Gestão de facilities: manutenção, limpeza, segurança e fornecedores de cada unidade em um só lugar

É a área que mantém os prédios e os serviços de apoio funcionando: manutenção, limpeza, segurança do prédio, fornecedores, contratos e documentos das instalações. Em uma rede com centenas de endereços, é repetir a mesma rotina em cada um e provar que ela aconteceu. Na SULTS isso vira pedido com prazo, roteiro verificado com foto e registro por unidade.

São o mesmo conceito em inglês, abreviado como FM, e correspondem ao que em português se chama gestão de facilities. Um aparece no plural e o outro no singular, sem diferença de escopo. Desse escopo, a SULTS cobre a parte operacional: o pedido com prazo, a rotina verificada e o registro de cada unidade.

Manutenção corretiva e preventiva do prédio e dos equipamentos, limpeza e conservação, segurança do prédio, fornecedores e contratos de serviço, compras de material e os documentos das instalações, como contrato, laudo e licença de cada filial. Na SULTS, cada frente tem um módulo que registra o que foi pedido, o que foi feito e quando.

Na SULTS, a fila de pedidos de cada unidade com o prazo correndo, quais roteiros de preventiva, inspeção e limpeza foram aplicados no período e quais ficaram em falta, os planos de ação abertos e as tarefas de renovação perto do prazo. O corte é por unidade, região e categoria.

Manutenção predial é uma das frentes de facilities, a que cuida da estrutura e das instalações: elétrica, hidráulica, cobertura, climatização e combate a incêndio. Gestão de facilities é o conjunto maior, que inclui ainda limpeza, segurança do prédio, fornecedores, compras e documentos. O fluxo do prédio em rede, dentro do chamado, está em manutenção predial na SULTS.

CAFM é a sigla de computer-aided facility management, categoria de sistema que costuma incluir gestão de espaço, planta baixa e cadastro de ativos. A plataforma não é CAFM: a inspeção é vinculada à unidade, e não a um ativo com número de série. O cadastro de ativos e os sensores ficam no sistema de manutenção da empresa; a SULTS cuida do pedido, da rotina e do registro.

Cadastro de ativo com número de série, histórico por equipamento, peça, custo, garantia, indicadores como MTBF e MTTR, manutenção preditiva por sensor e automação predial ficam no sistema de manutenção da empresa. A SULTS entrega a inspeção que o alimenta, e a ponte é a API pública: avaliações, respostas por questão e planos de ação saem por REST.

O serviço de terceiro é aberto e acompanhado como qualquer outro chamado, com etiqueta identificando o fornecedor e o responsável interno que gerencia a execução. Na SULTS, os filtros isolam as ordens de um fornecedor em uma região, o histórico imutável guarda o que foi combinado e a unidade avalia ao fechar. Em serviço de risco, a permissão de trabalho autoriza.

Porque trocar uma lâmpada e consertar uma câmara fria não são a mesma urgência: um prazo igual para tudo atrasa o crítico ou fica impossível no resto. Na SULTS, cada categoria tem o próprio prazo, com dois relógios, um para a primeira resposta e outro para a solução, contados dentro do expediente cadastrado.

Na SULTS, a renovação entra como tarefa recorrente, com responsável na unidade e aviso por e-mail e push quando o prazo se aproxima e quando vence, e o documento fica no disco da própria unidade. A data é a que a rede cadastra na tarefa; a plataforma não lê a validade do documento. A exigência e o prazo são do órgão competente, a conferir com a prefeitura e o Corpo de Bombeiros.

Com um roteiro por tipo de equipamento, cada um na periodicidade que faz sentido, e o agendamento recorrente disparando a aplicação. Na SULTS, o painel mostra quais unidades aplicaram a inspeção do período, quais estão em falta e como a nota evoluiu, e o modelo de checklist de manutenção preventiva serve de ponto de partida.

Sim, como rotina verificada no SULTS Checklist. Cada ambiente tem o próprio roteiro e a própria frequência, e o mesmo ambiente é conferido na abertura, no meio do expediente e no fechamento, com check-in geolocalizado e foto com data, hora e GPS. Piso, parede, forro, luminária, louça e metal entram no checklist de limpeza e conservação.

Como itens de um roteiro aplicado na frequência que a rede definir: extintores no prazo e desobstruídos, saídas de emergência sinalizadas, iluminação de emergência e alarme testados, câmeras gravando e chaves sob controle. Na SULTS, a inspeção mensal item por item está no checklist de extintores. O critério técnico é do responsável técnico e do Corpo de Bombeiros.

A rotina de verificação do ar-condicionado entra como roteiro agendado por unidade, com registro de quem aplicou, quando e o que encontrou, e o apontamento virando plano de ação. O plano e a responsabilidade técnica são da empresa e do profissional habilitado que ela contrata; a SULTS guarda a evidência. O detalhe está na página do PMOC.

Cumprimento de SLA por tipo de serviço, e não só o total de ordens abertas; qual unidade abre mais chamados e qual região demora mais; o problema que volta na mesma unidade; a nota do atendimento; quais unidades aplicaram a inspeção do período e o ranking entre as que têm o mesmo equipamento. Na SULTS, todos saem do mesmo painel.

Pelo SULTS Compras, com o fornecedor cadastrado com dados completos, meios de entrega, meios de pagamento e categorias de produto. O pedido passa por aprovação por alçada de valor, com gerentes aprovando até determinado valor e diretores acima desse limite, e o fornecedor recebe notificação automática a cada pedido realizado.

Serve. Com equipe própria, o chamado é atribuído ao time interno e o roteiro é aplicado por quem está na unidade. Com serviço terceirizado, a ordem sai com etiqueta identificando o fornecedor e o responsável interno que gerencia a execução, e o histórico sustenta a cobrança do prazo. Como a etiqueta é por ordem, na SULTS as duas formas convivem na mesma rede.

O que muda é o catálogo de serviços e o conteúdo do roteiro: uma clínica confere o que uma loja não confere, e uma planta industrial tem equipamento que uma escola não tem. A estrutura é a mesma: pedido com prazo, rotina agendada com evidência, apontamento com plano de ação e painel por unidade. Na SULTS, loja própria e franquia têm o mesmo desenho.

Por seis pontos: canal de entrada com prazo por categoria contado no expediente; rotina agendada aplicada no celular com foto e localização; desvio tratado com responsável, prazo e validação; fornecedor com etiqueta e histórico; documento por unidade com registro de acesso; e indicador comparável entre unidades, com API para o que ficar fora. A comparação entre categorias está no comparativo de softwares de manutenção, e o escopo da SULTS está nesta página.

Pelo catálogo de serviços e pelo prazo de cada categoria, que tira o pedido do grupo de mensagem e dá dono a ele. Depois, um roteiro de preventiva no equipamento que mais para. Por último, as tarefas de renovação de documento e o disco de cada unidade. Na SULTS, o roteiro montado uma vez serve para toda a rede.