Os 5 melhores sistemas GED para empresas em 2026

1. SULTS

A SULTS é a plataforma de gestão operacional de empresas com muitas unidades: +25 módulos integrados, +1.750 marcas, +92 mil unidades e 600 mil usuários. O GED dela vive no módulo Disco Virtual, sobre o mesmo cadastro de unidades e pessoas dos outros módulos, o que faz a permissão de um colaborador valer igual no documento e na rotina.

Cada unidade vê o que é dela

São três discos: o público, para o que é de todos, o da rede, para o que é só da equipe interna, e o de unidade, para o que pertence a cada filial, com isolamento total entre elas. Cada unidade enxerga o próprio disco e não vê o da vizinha. Para cada arquivo ou pasta você define quem visualiza, quem edita, quem baixa e quem compartilha, e consultar e baixar são permissões distintas. Acima do arquivo, o acesso é organizado por perfil e por área, o que mantém a configuração sustentável quando a operação cresce: o mesmo perfil que define o que o colaborador vê no checklist define o que ele acessa nos documentos, sem manter dois cadastros. Cada nível está descrito em controle de documentos.

Quem abriu, quem baixou e quando

O log de auditoria registra acesso, abertura e envio com data e hora, e rastreia acessos e downloads separadamente. A distinção importa porque abrir um documento é diferente de baixá-lo: o download é o momento em que o arquivo sai do controle da empresa. O Analytics mostra as últimas ações de download na plataforma, o que ajuda a identificar movimentação atípica. A criptografia é em repouso e em trânsito, o padrão de nuvem corporativa. A governança item por item está no GED da SULTS.

Uma versão oficial, e a anterior sempre volta

Existe um único lugar oficial para o documento: o disco público. Quando a matriz sobe a versão nova, é ela que a rede inteira passa a consultar, sem cópias paralelas circulando por e-mail. O histórico guarda as versões anteriores de cada documento, e arquivo apagado por engano e documento sobrescrito por cima do certo são recuperáveis. É a proteção contra os dois acidentes mais comuns em acervo compartilhado.

O documento dentro da rotina

O POP fica acessível dentro do Checklist, no momento em que o consultor está na unidade conferindo aquele item. O conteúdo do acervo alimenta a trilha na Universidade Corporativa, com prova e certificado. Quando a atualização exige ciência, ela sai em Comunicados, com confirmação nominal de leitura. Dúvidas sobre documentos viram chamados com rastreabilidade, e atualizações que exigem ação das equipes viram tarefas com prazo e responsável. Peça publicitária, material de PDV, kit de identidade visual e apresentação institucional ficam centralizados no brand center. E o painel mostra a quantidade de arquivos por disco, os documentos mais baixados e as ações recentes, o que revela o que a rede consulta de fato.

O que a SULTS não faz

A busca localiza o arquivo dentro da estrutura de pastas, não o texto dentro do documento, e OCR não é função declarada em nenhuma página do produto. Workflow de aprovação e retenção formal são do ECM: o SULTS Disco Virtual fica no primeiro grupo, armazenar, versionar, controlar acesso e rastrear. O que o SULTS não faz é retirar a versão antiga de circulação sozinho, porque é o comunicado que avisa a rede. E contrato que exige assinatura com validade jurídica continua em ferramenta própria. A troca com outros sistemas é pela API REST pública, documentada em developers.sults.com.br, sem conector pronto. A cobrança é por unidade ativa, com usuários ilimitados em cada unidade e os +25 módulos dentro da mesma assinatura, como descrevem os planos.

A SULTS não substitui um ECM de captura, aprovação e retenção. Ela resolve a parte que costuma falhar em rede: cada filial enxergar o documento certo, a matriz saber quem abriu e a versão oficial chegar à rotina.

2. Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint é a plataforma de sites e bibliotecas de documentos da Microsoft, parte do Microsoft 365. Quem escolhe SharePoint organiza o acervo dentro do ecossistema que a empresa já usa para trabalhar. É a opção natural de quem já paga o Microsoft 365 e quer o documento perto de onde o trabalho acontece.

Bibliotecas de documentos, versões e metadados

O acervo vive em bibliotecas, com versionamento e colunas de metadados que descrevem cada arquivo.

Permissões por site, biblioteca e item

O controle de acesso desce do site para a biblioteca e da biblioteca para o item, apoiado nos grupos do Microsoft 365. A granularidade existe, e ela é desenhada por quem administra o ambiente.

Coedição do Office e fluxos com Power Automate

Arquivos do Office são editados a várias mãos, e a aprovação de documento é montada com o Power Automate. É a fronteira em que uma plataforma operacional de rede não entra: a SULTS não tem workflow de aprovação de documento.

O limite em uma rede de unidades. A estrutura por filial, o isolamento entre lojas e a governança das permissões são projeto de configuração e dependem de TI, porque nada disso vem pronto por filial. E o documento não se liga sozinho a uma inspeção ou a um treinamento da rotina da loja: essa ponte precisa ser construída. Os recursos de captura, retenção e inteligência artificial aparecem sob nomes que mudam de uma versão para outra e podem exigir licença adicional, então confirme com a Microsoft o nome vigente e o que está incluído no seu plano antes de decidir.

Para a camada da unidade, o disco por filial, o log de quem abriu e baixou e o documento aberto dentro da inspeção, o SharePoint pode conviver com a SULTS, com o acervo administrativo de um lado e a rotina da rede do outro.

3. OpenText

OpenText é uma fornecedora canadense de gestão de informação corporativa, com uma linha de gestão de conteúdo, o ECM, usada por grandes empresas e por governo. É o extremo corporativo da categoria: quem escolhe OpenText quer o acervo, o processo em volta dele e a regra de guarda no mesmo lugar.

ECM completo: conteúdo, registros, retenção e workflow

A suite trata o documento e também o que acontece com ele: captura, fluxo de aprovação, gestão de registros e retenção formal. É justamente o conjunto que a SULTS não cobre e deixa para um ECM.

Integração com ERP

A ligação com ERPs como o SAP é parte do desenho.

Nuvem e instalação

O fornecedor oferece opções em nuvem e instalada.

O limite em uma rede de unidades. OpenText é projeto de implantação com integrador, com curva de configuração e custo de projeto antes do primeiro resultado. A camada da unidade, o que a loja, a clínica ou a planta consulta no meio do turno, não é o foco do produto, e o gerente de unidade raramente é o usuário previsto. O nome da linha de produto mudou ao longo do tempo e convive com marcas que a empresa incorporou, então confirme com o fornecedor qual é o produto vigente, quais são os modelos de entrega e como é a presença dele no Brasil.

Onde o ECM guarda o acervo administrativo da matriz, a SULTS cobre o documento que a unidade usa no dia, e o registro vai de um para o outro pela API.

4. DocuWare

DocuWare é um sistema de gestão documental e automação de fluxos, de origem alemã, oferecido em nuvem. O ponto de partida é o papel que entra na empresa: a nota, o contrato, a ficha. Quem escolhe DocuWare quer digitalizar, encontrar e aprovar.

Captura e indexação do documento digitalizado

O documento é capturado, indexado e arquivado de forma pesquisável, o que resolve o acervo que hoje mora em armário de aço. É a função que a SULTS não declara: lá, a busca localiza o arquivo dentro da estrutura de pastas, não o texto dentro dele.

Fluxos de aprovação

O documento anda por etapas até a aprovação, e o exemplo clássico é a nota fiscal de fornecedor.

Arquivo organizado por gabinete e perfil

O acervo é separado em gabinetes de arquivos, com permissão por perfil. Vale confirmar com o fornecedor como essa separação se comporta quando o recorte é a filial, e não o departamento.

O limite em uma rede de unidades. O desenho parte do back office, e não da unidade: o usuário previsto é quem trabalha no administrativo, no financeiro e no RH, não quem está no balcão. Isolamento por filial e ligação com a rotina de loja são configuração. Confirme com o fornecedor o grupo a que a empresa pertence hoje, os nomes dos módulos de captura e de inteligência artificial e como são a oferta e os parceiros no Brasil.

Quando a mesma empresa tem muitas unidades, o fluxo administrativo continua no DocuWare e o documento que a filial consulta, com isolamento e comunicado de mudança, pode ficar na SULTS.

5. M-Files

M-Files é um sistema de gestão documental de origem finlandesa, organizado por metadados. A premissa é outra: o que importa é o que o documento é, e não onde ele está.

O mesmo documento em várias visões, sem cópia

Como a classificação é por metadado, um arquivo aparece ao mesmo tempo na visão do cliente, na do projeto e na do tipo de documento, sem duplicar o arquivo. Some o problema das cópias divergentes.

Fluxos por estado do documento

O documento muda de estado, e o fluxo acompanha essa mudança. É mais uma vez a fronteira do ECM, que a SULTS não disputa.

Integração com Microsoft 365 e com repositórios existentes

O produto se conecta ao Microsoft 365 e a repositórios que a empresa já tem, o que ajuda quem quer organizar sem migrar tudo de uma vez.

O limite em uma rede de unidades. O ganho do M-Files depende de um desenho de metadados feito antes de começar, e esse desenho exige gente que conheça os tipos de documento da empresa. A lógica de unidade, quem vê o quê em cada filial, e a ligação com a rotina operacional são configuração. Confirme com o fornecedor os recursos de inteligência artificial, as opções de nuvem e instalação e a presença dele no Brasil.

Para a rede com muitas filiais, o recorte por unidade e o documento dentro da inspeção continuam sendo o terreno da SULTS, e os dois sistemas trocam dado pela API.

Qual é o melhor sistema GED para a sua empresa?

Não existe um software de GED melhor para todo mundo. Depende de onde o documento é usado: no escritório, no processo administrativo ou na unidade.