Controle de documentos em todas as unidades

É o conjunto de regras que garante que cada pessoa use a versão certa de um documento: ele é identificado, aprovado antes de circular, fica disponível só para quem precisa, tem cada mudança registrada e sai de circulação quando fica obsoleto. Vale para política, manual, procedimento, POP, formulário e documento externo.

É o índice dos documentos controlados da empresa: código, título, versão vigente, data de aprovação, próxima revisão, onde vale, quem acessa e situação. Com ela, qualquer pessoa confere se a folha na mão ainda vale. A planilha desta página traz uma lista mestra pronta, com histórico de alterações e documentos externos.

Levante os documentos, dê código, título e dono a cada um, defina quem aprova, escolha um local oficial com permissões, registre cada versão na lista mestra, avise a mudança recolhendo a versão antiga e revise na data marcada. A seção de passo a passo detalha os sete passos.

Nesta página. Os botões baixam a planilha em Excel, com filtro, lista de tipos e de situação, próxima revisão calculada e alerta quando faltam 30 dias, e também em Word e PDF para imprimir. O modelo é grátis e livre para editar, sem contratar a SULTS.

É identificar cada alteração de um documento com um número de versão, registrar o que mudou, quem aprovou e quando, e tirar a versão anterior de uso. O código do documento continua o mesmo; muda a versão. No SULTS, o histórico de versões do Disco Virtual devolve a versão anterior quando alguém sobrescreve o arquivo.

Na prática, muitas empresas usam os dois termos para a mesma coisa. Quando há diferença, revisão é a análise periódica do documento, que pode confirmar o texto ou mudá-lo, e versão é o número que muda quando o texto muda. Um documento revisado sem mudança ganha nova data de revisão e mantém a versão.

No requisito 7.5, a ISO 9001:2015 trata de informação documentada: identificação e aprovação, disponibilidade e proteção, distribuição e acesso, armazenamento e preservação, controle de alterações, retenção e disposição, além dos documentos externos. A certificação depende de auditoria por organismo acreditado, e a SULTS não certifica.

É o termo que a ISO 9001:2015 usa no lugar de documento e registro. Inclui o que orienta o trabalho, como políticas e procedimentos, e o que comprova que ele foi feito, como registros e checklists respondidos. Os dois precisam de controle, e os registros ficam protegidos contra alteração.

Documento orienta o que deve ser feito e muda de versão ao longo do tempo, como um procedimento. Registro comprova o que foi feito e não se altera depois, como um checklist respondido ou uma ata. No controle, o documento tem versão e revisão; o registro tem prazo de guarda.

Cópia controlada é distribuída pelo próprio controle de documentos e é trocada ou recolhida quando sai a versão nova. Cópia não controlada é entregue só para consulta, sem garantia de atualização, e deve vir marcada assim. Em um sistema com acesso por perfil, a própria pasta oficial faz o papel de cópia controlada.

Liste na aba de documentos externos cada norma, manual de fabricante ou documento de cliente que a empresa usa, com a origem, a edição, onde consultar a versão oficial e o cargo que acompanha as atualizações. Verifique na periodicidade definida e registre a data da última verificação.

Com a data de validade de cada documento registrada e um alerta antes do vencimento. Na planilha, a coluna de dias até a revisão fica vermelha quando faltam 30 dias ou menos. No SULTS, o contrato, o laudo e a licença de cada unidade ficam no disco dela, só com quem precisa ver.

O que separa o acervo por unidade, dá acesso por perfil, guarda o histórico de versões e registra quem abriu e baixou, sem depender de manter permissões à mão. O SULTS faz isso no Disco Virtual, junto dos comunicados, do checklist e dos treinamentos. Para comparar fornecedores, veja os melhores sistemas GED.

Existem opções gratuitas com limites de usuários ou de espaço, e a planilha desta página resolve o controle para poucas pessoas. Quando o acervo passa a servir muitas unidades, com permissões por cargo e registro de acesso, a manutenção manual deixa de fechar a conta, e aí entra um sistema como a SULTS.

Por arquivo ou pasta, com as ações visualizar, editar, baixar e compartilhar, por usuário, perfil e departamento. Um documento pode ser consultável por todos e baixável por ninguém. O que vale para toda a empresa fica no disco público, e cada unidade tem o próprio disco, isolado das outras.

Sim. O log registra quem acessou, abriu e baixou cada documento, com data e hora, e o relatório mostra os arquivos mais baixados e os downloads recentes. É a trilha de auditoria do acervo, útil em auditoria interna, em disputa sobre o que a unidade recebeu e em incidente com dado pessoal.

Pelos comunicados internos da SULTS, para os cargos e as unidades que usam o documento, com confirmação de leitura por pessoa e bloqueio de tela para o que é obrigatório. A plataforma não retira a versão antiga de circulação sozinha: o comunicado avisa a troca e a pasta oficial passa a ter só a nova.

Sim. Regulamento interno, termo de confidencialidade, política de dados e termos de entrega e recebimento são publicados no login, com assinatura eletrônica. A SULTS mostra quem aceitou, com versão, data e hora, e pede novo aceite quando sai a versão nova. Veja o termo LGPD.

O Disco Virtual está na assinatura da SULTS, com cobrança por usuário ou por unidade, conforme a operação e os +25 módulos no mesmo contrato. O espaço vai de 100 GB no Starter a partir de 1 TB no Enterprise. A implantação configura discos, pastas e permissões e treina os administradores.

Pela página de demonstração, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Em 30 minutos ao vivo, um especialista monta os discos com as unidades e os cargos da sua empresa e mostra as permissões por pasta, o histórico de versões, o comunicado com confirmação de leitura e o log de quem abriu cada documento.