Gestão de não conformidades: do registro na unidade ao plano de ação fechado

É o descumprimento de um requisito: uma exigência de norma, de cliente ou do próprio padrão da empresa que não foi atendida. Em uma rede de unidades, ela aparece como um item reprovado na inspeção, com uma evidência, em um lugar e em uma data. No SULTS ela é registrada nesse momento e já sai com plano de ação corretiva.

A classificação mais usada separa não conformidade maior, que compromete o processo ou a segurança e exige ação imediata, não conformidade menor, pontual e de baixo impacto, e observação, que ainda não é desvio mas tende a virar. No SULTS a rede traduz isso em pesos e em questão crítica, e o painel mostra as críticas separadas das demais.

Produto vencido exposto, extintor fora da validade, temperatura de geladeira fora da faixa, EPI ausente, procedimento executado sem registro, vitrine fora do padrão da campanha, porta de emergência obstruída, treinamento obrigatório vencido. Cada um é um item de roteiro com o critério de conformidade escrito.

É a descrição do desvio com as informações que permitem tratá-lo: o que foi encontrado, onde, quando, por quem, com que evidência e contra qual requisito. No SULTS o registro nasce no item do roteiro, com foto, data, localização e observação, e fica ligado à unidade e ao plano de ação.

É o documento que reúne o registro do desvio, a ação corretiva definida, a evidência da correção e a aprovação. No SULTS o relatório da inspeção sai em PDF com todas as não conformidades, as fotos, os planos de ação e o status de cada um, e o painel consolida o conjunto por unidade e por período.

Correção é resolver o efeito, como trocar o extintor vencido. Ação corretiva é eliminar a causa, como ajustar a rotina de conferência para que a validade seja vista antes de vencer. Ação preventiva é agir antes de o desvio acontecer, com base em tendência. No SULTS a correção e a ação corretiva ficam no plano de ação; a prevenção acontece quando a recorrência vira treinamento e mudança de processo.

É o plano que define como a não conformidade será eliminada: o que será feito, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa. No SULTS ele é gerado automaticamente a partir do item reprovado, pode partir de um modelo salvo e é acompanhado até a evidência ser aprovada.

O post sobre 5W2H explica o método; aqui ele é o formato do plano: sete campos preenchidos com o item, a unidade, o responsável, o prazo, a forma de correção e o custo estimado. O responsável executa, anexa a evidência, e quem abriu aprova ou devolve.

Quem a rede definir para aquele item e aquela unidade: o gerente da loja, o técnico de manutenção, o farmacêutico responsável, o líder da equipe. O plano chega a essa pessoa com notificação e prazo, e o painel mostra a resolução por responsável.

O plano passa a aparecer como atrasado no painel da unidade, do regional e da matriz, e entra na taxa de resolução fora do prazo. A cobrança é feita por quem acompanha, com o dado na mão.

O campo por que do plano de ação registra a causa que a equipe apurou, com o método que a empresa adota, e o relatório de resultado por questão mostra em quantas unidades o mesmo item reprova. Quando o desvio se repete em muitas lojas, a causa costuma estar no processo, e não na unidade.

Acompanhando a recorrência e agindo no processo. O comparativo de progressão mostra se o item corrigido voltou a reprovar na inspeção seguinte, e o item recorrente em várias unidades pode virar trilha de treinamento na Universidade Corporativa ou ajuste de procedimento comunicado à rede.

Sim. O desvio percebido no dia a dia pode ser registrado como tarefa com responsável, prazo, prioridade e evidência, acompanhada em Kanban pela unidade e pela matriz, no mesmo ambiente dos planos de ação.

Sim. Cada não conformidade tem registro rastreável do desvio, da ação corretiva, da evidência e da verificação, por unidade e por requisito, e o histórico completo sai em PDF. O SULTS Checklist já é usado em auditorias internas e externas de processos.

Pelo painel de planos de ação, que mostra abertos, atrasados e concluídos, a taxa de resolução e a resolução no prazo, por unidade, regional, responsável e período, e pelos itens com maior índice de reprovação na rede.

Um item crítico reprovado, como ar-condicionado parado ou porta automática com defeito, pode abrir um chamado com SLA no módulo de Chamados, vinculado à inspeção com as evidências. A equipe de manutenção recebe o prazo de atendimento, e a inspeção seguinte confirma a solução.

Ligado à unidade e ao item do roteiro, com foto do antes, plano de ação, evidência do depois, quem aprovou e quando. O histórico da unidade mostra todas as não conformidades ao longo do tempo, e o do item mostra em quais unidades ele reprovou.

A planilha registra o que alguém lembrou de transcrever, sem foto ligada ao item, sem notificação e sem ciclo de aprovação. No SULTS o registro nasce na inspeção, o plano de ação é criado sozinho, a evidência chega pelo aplicativo e a taxa de resolução sai do próprio fluxo, sem consolidação manual.

A plataforma opera com +1.750 marcas, 92 mil unidades e 600 mil usuários, e a cobrança é por unidade ativa, com usuários ilimitados. Qualidade, regionais, gerentes e equipes de unidade usam o sistema sem custo adicional por pessoa.

Peça uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista mostra um item reprovado na inspeção, o plano de ação corretiva gerado na hora, a evidência enviada pela unidade e o painel de taxa de resolução, com o cenário da sua rede.