Modelo de plano de ação pronto: 10 campos e 8 exemplos preenchidos da operação

É uma estrutura fixa de campos para registrar o que será feito, por que, onde, quando, quem responde, como, quanto a ação consome, em que status está, o que prova a correção e como se verifica a eficácia. Um plano de ação modelo vale justamente porque duas pessoas diferentes preenchem do mesmo jeito. O conceito está no post sobre plano de ação, e no SULTS esse formato já vem no plano gerado pelo checklist.

Dez: o que será feito, por que, com a origem e a causa, onde, quando, com início e prazo, quem responde, como, quanto a ação consome, o status, a evidência da correção e a verificação de eficácia. Os sete primeiros vêm do 5W2H e os três últimos fecham o ciclo. No SULTS o plano gerado pelo checklist registra o que, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa.

Na ordem dos campos e começando pela origem, não pela ação: escreva de onde o desvio veio, apure a causa e só então defina a ação com verbo. Depois vêm o onde, o início e o prazo, o responsável com nome e cargo, os passos do como e o que a ação consome. Status, evidência e verificação se preenchem durante a execução. No SULTS a ordem é a mesma, com os primeiros campos já vindos da inspeção.

Os sete primeiros campos são o 5W2H: o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto. O método está no post sobre 5W2H. Este modelo acrescenta três campos que o 5W2H não tem: status, evidência da correção e verificação de eficácia. São eles que transformam a intenção em prova. No SULTS o plano nasce no formato 5W2H e só fecha com a evidência aprovada.

Duas coisas, na ordem. A origem, que é o item reprovado, o indicador que caiu ou a reclamação, com data e fonte. E a causa apurada, que é o que no processo, no equipamento, no fornecedor ou no treinamento deixou o desvio acontecer. O método de análise é o que a empresa adota, e o guia de não conformidade em rede trata a causa raiz. No SULTS a causa é escrita pela equipe, no campo do plano.

Um dono por plano, sempre: a pessoa que responde pelo resultado. Quando outra área executa parte da ação, como manutenção ou segurança do trabalho, o plano escreve quem executa e quem responde, como nos exemplos 2, 5 e 7 desta página. Duas ações com donos e prazos diferentes são dois planos. No SULTS cada plano tem um responsável, e o painel mostra a resolução por responsável.

Registrando o que a ação consome, não o preço: horas de equipe, material, serviço de terceiro, visita técnica. A estimativa serve para decidir prioridade e para comparar o custo de corrigir com o custo de prevenir. Os oito exemplos desta página ficam sem valor em dinheiro de propósito. No SULTS o custo estimado permite somar o que a rede gasta para corrigir cada tipo de desvio.

Quatro bastam: aberto, em execução, aguardando validação e concluído. Devolvido não é um status novo, volta para em execução com a justificativa, e prazo vencido é uma marca que aparece em qualquer status. Esses quatro nomes são a recomendação deste modelo. No SULTS, o painel de planos de ação mostra abertos, atrasados e concluídos, e a evidência é aprovada ou devolvida por quem abriu.

A foto do depois no mesmo ângulo da foto do antes, um documento, a leitura de um instrumento ou o registro de conclusão de um treinamento. Declaração de que foi feito não é evidência. Sem evidência, o plano não deveria passar para aguardando validação. No SULTS o responsável registra a evidência pelo aplicativo de checklist, com foto ou comentário, no dia em que a correção acontece.

Quando a evidência foi aprovada por quem abriu o plano, nunca por quem executou. Concluído não é o mesmo que eficaz: a eficácia só se confirma depois da janela combinada, nas aplicações seguintes da rotina, na próxima visita ou na próxima auditoria. No SULTS quem abriu aprova ou devolve com justificativa, o plano só fecha com aprovação, e o comparativo de progressão mostra se a correção aprovada se manteve na inspeção seguinte.

Não. Serve para qualquer desvio que precise de dono, prazo e prova: indicador em queda, atraso de fornecedor, treinamento pendente, manutenção vencida, padrão visual fora do book. Os exemplos 3, 4 e 6 desta página nascem de fornecedor, de indicador e de treinamento, não de um item reprovado em inspeção. No SULTS o desvio percebido fora da inspeção pode ser registrado como tarefa com responsável, prazo, prioridade e evidência.

O mais próximo da sua origem, não do seu segmento. Item reprovado em loja é o exemplo 1; temperatura fora da faixa, o 2; atraso de fornecedor, o 3; nota de atendimento, o 4; segurança do trabalho, o 5; treinamento, o 6; manutenção, o 7; padrão visual, o 8. As âncoras desta página vão de #plano-2 a #plano-9. No SULTS o exemplo escolhido pode ser salvo como modelo e aplicado em qualquer unidade.

Sim: os mesmos dez campos em uma linha. Para uma ação pontual, os campos 8, 9 e 10, o status, a evidência e a verificação, podem ser preenchidos durante a execução. Os campos 1, 4 e 5, a ação, o prazo e o responsável, nunca ficam para depois, porque sem eles não há o que cobrar. No SULTS o plano nasce do item reprovado já com prazo e responsável, e a ação é o que a pessoa escreve.

Não há arquivo nesta página, e isso é proposital: uma planilha de plano de ação vira cópias divergentes em cada unidade na primeira semana. O modelo fica no corpo da página, com botão de copiar e de imprimir. O modelo é de autoria própria da SULTS e de uso livre pela sua rede, com ou sem a plataforma.

O plano tem origem, causa e verificação de eficácia; a tarefa tem dono e prazo. A tarefa que sai de um plano é um pedaço dele, e fechar a tarefa não fecha o plano, porque faltam a validação e a janela de eficácia. No SULTS, planos de ação do Checklist viram tarefas com prazo e responsável, e o plano segue acompanhado até a evidência ser aprovada.

Por painel, não por planilha. Com 200 unidades, uma rodada de inspeções abre centenas de planos, e o que importa é a lista do que está atrasado e a taxa de resolução por unidade e por responsável. No SULTS o painel de planos de ação mostra abertos, atrasados e concluídos, a taxa de resolução e a resolução no prazo, por unidade, regional, responsável e período. A plataforma opera com +1.750 marcas e +92 mil unidades.

Escrevendo uma vez a ação, o prazo padrão e a orientação de correção daquele desvio, e reaproveitando em cada ocorrência. O que muda de uma unidade para outra é o onde, o quem e as datas. No SULTS você salva modelos de plano de ação para as não conformidades que se repetem, com a ação, o prazo padrão e a orientação de correção já preenchidos, e aplica em qualquer unidade.

Quando a unidade não consegue executar sozinha, porque depende de manutenção, de TI ou de compra. O plano continua com o dono na unidade e o chamado carrega a execução, como no exemplo 7 desta página. No SULTS, quando o problema exige atendimento de outra área, ele vira chamado com prazo acordado, e o item crítico de manutenção ou de TI pode abrir um chamado com SLA no módulo de Chamados, com as evidências da inspeção anexadas.

Não. A rede define o critério, o prazo e quem valida; a plataforma registra, cobra e mostra. No SULTS o plano nasce com o item, a unidade e o prazo que a rede configurou, e a causa é apurada pela equipe que conhece a operação. A plataforma não substitui consultor nem auditor: ela guarda a decisão, notifica o responsável e mostra o que ficou para trás.

Peça uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista do SULTS aplica um checklist com um item reprovado, mostra o plano de ação nascendo com responsável e prazo, a evidência enviada pelo aplicativo e a validação de quem abriu, além do painel com abertos, atrasados e concluídos por unidade.