Modelo de POP pronto para copiar: 38 campos da estrutura e 6 exemplos de rotina de unidade

Seis blocos: identificação e controle de versão, objetivo e responsáveis por cargo, materiais e condições para começar, passo a passo com critério de certo, desvios e registros, revisão e aprovação. São os 38 campos deste modelo. O conceito e a escrita estão no post sobre procedimento operacional padrão. No SULTS, a versão aprovada fica no Disco Virtual e o resto do ciclo acontece nos módulos de treinamento, checklist e plano de ação.

O POP descreve a rotina inteira, com sequência obrigatória, do primeiro ao último passo. A instrução de trabalho detalha uma tarefa presa a um equipamento, a um sistema ou a uma exceção dentro dessa rotina. O exemplo de higienização deste modelo mostra a divisão. Como modelo de instrução de trabalho, o mesmo formato serve, com os grupos 3 e 4 mais detalhados. O guia de manual de operações ajuda a decidir, e no SULTS as duas ficam no mesmo lugar oficial.

Um passo por linha, verbo de ação no começo, o objeto e o critério de certo ao lado, e a marca de crítico nos poucos passos que colocam pessoa, produto ou dinheiro em risco. Quem lê no meio do turno precisa achar o passo em segundos, então frase curta vale mais que parágrafo. No SULTS o documento leva imagem e vídeo na mesma pasta, para o passo que se entende melhor vendo.

Não existe número certo. O limite é a rotina: um POP cobre um processo com começo e fim, e escrito nesta estrutura cabe em duas a quatro páginas. Se o texto começa a descrever duas rotinas, com gatilhos e responsáveis diferentes, são dois POPs. No SULTS os dois ficam na mesma pasta do Disco Virtual, cada um com o próprio código e a própria versão.

É o passo que, se falhar, põe em risco uma pessoa, o produto, o dinheiro ou o cliente: alarme sem conferência, temperatura fora da faixa definida, caixa sem contagem. São poucos por POP, marcados no texto, com a ação imediata escrita ao lado. No SULTS esse passo vira questão crítica no checklist que confere o procedimento, junto do peso e da foto de referência.

Só nos passos que a rede vai conferir de fato: foto do resultado, número anotado, registro no sistema ou assinatura de quem executou. Evidência em todo passo vira burocracia e a unidade responde sem olhar. No SULTS a resposta do checklist guarda a foto, a data, a hora e quem respondeu, e a correção também entra com foto.

Escreve quem executa ou coordena o processo. Revisa quem responde pelo conteúdo técnico, como qualidade, segurança do trabalho ou o responsável técnico da atividade. Aprova o dono do processo, e a aprovação fica registrada no próprio documento, com cargo e data. No SULTS a versão aprovada é a que fica no Disco Virtual, e o log mostra quem acessou, abriu e baixou, com data e hora.

Na periodicidade que a rede definir, escrita no cabeçalho, e sempre que um gatilho aparecer antes dela: equipamento, produto, sistema ou norma que mudou, desvio que se repete, reclamação de cliente, acidente. Revisar é confirmar ou mudar, e o POP confirmado sem mudança ganha data nova. No SULTS a versão nova entra no histórico do documento e a mudança sai como comunicado.

Sigla da área e número sequencial, como OPS-004. O código acompanha o processo e não muda entre versões; o que muda é o número da versão e a data de vigência. Uma lista só, com código, título, versão e dono, evita dois documentos para a mesma rotina. No SULTS a pasta do Disco Virtual segue o nome do processo, e a permissão segue o cargo que executa.

Pares de desvio e ação imediata, um por linha, começando pelos que já aconteceram na rede: diferença de caixa, produto fora da temperatura, entrega sem pedido. Depois a condição em que a atividade para, o cargo a avisar e o canal oficial. No SULTS o desvio encontrado no checklist gera automaticamente um plano de ação vinculado, com responsável e prazo.

O POP lista cada registro com nome, onde fica e quem guarda: checklist respondido, planilha de temperatura, comprovante de sangria, registro de entrega de EPI. O prazo de guarda segue a norma aplicável e a orientação do responsável técnico ou do jurídico da empresa, nunca um prazo escolhido no improviso. No SULTS o registro digital fica com data, hora e autor.

A estrutura serve: identificação, responsáveis, passo a passo, desvios, registros e revisão são os mesmos em qualquer operação. O que muda é o conteúdo técnico, e ele vem da norma sanitária aplicável e do responsável técnico da sua empresa, que define valores, prazos e registros. Esta página informa e não substitui o RT: a SULTS não fornece responsável técnico nem consultoria de norma.

A norma pede informação documentada controlada, com identificação, versão vigente, aprovação e distribuição, conforme o texto aplicável à sua empresa. Os grupos 1 e 6 deste modelo escrevem exatamente esses campos. Certificação, porém, depende de auditoria por organismo acreditado, e a SULTS não certifica: o que ela guarda é o documento, o histórico de versões e o registro de quem leu.

Sim. O botão no começo do modelo copia os 68 itens como texto simples, com o padrão de cada campo, e cola em qualquer editor ou planilha; o outro botão manda a página para a impressora. Esta página não entrega arquivo para baixar, porque o documento final é o da sua marca. No SULTS esse documento pronto fica no Disco Virtual.

Troque cargos, nomes de sistema, horários e o que é da marca, e apague o passo que não existe na sua operação. Mantenha os campos obrigatórios: título, código, versão, quem executa, passos com critério, desvios, registros e aprovação. Teste em uma unidade antes de publicar. No SULTS a versão testada é publicada para as unidades por perfil e por departamento.

Com uma trilha curta, por cargo, concluída antes de a pessoa executar sozinha, e com prova quando o passo é crítico. Ler o documento e assinar a lista não é treinamento. Na Universidade Corporativa do SULTS a trilha é atribuída por cargo, com avaliação e certificado, e quem é reprovado na prova de um módulo refaz o módulo inteiro antes de tentar novamente.

Transformando cada passo em item de checklist, com o critério de certo copiado do próprio POP, aplicado na frequência que a rede definiu, pelo gerente na rotina e pelo regional na visita. No SULTS o procedimento fica acessível dentro do checklist, no momento em que o consultor confere aquele item, e o item reprovado gera plano de ação com responsável e prazo.

Em um lugar oficial só, com acesso por cargo, histórico de versões e registro de quem abriu. Nunca em e-mail, grupo de mensagens ou pasta pessoal, porque cada cópia vira uma versão e a unidade não sabe qual vale. No SULTS esse lugar é o Disco Virtual, com disco público, disco da rede e disco de unidade, e permissão por perfil e departamento.

A versão anterior continua no histórico do documento, e dá para voltar a ela quando alguém sobrescreve o arquivo certo pelo errado. O SULTS não retira a versão antiga de circulação sozinho: quando a atualização precisa ser conhecida, ela sai como comunicado com confirmação de leitura, e a trilha e o roteiro de verificação passam a apontar para o documento novo.

Sim, e no passo visual a imagem resolve mais que o texto: vitrine montada, equipamento remontado, malote lacrado. Vídeo curto quando o passo é um movimento, como desmontar uma peça. No SULTS a pasta do Disco Virtual recebe PDF, imagem e vídeo, e incorpora vídeos do YouTube e do Vimeo dentro dela, junto do procedimento.

Pelo celular, no ponto em que precisa dele, sem procurar anexo de e-mail nem voltar ao computador da sala. É por isso que o POP curto, com passo numerado e critério ao lado, funciona melhor que o documento longo. No SULTS quem está na loja abre o procedimento pelo aplicativo, e ele também aparece dentro da inspeção do checklist.

Sim. O modelo é livre para copiar, adaptar e usar nos documentos da sua empresa, com o seu logo e as suas palavras. Troque o que é da operação, apague o que não se aplica e acrescente o que a sua rede exige. Não é preciso ter o SULTS contratado para usar o texto desta página.

Peça uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista mostra o ciclo no SULTS com um processo da sua operação: o documento no Disco Virtual, o comunicado com confirmação de leitura, a trilha na Universidade Corporativa e o roteiro de verificação no aplicativo, com o painel por unidade. São +1.750 marcas e +92 mil unidades na plataforma.