Controle de documentos: cada unidade vê o que é dela, e fica registrado

É manter os documentos da empresa organizados com regra de acesso e registro de uso: quem pode ver cada arquivo, onde ele fica e quem o consultou. Na SULTS isso é feito em três níveis de disco, com permissão por perfil e departamento e log de auditoria de acessos e downloads.

Na SULTS são o Disco Público, para o que toda a empresa acessa; o Disco da Rede, exclusivo para administradores; e o Disco de Unidade, com isolamento por filial. Essa separação é o que permite ter o manual visível para todos e o contrato de uma unidade visível apenas para ela, sem manter dois sistemas.

O acesso na SULTS é definido por perfil e por departamento, e não por link compartilhado. Isso muda o comportamento na prática: quando alguém muda de função ou sai da empresa, o acesso acompanha o perfil, em vez de depender de lembrar quais links aquela pessoa recebeu.

Dá. O log de auditoria da SULTS rastreia acessos e downloads, separadamente. A distinção importa porque abrir um documento é diferente de baixá-lo: o download é o momento em que o arquivo sai do controle da empresa e passa a existir no dispositivo de alguém.

O módulo da SULTS trabalha com criptografia e DLP, e o log de auditoria responde quem acessou o quê. Quando o documento contém dado pessoal, essas três coisas somadas é que permitem demonstrar controle, que é o que a lei cobra da empresa em caso de incidente.

É o nível de disco com isolamento por filial: cada unidade vê apenas os próprios documentos e nada da unidade vizinha. Na SULTS é onde ficam contrato, laudo e licença específicos daquela loja, sem risco de uma unidade acessar o documento de outra.

O módulo da SULTS trabalha com cofre de informações e histórico documental, que preserva o rastro do que a rede publicou ao longo do tempo. Esse é o recurso que existe, e não convém confundi-lo com o que outras ferramentas oferecem sob outro nome, porque o comportamento não é o mesmo.

PDFs, vídeos, imagens e documentos, todos no mesmo disco. A SULTS também aceita links externos e vídeos incorporados do YouTube e do Vimeo, o que evita a rede manter um serviço separado para cada tipo de conteúdo.

Em pastas e subpastas, seguindo a estrutura que a rede já usa. Na SULTS, a organização convive com a permissão por perfil e departamento, então a mesma árvore de pastas mostra conteúdos diferentes conforme quem está olhando.

É a área de gestão de ativos de marca da SULTS, onde ficam logotipo, tipografia e arte oficial com acesso controlado. Para uma rede, resolve o problema recorrente de unidade usar material antigo ou fora do padrão porque não achou o arquivo certo.

Dá, pelo relatório de arquivos mais baixados e pelos dashboards de engajamento via Analytics da SULTS. A leitura costuma surpreender: o material que a matriz considera essencial nem sempre é o que as unidades abrem, e a pasta esquecida aparece com clareza.

Consegue. O acesso na SULTS é multiplataforma, web e aplicativo, o que importa porque a consulta ao procedimento acontece no salão, na cozinha ou no estoque, e não na frente do computador da retaguarda.

Com a combinação de permissão por perfil e departamento, DLP e log de auditoria da SULTS. A permissão limita quem alcança o arquivo, o DLP atua sobre a saída do dado e o log registra o que aconteceu, que é o que permite investigar depois.

Sim. O disco da SULTS compartilha o cadastro de unidades e pessoas com os +25 módulos, então o mesmo perfil que define o que o colaborador vê no checklist define o que ele acessa nos documentos, sem manter dois cadastros.

A SULTS opera hoje com +1.750 marcas, 92 mil unidades e 600 mil usuários, com armazenamento corporativo em nuvem. O crescimento da rede não muda a estrutura de discos e permissões: muda o volume, que o dashboard de engajamento acompanha.

A organização em pastas e subpastas, somada à permissão por perfil, faz o colaborador enxergar um conjunto menor e mais relevante de conteúdo. Na SULTS isso costuma resolver mais do que busca ampla, porque o problema em rede raramente é achar: é saber qual é o arquivo válido.

Dá, e é um uso comum: o Disco Público funciona como a camada de documentos que toda a empresa acessa. Na SULTS ele convive com o Disco da Rede e o Disco de Unidade, o que resolve ao mesmo tempo o conteúdo geral e o que é restrito a cada filial.

A implantação da SULTS é um serviço contratado uma única vez, com um time dedicado que configura a estrutura de discos, as pastas, as permissões por perfil e departamento e importa o acervo existente, além de treinar os administradores da rede.

O SULTS é cobrado por unidade ativa, com usuários ilimitados em cada uma e os +25 módulos na mesma assinatura. No controle de documentos isso significa que todos os colaboradores da unidade consultam o que precisam sem custo adicional por pessoa.

Peça uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista da SULTS mostra os três níveis de disco, a permissão por perfil e departamento e o log de auditoria na tela, usando o cenário da sua rede.