Os 5 Melhores Sistemas de Gestão de Tarefas em 2026

To-do lists como Todoist e Microsoft To Do organizam a produtividade de uma pessoa: criar, priorizar e concluir tarefas individuais. Sistemas de gestão de tarefas como Smartsheet, Asana e SULTS somam colaboração em equipe, dependências entre etapas e visualizações como Kanban e Gantt. O SULTS vai um passo além: cada tarefa carrega unidade, responsável e histórico, e pode nascer de um checklist, de um projeto ou de um chamado, algo que a lista pessoal não faz.

Os cinco sistemas foram avaliados em quatro critérios: criação, priorização e acompanhamento de tarefas; colaboração e visibilidade em equipe; automações e integração com outros sistemas; e escalabilidade para redes e equipes distribuídas. Todoist e Microsoft To Do pontuam nos dois primeiros, Smartsheet e Asana avançam em automações e gestão de projetos, e o SULTS se destaca no quarto critério, com tarefas integradas a +25 módulos e rastreabilidade por unidade.

O SULTS é o único sistema deste comparativo desenhado para operação multiunidade: cada tarefa fica vinculada a uma unidade, e a matriz acompanha filiais, franquias ou licenciados no mesmo painel. A plataforma já roda em +92 mil unidades e 600 mil usuários de +1.750 marcas. Smartsheet e Asana escalam bem para equipes corporativas de projetos, e Todoist e Microsoft To Do atendem de pessoas a pequenas equipes, mas nenhum deles organiza o trabalho por unidade da rede.

No SULTS, a tarefa é parte do ciclo operacional. Uma tarefa de atualizar a vitrine, por exemplo, pode ser vinculada a um comunicado com os novos materiais, a um treinamento sobre a campanha e a um checklist que confere se a execução foi feita corretamente. Planos de ação de auditorias viram tarefas com prazo e responsável, e demandas de chamados geram tarefas rastreáveis. Tudo acontece dentro da mesma plataforma, sem conector externo, e cada etapa fica registrada com quem fez e quando.

Os dois. O módulo de Tarefas do SULTS cuida do dia a dia: tarefas avulsas ou recorrentes, prioridade, prazo, responsável e painel Meu Dia. O módulo de Projetos organiza iniciativas com início e fim, como inaugurações e campanhas, em fases, tarefas e subtarefas, com Kanban, Gantt, dependências e portfólio. As tarefas dos projetos aparecem no mesmo painel das tarefas rotineiras, então cada pessoa vê todas as suas pendências em um só lugar. Para escolher a ferramenta dos projetos, veja as 6 melhores ferramentas de gestão de projetos.

Dependências garantem a ordem certa das etapas: a campanha só começa depois do treinamento, a loja só abre depois da obra. No comparativo, o SULTS oferece dependências dentro dos projetos (a tarefa B só inicia após a conclusão da tarefa A) junto com o Gantt, o Smartsheet traz predecessoras e caminho crítico na planilha, e o Asana permite dependências com Timeline. Todoist e Microsoft To Do são voltados a listas individuais, o To Do soma subtarefas, e o comparativo não aponta encadeamento entre tarefas nessas duas ferramentas.

O SULTS oferece quadro Kanban e listas: as tarefas são arrastadas entre colunas de status (a fazer, em andamento, concluído), com prioridade, comentários e anexos em cada card, e o quadro vale tanto para tarefas rotineiras quanto para projetos. O Asana traz Kanban entre suas múltiplas visualizações, ao lado de lista, Timeline e calendário, com Rules de automação. Smartsheet trabalha com planilha e Gantt, e Todoist e Microsoft To Do concentram a experiência em listas e filtros.

No SULTS, a tarefa recorrente é cadastrada uma vez com a frequência desejada (dias úteis, dias específicos da semana, data fixa no mês ou datas personalizadas) e a plataforma gera a próxima ocorrência sozinha, vinculada à unidade e ao responsável. Quando uma rotina atrasa, o aviso aparece no painel inicial de quem precisa agir, e os dashboards mostram a taxa de conclusão por equipe e unidade. O Todoist também trata bem recorrência, com linguagem natural, mas no contexto da lista pessoal.

O SULTS reúne todas as tarefas em um painel centralizado, separadas em andamento, concluídas e atrasadas, com prioridade e data de entrega em cada uma. Notificações no painel inicial avisam sobre tarefas programadas que passaram do prazo, e os dashboards de produtividade filtram por pessoa, equipe e unidade, então o gestor regional enxerga quais lojas estão em dia e quais precisam de apoio sem pedir relatório a ninguém. A visão de Todas as Tarefas funciona como relatório dinâmico por colaborador, unidade ou projeto.

O SULTS respeita a estrutura da empresa. A matriz define quais gestores enxergam as tarefas de outros membros da equipe, e cada unidade tem visibilidade individualizada: a filial ou o franqueado acompanha e gerencia apenas as próprias tarefas. Nos projetos, as permissões são granulares, definindo quem pode criar, quem pode acompanhar e quem visualiza todos os projetos ou só alguns modelos. Em redes de franquias, essa segregação atende à LGPD, já que cada franqueado é uma empresa independente.

Sim. Algumas empresas mantêm Asana ou Smartsheet para os projetos das equipes de expansão ou marketing na matriz e usam o SULTS para a gestão operacional da rede, com tarefas vinculadas a checklist, comunicados e treinamento em cada unidade. As duas ferramentas cobrem necessidades diferentes. Quando a rede prefere uma única plataforma, o módulo de Projetos do SULTS já traz Kanban, Gantt, dependências e portfólio dentro da mesma assinatura dos +25 módulos, sem custo por ferramenta extra.

O Microsoft To Do é a integração nativa: e-mails sinalizados no Outlook viram tarefas, as tarefas atribuídas no Planner aparecem na lista pessoal e o Teams está no mesmo ecossistema. O SULTS oferece API pública documentada em developers.sults.com.br para integrar com os sistemas que a empresa já usa, e mantém as integrações entre os próprios módulos de forma nativa. Para equipes que vivem no Outlook e no Teams, o To Do é o ponto de partida; para a operação da rede, o SULTS.

Todoist serve à produtividade pessoal, com criação em linguagem natural, recorrência e experiência multiplataforma. Microsoft To Do é a escolha de quem já usa Outlook e Teams e quer uma lista gratuita integrada, com My Day e subtarefas. Asana atende gestão de projetos em equipe, com Portfólios, Rules e Timeline. A decisão depende do contexto: pessoa, equipe pequena ou operação corporativa. Quando o trabalho está espalhado por dezenas ou centenas de unidades, o SULTS entra como a camada operacional que nenhum dos três cobre.

Entre os cinco, o Microsoft To Do é a ferramenta gratuita, incluída no ecossistema Microsoft 365. Todoist, Smartsheet e Asana aparecem no comparativo como SaaS por assinatura, com o custo variando pelo porte e pelos recursos escolhidos. O SULTS também é uma assinatura, cobrada por unidade ativa com os +25 módulos incluídos, e não tem versão gratuita: o caminho para conhecer a plataforma é a demonstração com um especialista, que parte da estrutura real da rede.

O SULTS cobra por unidade ativa, com usuários ilimitados em cada unidade e os +25 módulos integrados dentro da mesma assinatura, então Tarefas, Projetos, Checklist e Comunicados não são contratados separadamente. Os planos são Starter, Professional e Enterprise, e o valor acompanha o número de unidades e os módulos usados. Para indústrias, a cobrança é por colaborador. Não há custo por usuário adicional: toda a equipe da unidade acessa a plataforma dentro do plano contratado.

A implantação do SULTS é um serviço contratado uma única vez e conduzido por um time dedicado: configuração da plataforma com a estrutura real da rede, importação de unidades, usuários e dados, adaptação dos módulos aos processos da empresa, treinamento dos administradores e acompanhamento das primeiras semanas. O valor depende do número de unidades e dos módulos contratados. Depois, o suporte é feito por chamados abertos dentro da própria plataforma, chat, e-mail, telefone 0800 960 2540 e WhatsApp. A taxa de retenção de clientes é de 98% desde 2018.

Sim. O SULTS tem aplicativo nativo para Android e iOS, com sincronização automática com a versão web. Equipes de campo, como consultores de rede, técnicos de manutenção e supervisores de loja, concluem tarefas no painel Meu Dia com um clique, comentam e anexam fotos direto do celular durante a visita. As notificações push avisam sobre novas tarefas, prazos e conclusões, e o mesmo app dá acesso aos projetos, então a pendência de um projeto e a rotina da unidade ficam na mesma tela.

A Piticas, rede com quase 500 pontos de venda, conduz toda a implantação de novas lojas dentro do SULTS, da abertura do projeto à inauguração, atribuindo e acompanhando projetos e tarefas em um fluxo único. Na rede StyloFarma, os módulos de Projetos e Implantação de Loja passaram a descrever os processos passo a passo, e o diretor relata que 'o trabalho ficou mais prático e as equipes mais ágeis para concluir as tarefas'. Os dois cases estão publicados na íntegra na área de cases do site da SULTS.

Solicite uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista do SULTS apresenta o módulo de Tarefas com Kanban, recorrência, notificações e dashboards, mostra como ele se conecta a Projetos, Checklist e Comunicados, e ajuda a comparar com a ferramenta que a rede usa hoje. A conversa parte da estrutura real da operação, com o número de unidades e os módulos que fazem sentido, e termina com uma proposta de plano e implantação.

Os dados de mercado citados neste comparativo apontam que sistemas de workflow economizam em média 498 horas por colaborador por ano, e o PMI registra que 71% das organizações relatam ganho de produtividade e resultado com software de gestão de projetos. O mercado global de gestão de tarefas foi avaliado em US$ 5,5 bilhões em 2024, com 312 milhões de usuários ativos. No SULTS, esse ganho vem de tirar as pendências de e-mail, WhatsApp e planilha e concentrá-las em um painel com prazo, responsável e histórico por unidade.