O que é um sistema de ordem de serviço?
Sistema de ordem de serviço, ou sistema de OS, é o software que registra cada serviço pedido e executado como uma OS digital, com número, solicitante, responsável, prazo e histórico. Em empresas com muitas unidades, ele leva o pedido da loja, da filial ou da planta até quem executa e mede o cumprimento do prazo.
O que é ordem de serviço?
Ordem de serviço, ou OS, é o documento que formaliza um serviço a executar: o que precisa ser feito, onde, por quem, até quando e com qual resultado. Ela serve de instrução para quem executa, de registro para quem pediu e de base para medir prazo, custo e reincidência depois.
Para que serve um software de ordem de serviço em empresas com muitas unidades?
Para que cada serviço pedido por loja, filial ou planta tenha número, dono e prazo, e para que a matriz compare unidades. Sem a OS, o pedido vira conversa e o histórico se perde. Com um programa de ordem de serviço, a gestão vê onde o prazo estoura, que serviço se repete e qual região pede mais atendimento.
Qual a diferença entre ordem de serviço e chamado?
O chamado é o pedido; a ordem de serviço é o chamado no formato de serviço a executar, com formulário do tipo de serviço, responsável pela execução e registro do que foi feito. No SULTS, a OS usa o mesmo sistema de chamados, com catálogo, fila, prazo e relatórios.
Como funciona um sistema de ordem de serviço na prática?
No SULTS, quem pede escolhe o departamento e o assunto e preenche o formulário daquele assunto, com campos obrigatórios, anexos e áudio. A OS nasce numerada, com responsável e prazo, cai na fila da área, é executada com histórico registrado e, ao encerrar, recebe a avaliação de quem pediu. Funciona no computador e no aplicativo.
O que uma ordem de serviço deve conter?
Número, unidade, solicitante, data de abertura, tipo e categoria do serviço, prioridade, prazo, descrição com foto, responsável, aprovação quando houver custo, registro da execução, aceite e avaliação de quem pediu. O modelo de ordem de serviço desta página traz os 50 campos em 8 grupos, com o padrão de cada um.
Existe sistema de ordem de serviço gratuito ou modelo grátis em PDF, Word ou Excel?
O modelo desta página é grátis, tem 50 campos e não pede cadastro: copie para o Word, o Excel ou o Google Planilhas, ou salve em PDF pelo botão de imprimir. A SULTS não tem plano gratuito. Gratuitos são o modelo e a demonstração com um especialista, que mostra a mesma estrutura rodando no sistema.
Como funciona o prazo da ordem de serviço no SULTS?
Cada assunto tem um tempo para resolver, definido em horas e minutos. O relógio conta só no horário de funcionamento da empresa, então uma OS aberta no fim da tarde de sexta volta a contar na segunda. Antes do estouro, o responsável recebe aviso por e-mail e push, e os atrasos aparecem nos relatórios de SLA.
Dá para abrir a mesma ordem de serviço para várias unidades?
Dá. Com a abertura em massa, a matriz cria a ordem uma vez e cada unidade recebe a própria OS, com número, prazo e histórico individuais. Serve para um inventário de equipamentos, uma troca de padrão visual ou uma revisão que precisa acontecer na rede inteira, e a matriz vê quem já resolveu e quem atrasou.
Como fazer uma ordem de serviço?
Defina o tipo de serviço, registre número, unidade, solicitante e data, descreva o problema com foto, indique responsável e prazo e, no fim, anote o que foi feito e o aceite de quem pediu. O exemplo de ordem de serviço desta página traz os 50 campos: copie para um Word editável ou para uma planilha de ordem de serviço.
Como registrar uma ordem de serviço executada por fornecedor externo?
A OS segue o fluxo normal, com etiqueta identificando o fornecedor e o nome do responsável interno que acompanha a execução. O histórico imutável guarda o que foi combinado e quando, o que ajuda a cobrar o prazo do terceiro. O fluxo completo com fornecedores regionais está na página do sistema de manutenção predial.
Existe aplicativo de ordem de serviço para a unidade e para o técnico?
Existe. O app de ordem de serviço da SULTS, para Android e iOS, abre a OS com foto e áudio, mostra a situação de cada ordem e avisa por notificação quando há resposta. Cada mensagem traz o comprovante de leitura, com data e hora em que foi vista, então unidade e executor sabem o que já chegou ao outro lado.
Quais são os tipos de ordem de serviço?
Os mais comuns são corretiva, quando algo parou, preventiva, feita antes da falha, instalação, melhoria e inspeção. O tipo define o formulário, quem aprova e o prazo: a OS de um equipamento parado não segue o caminho de uma melhoria de fachada. No SULTS, cada tipo vira um assunto do catálogo, com responsável e prazo próprios.
Quais relatórios de ordem de serviço o SULTS oferece?
Relatórios de SLA por unidade, responsável, departamento e assunto, com total de ordens, atrasos e tempo de resolução mais demorado, mais rápido e médio, além do painel por situação e da nota média da avaliação. O controle de ordem de serviço sai em Kanban, lista ou tabela, com exportação em Excel ou CSV.
O SULTS substitui um software de manutenção?
O SULTS cuida do fluxo da OS entre unidade, matriz e fornecedor, com formulário, prazo, histórico e relatórios. Cadastro de ativo, peça, custo e garantia por equipamento e indicadores como MTBF e MTTR ficam no sistema de manutenção da empresa, que conversa com a SULTS pela API. O comparativo de softwares de manutenção mostra a diferença.
Checklist e ordem de serviço se conectam?
Sim. O item reprovado em uma inspeção do Checklist pode seguir como ordem de serviço para o time responsável, com prazo, sem redigitar informação, porque os módulos usam o mesmo cadastro de unidades e pessoas. É assim que a preventiva por checklist alimenta a ordem de serviço de manutenção na mesma plataforma.
Quem vê cada ordem de serviço?
Só quem a empresa autorizar. Há três níveis: a pessoa vê as ordens em que é responsável, as do seu departamento ou todas, no caso do gestor. As mensagens internas ficam fora da visão da unidade, e o módulo de Segurança soma permissão por módulo, menu e tela, autenticação de dois fatores e histórico de login.
Como é a cobrança do sistema de ordem de serviço?
A cobrança é por usuário ou por unidade, conforme a operação, e em indústrias pode ser por colaborador. O preço sob medida considera unidades, plano, módulos e integrações, e dá para começar pelo plano Starter, com até 3 módulos. Os detalhes estão em planos e preços.
Como funcionam a implantação e o contrato?
A implantação é contratada uma única vez. Um time dedicado configura departamentos, assuntos, formulários, prazos e horário de funcionamento, importa unidades e usuários, treina os administradores e acompanha as primeiras semanas. O contrato tem tempo mínimo de 1 ano, e o plano pode mudar a qualquer momento, mantendo o histórico.
Como conhecer a ordem de serviço da SULTS antes de contratar?
Pela página de demonstração. São 30 minutos ao vivo com um especialista, que monta um catálogo parecido com o seu, abre uma OS pelo app, mostra a abertura em massa e os relatórios e responde sobre preço, implantação e integração. Você escolhe o dia e o horário.