Comparativo 2026
Sistema de gestão de tarefas: os 5 melhores de 2026
SULTS, Asana, monday.com, Smartsheet e Todoist lado a lado: o que cada ferramenta faz bem, para quem serve, os limites e qual escolher quando as tarefas saem da matriz e precisam chegar a dezenas de unidades.
- +1.750Marcas usam o SULTS
- +92 milUnidades gerenciadas
- +600 milUsuários na plataforma
- +25Módulos integrados
Por Rodrigo Caetano, CEO da SULTSAtualizado em Leitura: 13 min
Resposta rápida
O que são sistemas de gestão de tarefas e qual escolher
Sistemas de gestão de tarefas são ferramentas que transformam o trabalho em tarefas com responsável, prazo e prioridade, para a equipe executar e o gestor acompanhar o que está em dia, em andamento ou atrasado. A gestão de tarefas cobre a rotina recorrente, as demandas avulsas e as entregas de projetos.
A melhor ferramenta de gestão de tarefas depende de onde o trabalho acontece. Asana, monday.com e Smartsheet são fortes para equipes de escritório e projetos; o Todoist, para organizar o dia de pessoas e times pequenos. O SULTS é a escolha quando as tarefas saem da matriz e precisam ser cumpridas em lojas, filiais e plantas, ligadas a checklist, chamados e projetos.
Se você quer conhecer o produto da SULTS em detalhe, veja o sistema de gestão de tarefas. Para projetos com fases e cronograma, o comparativo das melhores ferramentas de gestão de projetos aprofunda a escolha.
- 1. SULTSEmpresas com muitas unidadesTarefas da matriz para lojas e filiais, ligadas a checklist, chamados e projetos.
- 2. AsanaEquipes de projetoProjetos, metas e portfólios com automações por regras.
- 3. monday.comFluxos visuaisQuadros flexíveis com automações e integrações para qualquer área.
- 4. SmartsheetQuem pensa em planilhaGrade de planilha com Gantt, painéis e gestão de recursos.
- 5. TodoistOrganização pessoalLista de tarefas simples, com plano gratuito e linguagem natural.
Gerenciamento de tarefas
Gerenciamento de tarefas: lista pessoal, projeto ou operação
O gerenciamento de tarefas tem três usos, e cada ferramenta nasceu para um deles. A lista pessoal organiza o dia de quem trabalha sozinho ou em dupla. O projeto organiza entregas com começo, meio e fim. A operação organiza a rotina que se repete todo dia, toda semana ou todo mês, em muitas pessoas e lugares ao mesmo tempo.
Um sistema de controle de tarefas para a operação precisa saber quem é cada unidade, repetir as rotinas sozinho e mostrar o atraso por loja. Para projetos, o quadro Kanban e o Gantt ajudam a enxergar o fluxo.
Lista pessoal
Tarefas do dia, lembretes e datas recorrentes para uma pessoa ou um time pequeno. Exemplo: Todoist.
Projetos da equipe
Entregas com responsáveis, dependências, cronograma e portfólio. Exemplos: Asana, monday.com e Smartsheet.
Operação das unidades
Rotinas e demandas da matriz para lojas, filiais e plantas, com prazo e visão por unidade. Exemplo: SULTS.
Critérios de escolha
Seis critérios para escolher entre as ferramentas de gestão de tarefas
Antes de comparar marcas, defina quem cria as tarefas, quem executa e onde. Estes são os critérios usados na tabela e nos cartões.
- 01
Quem executa e onde
Equipe de escritório no computador ou equipes de loja, planta e campo no celular, com foto e comentário.
- 02
Rotinas recorrentes
Tarefas que se repetem sozinhas por dia, semana ou mês, sem alguém precisar lembrar de criar.
- 03
Visão para quem gerencia
O que está aberto, atrasado e concluído por pessoa, equipe e unidade, sem pedir relatório.
- 04
Visualizações
Lista, quadro Kanban, calendário, linha do tempo e Gantt, conforme o tipo de trabalho.
- 05
Ligação com o resto da operação
Tarefas que nascem de auditoria, chamado ou projeto e voltam para o mesmo lugar quando concluídas.
- 06
Custo, plano grátis e contrato
Preço por usuário, limites do plano gratuito, mínimo de assentos e prazo de contrato.
Como avaliamos: informações públicas dos sites oficiais de cada fornecedor, consultadas em 1 de outubro de 2026, e a documentação da SULTS. A SULTS escreveu este comparativo e aparece primeiro como recomendação para empresas com muitas unidades; para outros perfis, indicamos a ferramenta que serve melhor.
Tabela comparativa
Comparativo dos sistemas de gestão de tarefas lado a lado
Oito critérios, cinco ferramentas. A coluna da SULTS vem destacada porque é a recomendação para empresas com muitas unidades.
Deslize a tabela para ver todos os sistemas
| Critério | SULTS | Asana | monday.com | Smartsheet | Todoist |
|---|---|---|---|---|---|
| Foco principal | Tarefas da operação de empresas com muitas unidades, ligadas a +25 módulos | Projetos, metas e portfólios de equipes | Quadros de trabalho para qualquer área | Gestão de trabalho em formato de planilha | Lista de tarefas pessoal e de times pequenos |
| Tarefas recorrentes | Sim, criadas sozinhas | Sim | Sim, por automação | Sim, por automação | Sim, com datas recorrentes |
| Visão por unidade | Nativa: por pessoa, equipe e unidade, com visibilidade definida pela matriz | Por projeto e por equipe | Por quadro e por equipe | Por planilha e por painel | Por projeto |
| Visualizações | Lista, Meu Dia e quadro Kanban; Gantt nos projetos | Lista, quadro, calendário e linha do tempo | Quadro, linha do tempo, Gantt e calendário | Grade, Gantt, quadro e calendário | Lista, quadro e calendário |
| Automação | Recorrência e tarefas geradas por checklist, chamados e projetos | Regras sem limite a partir do Starter | Automações por plano, de 250 a 25 mil | Automações por plano | Lembretes e +90 integrações |
| App para equipes de campo | Android e iOS, com foto, comentário e push | Apps móveis | Apps móveis | Apps móveis | Apps móveis |
| Plano gratuito | Não; proposta sob medida | Personal, até 2 usuários | Free, até 2 assentos | Não; teste grátis | Beginner, com 5 projetos pessoais |
| Contrato e cobrança | Por unidades e usuários; contrato mínimo de 1 ano | Por usuário, mensal ou anual | Por assento, mínimo de 10 nos planos pagos | Por membro | Por usuário |
Planos e limites mudam com frequência: confirme no site oficial de cada fornecedor e teste com a sua equipe.
Os 5 sistemas
As 5 melhores ferramentas de gestão de tarefas em detalhe
Para cada ferramenta: o que faz bem, para quem serve, os limites e como ela aparece na rotina de uma empresa grande com muitas unidades.
1 de 5 Recomendado para muitas unidades
SULTS
Plataforma all-in-one de gestão operacional com +25 módulos integrados, usada por +1.750 marcas em +92 mil unidades.
Para quem serveEmpresas com dezenas ou centenas de lojas, filiais, plantas ou clínicas, em que a matriz cria as rotinas e as unidades executam.
Conhecer o módulo Tarefas da SULTSO que faz bem
- Tarefas avulsas e recorrentes criadas sozinhas, com responsável, prazo e prioridade
- Painel Meu Dia para quem executa e visão por pessoa, equipe e unidade para quem gerencia
- Não conformidade do checklist vira plano de ação, e chamado vira tarefa rastreável
- App Android e iOS com foto, comentário e notificação push
Limites
- Não é uma lista pessoal: foi feita para equipes e unidades
- Sem plano gratuito; contrato mínimo de 1 ano
Na prática
Uma rede com 200 lojas e 800 colaboradores programa a contagem de estoque toda segunda e a limpeza da coifa todo mês: as tarefas aparecem sozinhas no Meu Dia de cada gerente, que conclui pelo app com foto. A matriz vê quais lojas estão atrasadas, e a não conformidade da auditoria chega como plano de ação no mesmo painel.
2 de 5
Asana
Plataforma de gestão de trabalho para projetos, metas e portfólios, com automações por regras.
Para quem serveEquipes de marketing, produto, TI e operações de escritório que organizam projetos com muitas pessoas.
Site oficial do AsanaO que faz bem
- Lista, quadro, calendário e linha do tempo
- Regras de automação sem limite a partir do plano Starter
- Portfólios, metas e gestão de recursos no plano Advanced
- Plano Personal gratuito para até 2 usuários
Limites
- Linha do tempo e automações só nos planos pagos
- Não tem a unidade como base do cadastro
Na prática
É ótimo para o time da matriz que toca projetos de marketing, expansão ou TI. A rotina que precisa ser cumprida em cada loja costuma pedir uma ferramenta que entenda unidades.
3 de 5
monday.com
Plataforma de quadros de trabalho que se adaptam a qualquer área, com automações, integrações e IA.
Para quem serveEmpresas que querem montar o próprio fluxo visual para áreas diferentes, do marketing ao atendimento.
Site oficial do monday.comO que faz bem
- Quadros flexíveis com muitos tipos de coluna
- Linha do tempo, Gantt e calendário a partir do Standard
- Automações e integrações, de 250 a 25 mil por mês conforme o plano
- Plano Free para até 2 assentos
Limites
- Planos pagos com mínimo de 10 assentos
- Quanto mais flexível o quadro, mais trabalho para padronizar entre áreas
Na prática
Funciona bem para montar fluxos sob medida em cada área da matriz. Para replicar a mesma rotina em centenas de unidades, o desenho dos quadros e das permissões precisa ser planejado com cuidado.
4 de 5
Smartsheet
Plataforma de gestão de trabalho com a cara de uma planilha, Gantt, painéis e gestão de recursos.
Para quem serveEquipes de PMO, engenharia e operações acostumadas a planilhas, que precisam de cronogramas e painéis.
Site oficial do SmartsheetO que faz bem
- Visões de grade, Gantt, quadro e calendário
- Painéis sem limite em todos os planos
- Carga de trabalho e planejamento de recursos a partir do plano Business
- Colaboradores gratuitos sem limite
Limites
- Sem plano gratuito, só teste grátis
- Gestão de portfólio só nos planos mais altos
Na prática
Atende bem o PMO que controla obras, inaugurações ou implantações em cronograma. As tarefas do dia a dia das lojas tendem a ficar mais simples em uma ferramenta pensada para o celular da equipe.
5 de 5
Todoist
Lista de tarefas para organizar o trabalho e a vida, no computador e no celular.
Para quem servePessoas e times pequenos que querem organizar o próprio dia com rapidez, no computador e no celular.
Site oficial do TodoistO que faz bem
- Criação rápida de tarefas em linguagem natural
- Lembretes e datas recorrentes
- Plano Beginner gratuito
- +90 integrações
Limites
- Plano gratuito com 5 projetos pessoais e 5 pessoas por projeto
- Espaço de equipe só no plano Business
Na prática
É a melhor escolha para quem quer organizar a própria rotina. Para uma operação com muitas unidades, falta a visão por loja e a ligação com auditoria, chamados e projetos.
+1.750 marcas já centralizaram a gestão com o SULTS
+92 mil unidades gerenciadas em alimentação, saúde, educação, varejo, serviços, construção e indústria. De cinco a milhares de unidades, em qualquer segmento.
Solicitar demonstração
Por que o SULTS vem primeiro
SULTS: tarefas que chegam a todas as unidades e voltam com evidência
No SULTS, a tarefa não nasce solta. Ela vem da auditoria, do chamado ou do projeto e volta para a mesma plataforma quando é concluída, porque o sistema de gestão da SULTS reúne +25 módulos na mesma base de unidades e usuários.
As fases de cada projeto ficam no software de gestão de projetos, com Gantt, e as tarefas delas aparecem no mesmo painel da rotina. Cada pessoa vê o que é dela; quem gerencia vê a rede inteira.
Rotina recorrente
Tarefas diárias, semanais ou mensais criadas sozinhas para cada unidade.
Auditoria
sistema de checklist com não conformidade que vira plano de ação com responsável e prazo.
Atendimento interno
sistema de chamados com demanda que vira tarefa rastreável.
Agenda e avisos
agenda compartilhada e comunicação interna com confirmação de leitura.
Acompanhamento
Visão por pessoa, equipe e unidade, com o que está aberto, atrasado e concluído.
Tarefas em muitas unidades
Software de gestão de tarefas para empresas com muitas unidades
Quando a mesma tarefa precisa acontecer em 200 lojas, o software de gestão de tarefas muda de papel: deixa de ser uma lista e passa a ser o jeito de a matriz garantir o padrão. O sistema de gerenciamento de tarefas certo para esse cenário repete a rotina sozinho, mostra o atraso por unidade e guarda a evidência de cada conclusão.
É a diferença entre controlar tarefas em planilha ou mensagem e ter um sistema de gestão de tarefas ligado ao resto da operação.
Da matriz para as unidades
A matriz cria a rotina uma vez e ela chega a todas as lojas, com prazo e responsável em cada uma.
Evidência na conclusão
A equipe conclui pelo celular com foto e comentário, e o histórico fica guardado por tarefa.
Atraso que aparece
O gestor vê quais unidades e pessoas estão atrasadas sem pedir relatório.
Como decidir
Como escolher o sistema de gestão de tarefas em cinco passos
Um roteiro curto para escolher a ferramenta que a matriz consegue implantar e as equipes conseguem usar todo dia.
Defina o tipo de trabalho
Lista pessoal, projeto da equipe ou rotina das unidades: cada um pede uma ferramenta diferente.
Liste quem cria e quem executa
Quem distribui as tarefas, quem conclui, em quantas unidades e por qual aparelho.
Teste com uma rotina real
Monte uma rotina recorrente de verdade e rode por duas semanas em poucas unidades ou equipes.
Confira as ligações
Veja se a tarefa nasce de auditoria, chamado ou projeto e volta para o mesmo lugar.
Some o custo do ano
Assentos, mínimo de usuários, plano necessário para os recursos e prazo de contrato.
- Empresa com 200 ou mais unidades e rotinas da matriz: SULTS.
- Time de projetos da matriz, com metas e portfólios: Asana.
- Áreas que querem montar fluxos visuais próprios: monday.com.
- PMO que vive em planilha e cronograma: Smartsheet.
- Pessoa ou time pequeno organizando o próprio dia: Todoist.
- Empresa que precisa ligar tarefas a auditoria e chamados: SULTS, com checklist e chamados no mesmo painel.
Quer ver as tarefas da sua rede na SULTS?
Um especialista monta com você uma rotina recorrente para as suas unidades e mostra o painel de acompanhamento da matriz.
Cases de sucesso
Resultados reais de quem usa a SULTS
Veja como empresas de diferentes segmentos transformaram sua operação
Andrea Kohlrausch
Presidente da Bibi Calçados"A SULTS conversa com um dos nossos valores, que é a simplicidade. A SULTS consegue reunir várias demandas que temos em um só local."
Paulo Braz
Diretor de Negócios e BU da Rede PitStop"A ferramenta hoje vai acompanhar a nossa evolução para as próximas 1.500 ou 2.000 lojas, porque ela tem uma capacidade única de ser gerenciável, ser dinâmica e, da mesma forma, organizar a nossa entrega."
Renan Reis
Fundador e CEO da FarMelhor"Para as empresas que ainda não usam uma plataforma de gestão como a SULTS, é fundamental para o crescimento e desenvolvimento."
Perguntas frequentes
O que é gestão de tarefas?
Gestão de tarefas é a organização do trabalho em tarefas com responsável, prazo e prioridade, para a equipe executar e o gestor acompanhar o que está em dia, em andamento ou atrasado. No SULTS, as tarefas chegam a cada unidade e se ligam a checklist, chamados e projetos.
Qual é o melhor gerenciador de tarefas?
Depende de onde o trabalho acontece. Para empresas com muitas unidades, o SULTS leva as tarefas da matriz às lojas e filiais. Asana serve equipes de projeto, monday.com fluxos visuais, Smartsheet quem trabalha em planilha e Todoist a organização pessoal.
Quais são as melhores ferramentas de gestão de tarefas para empresas?
Neste comparativo: SULTS, para empresas com muitas unidades; Asana, para projetos e metas; monday.com, para quadros sob medida; Smartsheet, para planilha com Gantt; e Todoist, para listas pessoais e times pequenos. A escolha depende de quem cria e de quem executa as tarefas.
Qual a diferença entre lista de tarefas e sistema de gestão de tarefas?
A lista organiza o dia de uma pessoa. O sistema de gestão de tarefas distribui o trabalho entre muitas pessoas, com responsável, prazo, prioridade, recorrência e visão para quem gerencia. Na SULTS, a matriz acompanha as tarefas por pessoa, equipe e unidade.
O que é um sistema de gerenciamento de tarefas?
É o software que centraliza a criação, a distribuição e o acompanhamento das tarefas de uma equipe ou empresa. Os melhores avisam o responsável, repetem rotinas e mostram atrasos. O SULTS faz isso para empresas com muitas unidades, no computador e no app.
O Todoist é gratuito?
O Todoist tem o plano Beginner gratuito, com limite de 5 projetos pessoais, 5 pessoas por projeto e outros recursos reduzidos. Os planos Pro e Business são pagos, e o espaço de equipe fica no Business. Confira os limites atuais no site oficial.
Existe sistema de gestão de tarefas gratuito?
Sim, com limites. Asana Personal e monday.com Free atendem até 2 pessoas, e o Todoist Beginner tem limite de projetos. O Smartsheet tem só teste grátis. A SULTS não tem plano gratuito: a proposta é sob medida, com contrato mínimo de 1 ano.
Qual sistema de gestão de tarefas atende melhor uma empresa com muitas unidades?
O SULTS, porque a unidade é a base do cadastro: a matriz cria a rotina uma vez, ela chega a todas as lojas, a equipe conclui pelo app com foto e o gestor vê o atraso por unidade. As tarefas também nascem de checklist, chamados e projetos.
Como gerenciar tarefas recorrentes em várias unidades?
Crie a rotina uma vez, com frequência, responsável e prazo, e deixe o sistema gerar as tarefas sozinho em cada unidade. No SULTS, as tarefas recorrentes aparecem no Meu Dia de cada pessoa e o gestor acompanha a conclusão por loja.
Quais ferramentas do comparativo têm quadro Kanban?
Todas oferecem visão em quadro. Na SULTS, o cartão é arrastado entre as colunas de situação e o andamento se atualiza para toda a equipe. Asana, monday.com, Smartsheet e Todoist também têm visão de quadro, além de lista e calendário.
Quais ferramentas têm Gantt e linha do tempo?
Smartsheet tem Gantt em todos os planos pagos; monday.com tem linha do tempo e Gantt a partir do Standard; Asana tem linha do tempo a partir do Starter. No SULTS, o Gantt fica no módulo de gestão de projetos, e as tarefas das fases aparecem no painel da rotina.
Como o SULTS liga uma tarefa a checklist, chamados e projetos?
A não conformidade de um checklist gera plano de ação com o que será feito, quem fará e a data de entrega. A demanda de um chamado vira tarefa rastreável. As tarefas das fases de um projeto aparecem no mesmo painel da rotina de cada pessoa.
Como o SULTS mostra tarefas atrasadas para quem gerencia?
O gestor escolhe a pessoa, a equipe ou a unidade e vê as tarefas abertas, atrasadas e concluídas, sem pedir relatório. A matriz define quais gestores veem as tarefas de outros membros, e cada pessoa acompanha as próprias no painel Meu Dia.
Qual software de gestão de tarefas tem aplicativo para equipes de campo?
Todas as ferramentas do comparativo têm apps móveis. No SULTS, o app para Android e iOS permite concluir, comentar e anexar fotos pelo celular, com notificação push de novas tarefas e prazos, pensado para equipes de loja, planta e campo.
Qual sistema de controle de tarefas usar para a equipe da loja?
Um sistema de controle de tarefas para a loja precisa funcionar no celular, repetir rotinas sozinho e mostrar à matriz o que foi feito em cada unidade. O SULTS foi feita para isso, com Meu Dia, foto na conclusão e visão por unidade.
Posso usar o SULTS junto com Asana, monday.com ou Smartsheet?
Sim. Muitas empresas mantêm uma ferramenta de projetos na matriz e usam a SULTS para a operação das unidades. O SULTS tem API pública e +150 integrações a partir do plano Professional, e os Power-Ups abrem sistemas externos no menu.
Como funciona a cobrança da SULTS para gestão de tarefas?
O módulo Tarefas faz parte da plataforma da SULTS. A cobrança é sob medida, por usuário ou por unidade, conforme a operação, com contrato mínimo de 1 ano. No plano Starter a empresa escolhe até 3 módulos; no Professional, tem os +25 módulos.
Quanto tempo leva para implantar a gestão de tarefas na SULTS?
Empresas menores ficam ativas em 30 dias, e empresas maiores, com integração de API e migração de dados, concluem em até 90 dias. O time de implantação configura a estrutura de unidades, importa unidades e usuários, adapta os módulos e treina os administradores.
Quais empresas usam o SULTS?
O SULTS é usada por +1.750 marcas em +92 mil unidades, com +600 mil usuários. Entre os cases publicados estão a Calçados Bibi, a Rede PitStop e a FarMelhor, com relatos de quem lidera a operação na página de cases da SULTS.
Como conhecer o SULTS antes de trocar de sistema de gestão de tarefas?
Solicite uma demonstração pelo site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista monta uma rotina recorrente com as suas unidades, mostra o painel de acompanhamento da matriz e o app da equipe e envia uma proposta sob medida, com contrato mínimo de 1 ano.
Conheça os +25 módulos integrados
Expansão
Converta leads em vendas do negócio com um CRM totalmente online e integrado. Saiba mais
Implantação de unidades
Gerencie a implantação de unidades e otimize o processo de inauguração. Saiba mais
Chamados
Eleve o nível de suporte às unidades com uma ferramenta simples e completa de atendimento. Saiba mais
Checklist
Controle a qualidade da operação com inspeções padronizadas, scoring por unidade e planos de ação automáticos. Saiba mais
Universidade Corporativa
Faça a capacitação de seus colaboradores, aplique provas e gere certificados. Saiba mais
Comunicados
Comunique-se com suas equipes, acompanhando em tempo real quem visualizou a informação. Saiba mais
Projetos
Gerencie seus projetos com inteligência e rapidez, tornando a rotina mais produtiva e eficiente. Saiba mais
Marketing
Gerencie ativos da marca, simplificando a criação, aprovação e distribuição de materiais publicitários. Saiba mais
Disco Virtual
Compartilhe arquivos com suas unidades e equipes de forma prática e ágil. Saiba mais
Compras
Gerencie compras B2B com um controle eficiente de estoque, fornecedores e pedidos. Saiba mais
Tarefas
Gerencie tarefas online. Acompanhe, controle e execute tarefas de forma eficiente. Saiba mais
Agenda
Crie e compartilhe eventos entre você e a sua equipe de forma eficaz. Saiba maisAs tarefas da matriz cumpridas em todas as unidades
Veja o SULTS funcionando com a sua operação e entenda como as tarefas se ligam a checklist, chamados e projetos.