Gestão de não conformidades

Gestão de não conformidades é o processo que leva cada desvio de um requisito, de norma, de cliente ou do padrão da empresa, do registro ao fechamento comprovado: registrar com evidência, conter, tratar a causa com plano de ação, verificar a eficácia e medir. Num software, o ciclo roda em todas as unidades com o mesmo critério.

Um software para gestão de não conformidades registra o desvio com foto no momento da inspeção, abre o plano de ação com responsável e prazo, acompanha a correção até a aprovação e mostra os indicadores por unidade. Na SULTS, tudo isso acontece no Checklist, ligado a Chamados, Tarefas e Universidade Corporativa.

O tratamento de não conformidades costuma seguir seis etapas: identificar e registrar com evidência, classificar a gravidade, conter o efeito, apurar a causa, executar a ação corretiva e verificar a eficácia antes de encerrar. O modelo desta página segue essa ordem, com um bloco de campos para cada etapa da tratativa de não conformidade.

Identifique o registro com número, data, unidade e quem apontou. Descreva o requisito descumprido e o que foi encontrado, com evidência. Classifique a gravidade, registre a contenção, a causa e a ação corretiva no formato 5W2H e feche com a verificação de eficácia e a aprovação. O modelo desta página traz os 30 campos.

Tem. O modelo de relatório de não conformidade desta página, com 30 campos em 6 blocos, pode ser colado no Word ou numa planilha de Excel pelo botão de copiar, ou salvo em PDF pelo botão de impressão. Com muitas unidades, a planilha trava na hora de cobrar prazos e juntar os registros.

Cada campo do modelo desta página traz um exemplo preenchido do mesmo caso: câmara fria acima da faixa em uma unidade, produtos separados, termostato trocado, conferência de temperatura incluída na abertura da loja e inspeção seguinte sem reincidência. Assim fica claro o nível de detalhe esperado em cada campo.

Escreva o fato observado, com número quando houver, e o requisito que ele descumpre, sem opinião e sem apontar culpado. Diga onde e quando foi visto e anexe a evidência. Termômetro em 9 °C na câmara 2, contra o padrão de 0 a 5 °C, é uma boa descrição. Temperatura errada, não.

Correção elimina o efeito, como trocar o termostato com defeito. Ação corretiva elimina a causa, como incluir a conferência de temperatura na abertura da loja. Ação preventiva age sobre um risco que ainda não virou desvio, como levar a mesma conferência às unidades onde o problema não apareceu.

O item reprovado abre na hora um plano de ação corretiva 5W2H com o que fazer, responsável, prazo e custo estimado. O responsável corrige e anexa a evidência pelo aplicativo, e quem abriu aprova ou devolve com justificativa. Exemplos prontos de 5W2H estão no modelo de plano de ação.

A classificação mais usada separa não conformidade crítica, maior, menor e observação, pelo impacto e pela urgência. Pela origem, ela pode ser operacional, sanitária, de segurança, de manutenção ou de padrão visual. O guia de não conformidade da SULTS detalha a gravidade e o prazo de cada tipo.

Com um roteiro único por tipo de inspeção, a mesma régua de gravidade e o plano de ação ligado ao item reprovado. O painel da SULTS mostra os planos por status, o ranking e a evolução de cada unidade, filtrados por período, supervisor e questionário, sem juntar planilhas no fim do mês.

A planilha guarda o que alguém lembrou de transcrever, sem foto ligada ao item, sem chegar ao responsável e sem ciclo de aprovação. No software, o registro nasce na inspeção, o plano de ação sai com dono e prazo, a unidade anexa a correção e a matriz acompanha tudo no mesmo painel.

A tratativa fica com quem a empresa definir para aquele item e aquela unidade: gerente, técnico de manutenção, farmacêutico responsável ou líder de equipe. Na SULTS, o plano vencido aparece como atrasado no painel da unidade, da regional e da matriz, e a cobrança sai com o dado na mão.

Tratando a causa, e não só o efeito, e conferindo a recorrência. O comparativo de progressão da SULTS mostra se o item corrigido voltou a reprovar na inspeção seguinte, e o item que reprova em várias unidades aponta problema de processo, que pode virar treinamento na Universidade Corporativa.

Serve de apoio. Cada não conformidade fica registrada com evidência, plano de ação, correção e aprovação, por unidade, e o relatório da aplicação sai em PDF para o auditor. O sistema organiza a rastreabilidade, mas não garante a certificação nem substitui o procedimento de não conformidade ISO 9001 da empresa.

Quando a correção depende de outra área, o item crítico reprovado abre um chamado com SLA no módulo de chamados, com as fotos da inspeção anexadas. A manutenção ou a TI atende no prazo, e a inspeção seguinte confirma se o problema foi resolvido na unidade.

Dá. O desvio percebido no dia a dia, fora de um roteiro, pode ser registrado na gestão de tarefas da SULTS, com responsável, prazo e evidência, e acompanhado em quadro Kanban pela unidade e pela matriz, sem planilha paralela para o que não veio de uma inspeção.

A cobrança é por usuário ou por unidade, conforme a operação, e o preço é sob medida, conforme unidades, plano, módulos e integrações. Dá para começar pelo plano Starter, com até 3 módulos, como Checklist, Chamados e Tarefas. Os detalhes estão em planos e preços.

A implantação é contratada uma única vez. Um time dedicado configura a estrutura da empresa, importa unidades e usuários, transforma os roteiros e o formulário de não conformidade atuais em fluxo, treina os administradores e acompanha as primeiras semanas. O contrato tem tempo mínimo de 1 ano.

Pela página de demonstração. São 30 minutos ao vivo com um especialista, que mostra um item reprovado na inspeção, o plano de ação 5W2H aberto na hora, a correção enviada pela unidade e o painel de controle, e responde sobre preço, implantação e integração.