Sistema de gestão de termos LGPD

O módulo LGPD da SULTS é o sistema que cria, distribui e comprova os termos de consentimento e confidencialidade assinados pelos colaboradores de uma empresa multiunidade. Funciona em três passos: o texto é redigido em um editor rico com versionamento imutável, é apresentado em tela cheia no login com assinatura eletrônica obrigatória e alimenta um relatório de aderência que mostra quem assinou, quando e qual versão. É parte de uma plataforma com +25 módulos integrados na mesma assinatura.

Para operações com muitas pessoas e muitas unidades, nas quais coletar assinatura presencial é inviável: redes de lojas, clínicas e hospitais, indústrias com várias plantas, franquias e empresas de serviços com equipes distribuídas. A SULTS atende +1.750 marcas, 92 mil unidades e 600 mil usuários, e o mesmo módulo LGPD serve a qualquer segmento multiunidade, porque a distribuição acontece no login da plataforma e não depende do RH de cada unidade.

O termo aparece em tela cheia no login da SULTS e, sem ler e assinar, o colaborador não acessa nenhum módulo. A assinatura registra nome completo, data e hora exatos e a versão do termo aceito, e esse registro fica vinculado ao perfil da pessoa. A diferença em relação ao envio por e-mail está no que se prova: o e-mail comprova que o termo foi enviado, e a assinatura no login comprova ciência e consentimento.

O bloqueio de tela é o recurso da SULTS que apresenta o termo pendente antes de qualquer outra funcionalidade, a cada login, até a assinatura acontecer. Em uma rede hospitalar com 40 clínicas ou em uma indústria com 3 plantas e 800 operadores, ninguém opera a plataforma sem assinar, então a adesão chega a 100% sem que o RH precise perseguir pendências. A cobrança é feita pelo próprio sistema, e o relatório de aderência mostra em tempo real quem ainda falta.

Cada alteração em um termo gera uma nova versão na SULTS, com data, hora e autor da modificação, e o histórico é imutável: cada versão fica guardada exatamente como foi publicada. O relatório mostra qual versão cada pessoa assinou. Quando a ANPD ou um auditor pergunta qual era o texto vigente em determinada data, a resposta sai do sistema: versão, data de publicação e lista de quem assinou naquele período.

A nova versão entra em circulação sozinha. Quando o jurídico revisa uma cláusula e publica o texto atualizado na SULTS, todos os colaboradores do público-alvo assinam a nova versão no próximo login, com o bloqueio de tela. O relatório passa a mostrar a aderência ao texto novo, e o histórico individual guarda as duas assinaturas: quem aceitou a versão 1.0 em janeiro e a 2.1 em julho tem os dois registros vinculados ao próprio perfil.

Sim. Na SULTS o público-alvo de cada termo é configurável por perfil de acesso a dados. Operadores assinam o termo de confidencialidade, gestores assinam a política de tratamento de dados pessoais e terceirizados com acesso à plataforma assinam o acordo de processamento de dados (DPA). Cada perfil recebe apenas o termo pertinente ao seu nível de acesso a dados pessoais, e em redes o termo ainda pode variar por unidade.

Sim. Em uma rede de franquias, o mesmo dado de cliente circula entre empresas com CNPJ distintos que usam o mesmo sistema, e a SULTS resolve as duas camadas: a visão por unidade do módulo de Segurança faz cada franqueado enxergar só o dado da própria loja, e o módulo LGPD faz franqueado, funcionário da unidade e terceirizado assinarem o termo que cabe a cada um antes de operar, com aderência apurada por unidade.

No primeiro login na SULTS, o bloqueio de tela apresenta todos os termos vigentes para o perfil daquela pessoa, e ela assina eletronicamente antes de acessar qualquer funcionalidade. O registro fica vinculado ao perfil de forma permanente. Em uma rede que contrata toda semana, isso elimina a maior fonte de pendência, porque a admissão já entra assinando, sem depender de um processo paralelo do RH em cada unidade.

Sim. Na SULTS, o registro de cada assinatura fica vinculado ao perfil da pessoa de forma permanente, com nome, data, hora e versão do termo. Quem saiu da empresa continua tendo o histórico do que assinou enquanto esteve, e a empresa mantém a evidência de que aquele colaborador leu e aceitou o texto vigente no período em que teve acesso a dados pessoais. É o rastro que sobrevive à rotatividade e que uma auditoria costuma pedir.

O relatório de aderência da SULTS é um painel em tempo real com o percentual de assinaturas de cada termo, a lista de quem assinou com nome, unidade, data e hora, a lista nominal de pendentes com cargo e unidade e a versão que cada pessoa aceitou. A gestão vê em segundos quais unidades ainda não chegaram a 100% e cobra nominalmente. O relatório é exportável para anexar em resposta a auditoria da ANPD ou em questionário de risco de fornecedor aplicado por cliente corporativo.

O registro da SULTS guarda nome completo, data e hora exatos e a versão do termo aceito, vinculado ao perfil do colaborador, e serve como evidência de consentimento informado. Não há ambiguidade sobre qual texto foi aceito, porque cada assinatura aponta para uma versão guardada exatamente como foi publicada. Em auditorias da ANPD, disputas trabalhistas e fiscalizações, o relatório comprova que a pessoa leu e aceitou aquele termo na data registrada.

A Lei 13.709 prevê multa de até 2% do faturamento da empresa no Brasil, limitada a R$ 50 milhões por infração, além de advertência, bloqueio de dados, eliminação de dados e publicação da infração. A Resolução 15/2024 da ANPD reduziu para 3 dias úteis o prazo de comunicação de incidentes. O módulo LGPD da SULTS cuida da parte de consentimento desse cenário: mantém o aceite dos termos registrado, versionado e comprovável, o que reduz o risco de não conformidade na gestão dos dados dos colaboradores.

Os dois módulos formam a camada interna do programa de privacidade. O módulo de Segurança controla quem acessa o quê: visões por rede e por unidade, permissão por módulo, menu e tela, autenticação de dois fatores e histórico de login com data e hora de cada acesso. O módulo LGPD documenta quem consentiu com o quê. Juntos, a SULTS entrega prevenção e conformidade no mesmo sistema: controle de acesso comprovável e consentimento formal registrado.

Não. A SULTS cobre a camada interna do programa de privacidade: quem acessa o quê, com o módulo de Segurança, e quem consentiu com o quê, com o módulo LGPD, tudo documentado e exportável. O restante do programa, como mapeamento de dados, resposta a titulares, contratos com fornecedores e comunicação de incidentes, continua com o encarregado e o jurídico da empresa. Essa fronteira fica clara antes da contratação, para que cada parte saiba o que entrega.

DocuSign resolve bem contratos individuais, um a um. Para termos coletivos assinados por centenas ou milhares de colaboradores, o custo por envelope se torna proibitivo. Na SULTS, a distribuição é ilimitada e sem custo adicional por assinatura: o mesmo termo chega a cem ou a dez mil pessoas, com bloqueio de tela obrigatório, versionamento e relatório de aderência. O jurídico mantém o DocuSign para contratos e a SULTS cuida dos termos internos em escala.

A implantação da SULTS é um serviço contratado uma única vez e conduzido por um time dedicado, que configura a plataforma com a estrutura real da empresa, importa unidades, usuários e dados, adapta os módulos aos processos, treina os administradores e acompanha as primeiras semanas de uso. O valor depende do número de unidades e dos módulos contratados. Depois disso, publicar um termo leva minutos: o administrador redige no editor rico, define o público-alvo, ativa o bloqueio de tela e publica, sem configuração técnica.

O módulo LGPD faz parte da assinatura da SULTS, que reúne +25 módulos integrados no mesmo contrato. A cobrança é por unidade ativa, com usuários ilimitados por unidade, então todos os colaboradores de uma loja, clínica ou centro de distribuição assinam os termos sem custo adicional por pessoa. Para indústria, a cobrança é por colaborador. Os planos são Starter, Professional e Enterprise, e o valor é definido conforme o número de unidades e os módulos contratados.

A SULTS tem aplicativo nativo para Android e iOS, além do acesso pelo navegador, e o login é o mesmo em qualquer dispositivo. O termo pendente é apresentado no login, antes de qualquer módulo, e a assinatura fica vinculada ao perfil do colaborador com nome, data, hora e versão. Assim, uma equipe de loja, de campo ou de chão de fábrica que acessa a plataforma pelo celular entra no mesmo fluxo de assinatura e aparece no mesmo relatório de aderência que a equipe da matriz.

Solicite uma demonstração. Um especialista da SULTS mostra o fluxo completo com a estrutura da sua operação: a redação do termo no editor rico, a definição do público-alvo por perfil, o bloqueio de tela no login e o relatório de aderência sendo preenchido em tempo real. Também é o momento de definir quais perfis assinam quais termos e de ver como o módulo de Segurança segrega o dado entre unidades. A SULTS mantém taxa de retenção de 98% desde 2018.