manutenção predial?
Manutenção predial é uma das frentes de facilities, a que cuida da estrutura e das instalações: elétrica, hidráulica, cobertura, climatização e combate a incêndio. Gestão de facilities é o conjunto maior, com limpeza, segurança, fornecedores, compras e documentos. O fluxo do prédio em rede está em manutenção predial.
O que é um software de gestão de facilities?
É o sistema que organiza os serviços de apoio de todas as unidades em um só lugar: o pedido de manutenção com prazo, a rotina de preventiva e limpeza com evidência, o fornecedor, o documento e o indicador por unidade. A SULTS faz esse papel com Chamados, Checklist, Tarefas, Compras e Disco Virtual integrados.
O que é CAFM ou IWMS, e o SULTS é um sistema desse tipo?
CAFM é a sigla de computer-aided facility management, e IWMS de integrated workplace management system: categorias que costumam incluir gestão de espaço, planta baixa e cadastro de ativos. O SULTS não é CAFM nem IWMS: a inspeção é ligada à unidade, e não a um ativo com número de série. A plataforma cuida do pedido, da rotina e do registro.
O que fica fora do SULTS em uma operação de facilities?
Cadastro de ativo com número de série, histórico por equipamento, peça, custo, garantia, indicadores como MTBF e MTTR, manutenção preditiva por sensor e automação predial ficam no CMMS da empresa. A SULTS entrega a inspeção que o alimenta, e a ponte é a API pública, com avaliações, respostas e planos de ação por REST.
Como controlar os prestadores de serviço de várias unidades?
O serviço do terceiro segue no mesmo fluxo do chamado, com a etiqueta do fornecedor e o responsável interno que acompanha a execução. No SULTS, a etiqueta isola as ordens de um fornecedor ou de uma região, o histórico imutável guarda o combinado e quem pediu avalia. Em serviço de risco, a permissão de trabalho autoriza.
Como controlar o vencimento de alvarás, AVCB e licenças das unidades?
No SULTS, a renovação entra como tarefa recorrente, com responsável e notificação de prazo, e o documento fica no disco da própria unidade. A data é a que a empresa cadastra; a plataforma não lê a validade do documento. A exigência e o prazo são do órgão competente.
Como organizar a manutenção preventiva de dezenas de prédios?
Com um roteiro por tipo de equipamento, cada um na periodicidade que faz sentido, agendado para as unidades que têm aquele equipamento. No SULTS, o painel mostra quais unidades aplicaram a inspeção do período, quais estão em falta e como a nota evoluiu. O modelo de checklist de manutenção preventiva é o ponto de partida.
Limpeza e conservação fazem parte da gestão de facilities na plataforma?
Sim, como rotina verificada no módulo Checklist da SULTS. Cada ambiente tem o próprio roteiro e a própria frequência, e o mesmo ambiente é conferido na abertura, no meio do expediente e no fechamento, com check-in geolocalizado e foto com GPS, data e hora. Os itens estão no checklist de limpeza e conservação.
Como a segurança do prédio entra na rotina da unidade?
Como itens de um roteiro aplicado na frequência que a empresa definir: extintores no prazo e desobstruídos, saídas de emergência sinalizadas, iluminação de emergência e alarme testados, câmeras gravando e chaves sob controle. A inspeção mensal está no checklist de extintores. O critério técnico é do responsável técnico e do Corpo de Bombeiros.
E o PMOC do ar-condicionado?
A verificação do ar-condicionado entra como roteiro agendado por unidade, com registro de quem aplicou, quando e o que encontrou, e o apontamento vira plano de ação. O plano e a responsabilidade técnica são da empresa e do profissional habilitado que ela contrata; o SULTS guarda a evidência. O detalhe está na página do PMOC.
Quais indicadores de facilities a matriz acompanha por unidade?
Atrasos e tempo de resolução por unidade, responsável, departamento e assunto; quais unidades mais abrem chamados e quais problemas se repetem; a nota da avaliação do atendimento; quais unidades aplicaram a inspeção do período e a evolução da nota de cada uma. No SULTS, os relatórios saem também em Excel ou CSV para o BI da empresa.
Como as compras de material de manutenção e limpeza entram no fluxo?
Pelo módulo Compras da SULTS. A matriz define o catálogo de cada fornecedor e o mix de cada grupo de unidades, o carrinho valida quantidade e valor mínimo, e o pedido fica na etapa de aprovação até ser liberado por quem tem a alçada. Quem pediu recebe notificação a cada mudança de etapa.
Equipe própria ou empresas de facilities terceirizadas: a plataforma serve para as duas?
Serve. Com equipe própria, o chamado é atribuído ao time interno e o roteiro é aplicado por quem está na unidade. Na terceirização de facilities, a ordem sai com a etiqueta da empresa de facilities e o responsável interno que acompanha a execução. Como a etiqueta é por ordem, no SULTS as duas formas convivem na mesma empresa.
A gestão de facilities muda entre loja, planta industrial, clínica e escola?
O que muda é o catálogo de serviços e o conteúdo do roteiro: uma clínica confere o que uma loja não confere, e uma planta industrial tem equipamento que uma escola não tem. A estrutura é a mesma: pedido com prazo, rotina agendada com evidência, apontamento com plano de ação e relatório por unidade, na mesma plataforma.
Como avaliar um software de gestão de facilities?
Por seis pontos: canal de entrada com prazo por assunto; rotina aplicada no celular com foto e localização; desvio tratado com responsável, prazo e validação; fornecedor identificado; documento por unidade com registro de acesso; e indicador comparável, com API. A comparação entre categorias está no comparativo de softwares de manutenção.
Por onde começar a gestão de facilities em uma empresa que hoje usa planilha e mensagem?
Pelo catálogo de serviços e pelo prazo de cada assunto, que tiram o pedido do grupo de mensagem e dão dono a ele. Depois, um roteiro de preventiva no equipamento que mais para. Por último, as tarefas de renovação de documento e o disco de cada unidade. Na SULTS, o roteiro montado uma vez serve para todas as unidades.
