Os 5 melhores sistemas GED para empresas em 2026

Um sistema GED, de gestão eletrônica de documentos, é o software que guarda, organiza, controla o acesso e registra o uso dos documentos de uma empresa: define a versão oficial, quem pode ver, editar e baixar, e guarda o histórico de quem abriu e quando. No SULTS, o GED é o Disco Virtual.

Depende de onde o documento é usado. Para empresas com muitas unidades, o SULTS, com disco por unidade e log de acesso. No Microsoft 365, o SharePoint. Para ECM regulado, o OpenText. Para captura e aprovação, o DocuWare. Para organizar por metadados, o M-Files.

Entre os mais usados por empresas estão o Microsoft SharePoint, pela base do Microsoft 365, o OpenText Content Management, no ECM corporativo, o DocuWare, na captura e nos fluxos, e o M-Files, na gestão por metadados. O SULTS é a escolha das empresas com muitas unidades, com +92 mil unidades na plataforma.

SULTS, Microsoft SharePoint, OpenText Content Management, DocuWare e M-Files. Cada um atende um perfil: a operação com muitas unidades, quem já usa o Microsoft 365, o ECM de setor regulado, a captura com fluxo de aprovação e a organização por metadados. A tabela desta página compara os cinco em oito critérios.

Software de gestão documental e sistema GED são nomes da mesma categoria: guardar, versionar, controlar acesso e registrar uso. O ECM é mais amplo e soma captura, fluxo de aprovação, gestão de registros e retenção. OpenText é um ECM; o SULTS fica no GED, com o documento ligado à rotina das unidades.

Comece por quem vai usar o documento e onde. Depois confira acesso por unidade e perfil, versão e histórico, auditoria de acesso, captura e fluxo, integrações, implantação e forma de cobrança. Peça ao fornecedor uma demonstração com a estrutura real da sua empresa, não com um exemplo genérico.

O SULTS, porque já nasce com um disco por unidade, com isolamento total entre elas, e permissão que segue o cargo e a área. Nos sistemas globais, a separação por filial é um projeto de permissões que alguém desenha e mantém. A matriz ainda vê no log quem abriu e baixou cada arquivo.

Existem versões de teste e planos de entrada em alguns fornecedores, e o SharePoint vem em vários planos do Microsoft 365. Para documento oficial de empresa, o que pesa é permissão, log de acesso, backup e suporte, que costumam estar nos planos pagos. A SULTS mostra o Disco Virtual em uma demonstração sem custo.

DocuWare e OpenText trazem captura e indexação no próprio produto, e o DocuWare destaca a extração de dados por IA. SharePoint e M-Files oferecem recursos próprios de busca e classificação. No SULTS, a busca localiza arquivo e pasta pelo nome, e OCR não é função declarada.

O SharePoint monta a aprovação com o Power Automate, e DocuWare, M-Files e OpenText trazem fluxos no próprio produto. O SULTS não declara fluxo de aprovação de documento: quando a versão nova sai, a rede é avisada por comunicado com confirmação de leitura por pessoa e por unidade.

Todos registram atividade, e o detalhe varia. O OpenText destaca trilha de auditoria e bloqueio legal. Na SULTS, o log de auditoria mostra quem acessou, abriu e enviou cada arquivo, com data e hora, e o Analytics separa as últimas ações de download, o momento em que o arquivo sai da empresa.

O OpenText trata gestão de registros e retenção no próprio produto, e o SharePoint usa as políticas de retenção do Microsoft 365. M-Files e DocuWare também oferecem governança do acervo. O SULTS guarda versões e recupera arquivo apagado, mas tabela de temporalidade formal fica com um ECM.

O SharePoint faz parte do Microsoft 365. O OpenText tem conectores para SAP, Salesforce e Microsoft 365, o DocuWare integra com Teams, Outlook e SAP, e o M-Files com Teams, SharePoint e Outlook. O SULTS tem API REST documentada e +150 integrações via API a partir do plano Professional.

Dá, e em empresa grande é comum. O acervo administrativo, a captura de papel e a aprovação ficam no ECM. O documento que a unidade abre no meio do turno fica no SULTS, com isolamento por unidade, log de acesso e comunicado de mudança. Os dois trocam dados pela API.

OpenText, DocuWare e M-Files oferecem nuvem e instalação local, segundo os próprios fornecedores. O SharePoint é entregue em nuvem no Microsoft 365, com a versão Server para quem precisa instalar. O SULTS é em nuvem, com acesso pela web e pelo aplicativo, e criptografia em repouso e em trânsito.

Depende do modelo de cobrança: por usuário, por volume de armazenamento ou por unidade. Nenhum dos fornecedores globais publica um preço único para todos os casos, então peça proposta com o seu cenário. Na SULTS, o preço é sob medida, com cobrança por usuário ou por unidade, conforme a operação, e contrato mínimo de 1 ano.

Vai de semanas a meses. ECM corporativo, como o OpenText, costuma ser projeto com integrador. SharePoint e M-Files em escala pedem desenho de permissões e de metadados. Na SULTS, o time de implantação configura os discos, as unidades e as permissões e treina os administradores.

Ajuda quando registra quem acessou cada documento, limita o acesso ao necessário e guarda versões. O OpenText destaca trilha de auditoria e bloqueio legal. Na SULTS, o log de auditoria, a permissão por perfil e a criptografia apoiam a prova de controle, e a gestão de termos LGPD é um módulo próprio da plataforma.

O disco virtual guarda e compartilha arquivos em nuvem. O GED soma controle: versão oficial, permissão por ação, log de quem abriu e baixou e histórico. No SULTS, o Disco Virtual reúne as duas coisas, com disco por unidade. Para armazenamento puro, veja o comparativo de melhores sistemas de disco virtual.

Pela demonstração agendada no site ou pelo WhatsApp. Um especialista da SULTS mostra os três discos, as permissões por ação, o log de acesso, o histórico de versões e o comunicado com confirmação de leitura, usando a estrutura de unidades da sua empresa. Depois, o time comercial envia a proposta.