Modelo de relatório fotográfico com 38 campos: data, local e responsável em cada foto

É o documento que registra uma visita por fotos numeradas, cada uma com local, data, hora, legenda do que mostra e a situação encontrada em relação a um padrão. Serve para fechar uma manutenção, um acompanhamento de obra, uma visita de supervisão ou uma vistoria de loja, e é o que permite a quem não esteve lá entender o que foi visto. No SULTS ele nasce do roteiro aplicado, em vez de ser montado depois.

Seis grupos dão conta. Identificação da visita: empresa, unidade, endereço, tipo, data, responsável e quem acompanhou. Contexto: objetivo, escopo, referência ao checklist ou à ordem de serviço, padrão de comparação e relatório anterior. Registro por foto: número, foto, local, data e hora, localização, legenda, situação, conformidade, ação, responsável e prazo. Antes e depois, conclusão e assinaturas fecham. São os 38 campos do modelo desta página, que o SULTS transforma em um roteiro de checklist.

Porque a data e o local dizem quando e onde, e só a legenda diz o quê. Os campos 18 e 19 separam as duas coisas: o campo 18 descreve o que está no quadro, em uma ou duas frases, e o campo 19 registra o fato em relação ao padrão do campo 11, com medida e, quando alguém informa, desde quando. Fato, não juízo.

Uma foto por situação, não uma por ambiente: se a mesma sala tem três problemas, são três registros. Não há número mínimo nem máximo, quem define é o escopo do campo 9. A numeração é contínua, na ordem do percurso, e é esse número que a conclusão, o antes e depois e o plano de ação citam depois. No SULTS, o item reprovado gera um plano de ação vinculado.

Use o mesmo modelo e detalhe o campo 15 com etapa, pavimento e eixo, para que o ponto seja encontrado depois. O padrão de comparação do campo 11 é o projeto, e o grupo 4 registra o antes e o depois de cada serviço refeito. A conclusão técnica de engenharia e o laudo continuam com o responsável técnico da obra. Para o roteiro aplicado no canteiro, veja o checklist de obra do SULTS.

Preencha o grupo 1 na chegada, escreva o objetivo e o escopo antes da primeira foto e feche com o resumo das constatações e as pendências abertas. O campo 7 identifica quem recebeu a visita, e é essa pessoa que assina o ciente no grupo 6. O roteiro que o gerente regional aplica em cada unidade está no checklist de visita a loja do SULTS.

Na vistoria, o campo 20 é o que mais pesa: cada foto recebe conforme, não conforme ou não se aplica, e o padrão de comparação do campo 11 costuma ser o manual da marca. O campo 30 dá os totais, que tornam duas lojas comparáveis. Na auditoria de lojas do SULTS, cada aplicação fica arquivada e o histórico da loja é consultado auditoria por auditoria.

O antes é a foto original do grupo 3, citada pelo número: não se tira outra. O depois é feito do mesmo ponto, com o mesmo enquadramento e a mesma distância, e ganha data e hora próprias, que comparadas ao prazo do campo 23 mostram se a correção veio no tempo combinado. No SULTS, o plano de ação sai com a foto do antes e recebe a foto do depois.

Não. O laudo é uma conclusão técnica assinada por profissional habilitado, que responde por ela. O relatório fotográfico registra o que foi visto, onde, quando e em que situação, e não conclui em nome de ninguém. A SULTS não emite laudo nem fornece responsável técnico: o que a plataforma faz é registrar a evidência com data, hora e localização e guardar o histórico da unidade.

O checklist é a lista do que verificar, escrita antes da visita. O relatório fotográfico é o registro do que foi encontrado, escrito durante e depois dela. Um não substitui o outro: o checklist organiza o percurso e o relatório guarda a prova. No SULTS o relatório sai do checklist aplicado, e os modelos de checklist prontos servem de ponto de partida para o roteiro.

Não há arquivo para baixar nesta página. O modelo completo está no corpo dela: use o botão de copiar, cole no Word ou no editor de texto da sua preferência e ajuste o cabeçalho para a sua empresa. Salve com um nome padrão, no formato relatorio-fotografico-unidade-data, para que a busca no computador funcione depois. O modelo é de autoria da SULTS e o uso é livre.

Preencha os campos 21, 22 e 23 no mesmo registro: a ação necessária em verbo, o responsável pela execução e o prazo combinado. Depois, o grupo 4 registra quem corrigiu e se a correção foi aceita ou devolvida. No SULTS, cada não conformidade gera um plano de ação 5W2H com responsável e prazo e, quando o problema exige atendimento de outra área, vira chamado com prazo acordado, como mostra a página de gestão de não conformidades.

Duas pessoas: quem elaborou, no campo 34, e quem acompanhou a visita, no campo 35. O ciente do segundo declara que tomou conhecimento das constatações e das ações, não que concorda com todas, e essa distinção evita discussão depois. No SULTS, quem aplicou assina digitalmente na própria tela ao concluir, e o tipo de resposta assinatura permite colher o ciente de outra pessoa no mesmo roteiro.

Exporte o documento fechado, com as fotos na numeração original e as assinaturas, e registre no campo 38 quem recebeu. No SULTS, ao concluir a aplicação o relatório sai em PDF com respostas, fotos, assinaturas e os planos de ação criados, e fica disponível para exportação a qualquer momento, de modo que o gerente da unidade e a diretoria leem o mesmo documento.

A foto vale como registro justamente porque não é alterada. O que identifica a imagem não é um carimbo aplicado por cima, e sim os campos 15, 16 e 17 ao lado dela: local, data e hora e localização. No SULTS, a data, a hora e a localização são gravadas junto com a foto e a foto fica ligada ao item respondido, sem passo manual e sem edição da imagem.

Não. No SULTS, a comparação é feita por quem valida, com a foto de referência e a foto da loja lado a lado; o sistema organiza, registra e cobra, e a decisão sobre o padrão continua com a equipe. É por isso que os campos 18 e 19 do modelo são escritos por quem esteve na unidade, e não deduzidos da imagem.

O campo 1 recebe quem contratou e quem executa, o campo 7 recebe o técnico que acompanhou e o campo 27 recebe quem de fato fez a correção, que pode não ser o responsável do campo 22. O grupo 4 guarda o antes e o depois do serviço e o campo 28 registra se a entrega foi aceita ou devolvida. No SULTS, o plano de ação com prazo e evidência dá o registro que sustenta a conversa contratual.

O prazo é definido pela política da empresa ou pela norma aplicável ao setor, e quem responde por isso é a área de qualidade ou o jurídico da rede. O que o modelo garante é que o documento guardado seja legível sozinho, com número, data e responsável. No SULTS, cada aplicação fica arquivada com data, hora, localização, respostas, fotos, assinaturas e os planos de ação que gerou, no histórico da unidade.

Publique um único modelo para toda a rede, marque a foto como obrigatória nos mesmos itens em todas as unidades e mantenha a numeração e os campos iguais, para que os totais do campo 30 possam ser comparados. É assim que o SULTS opera hoje em +1.750 marcas e +92 mil unidades: o mesmo roteiro para todas, com histórico por unidade.

Peça uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. O time do SULTS monta este relatório no módulo Checklist, registra uma visita com foto, data, hora e localização, abre um plano de ação a partir de um item não conforme e mostra o PDF e o histórico da unidade antes de qualquer proposta.