Manutenção predial de todas as unidades: chamado aberto na loja, preventiva no prazo e fornecedor com SLA

É a conservação das instalações e dos sistemas que fazem o prédio funcionar: elétrica, hidráulica, climatização, refrigeração, cobertura, fachada e combate a incêndio. Divide-se em preventiva, que é a rotina agendada, e corretiva, que responde ao problema já instalado. Em uma unidade isso cabe em uma lista de tarefas. Em uma rede de 200 prédios passa a ser fluxo, com quem pede, quem atende, prazo e evidência, e é esse fluxo que a SULTS organiza.

A preventiva é a rotina agendada que verifica o que ainda não falhou, com roteiro e frequência definidos pela operação. A corretiva responde ao que já falhou, com prazo para voltar a funcionar. As duas se encontram no mesmo ciclo: na SULTS, o item reprovado na inspeção gera um plano de ação 5W2H com responsável e prazo, e quando o problema exige atendimento de outra área, ele vira chamado com prazo acordado.

É definir quem abre o pedido, quem atende, em quanto tempo e com qual evidência, de um jeito que dê para comparar 200 unidades entre si. São cinco decisões: as categorias de problema, o prazo de cada uma, o responsável interno ou o fornecedor regional, a frequência da preventiva e o indicador que a matriz olha. A SULTS guarda essas decisões na configuração e cobra o que foi combinado. O recorte mais amplo da área aparece na gestão de facilities.

A unidade abre o pedido no aplicativo, escolhe o assunto do departamento de manutenção e preenche o formulário daquele assunto. O prazo começa a contar no expediente cadastrado, o responsável padrão recebe, o fornecedor entra com etiqueta própria e a unidade avalia ao encerrar. A preventiva roda por roteiro recorrente com evidência. É esse conjunto que faz a SULTS ser usada como sistema de manutenção predial e como software de chamados de manutenção.

Não é um CMMS. A SULTS não tem cadastro de ativo, histórico por equipamento, peça de reposição, custo, garantia, indicadores como MTBF e MTTR nem manutenção preditiva por sensor: tudo isso fica no sistema de manutenção da empresa. Como software de manutenção predial, ela entrega o fluxo, o prazo, a evidência e a visão por unidade, e os dados saem pela API REST documentada em developers.sults.com.br. O comparativo de softwares de manutenção ajuda quem está escolhendo o outro lado.

Com um departamento de manutenção no catálogo e um assunto por sistema: elétrica, hidráulica, climatização, refrigeração, civil, mobiliário e segurança. Cada assunto define o responsável padrão, a prioridade, o prazo de SLA e o formulário exibido, e as etiquetas dão o corte por tipo de ativo e por fornecedor. No SULTS, a edição de assunto corrige chamados abertos de forma equivocada pelo solicitante, sem perder o histórico, como já acontece na manutenção de loja.

Os dois, em fluxos diferentes. A unidade abre pelo aplicativo quando encontra o problema. A matriz abre para a unidade quando cobra uma verificação ou um reparo que ela mesma identificou, e dispara para 50, 100 ou todas as unidades quando a demanda vale para a rede inteira. Há ainda o chamado interno, quando a manutenção precisa de outra área. Os três fluxos direcionados convivem no SULTS com visibilidade própria.

O equipamento ou o ponto afetado, a localização dentro da unidade, o nível de urgência e uma foto ou vídeo curto do que está acontecendo. Quanto mais completa a abertura, menos ida e volta antes do atendimento. No SULTS o chamado só abre se todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, e o formulário muda conforme o assunto, então cada tipo de problema pede o que é dele.

Pelo impacto na operação, não pela dificuldade técnica. Separe o que para a venda ou põe alguém em risco do que incomoda e pode esperar, e olhe o tempo que cada categoria leva hoje antes de prometer prazo. Depois ajuste, quando a taxa de cumprimento estabilizar. No SULTS o prazo fica em cada assunto, com dois relógios independentes, e o relógio respeita horário de expediente e feriados cadastrados.

O chamado do terceiro corre com o prazo da categoria, como qualquer outro, e recebe etiqueta identificando o fornecedor e o responsável interno que gerencia a execução. Com o filtro por etiqueta e por região saem a taxa de cumprimento e a nota da unidade por fornecedor. No SULTS o histórico imutável guarda cada combinado com data e hora, e é esse registro que sustenta a conversa de prazo na reunião de contrato.

Com anexo do que foi feito e mensagem descrevendo a intervenção, no próprio chamado. Anexos, mensagens e cada atualização de status ficam no histórico imutável do SULTS, com data e hora, e a unidade dá nota de 1 a 5 ao encerrar. Quando a rede precisa do documento formal da execução, com registro do serviço e aceite, esse papel é da ordem de serviço.

A unidade reabre o mesmo chamado, mantendo o contexto, e o SLA é reiniciado para a nova interação. O ganho está em ver o padrão: quando o mesmo problema volta na mesma unidade, isso aparece no relatório do SULTS, e a rede decide entre incluir o item na preventiva, trocar o fornecedor ou trocar o equipamento. Sem esse registro, a decisão fica na memória de quem atendeu por último.

Comece pelo sistema que mais para ou que oferece mais risco, escreva o roteiro dele e defina a frequência e o responsável. Depois acrescente um sistema por vez, em vez de publicar vinte roteiros de uma vez. No SULTS cada roteiro vira um checklist agendado, e existe um modelo de checklist de manutenção preventiva para copiar e adaptar. O modelo de plano de manutenção preventiva detalha os itens por sistema.

Pelo painel de cumprimento do calendário, que mostra quais unidades aplicaram no período e quais estão em falta, com a evolução no tempo e o ranking entre elas. Cada aplicação sai com data, hora, localização, foto e assinatura no mesmo registro, exportáveis em PDF. No SULTS isso troca a cobrança por mensagem pela leitura de um painel: a matriz vê a falta antes de perguntar.

Pelo responsável padrão de cada assunto e pela etiqueta do fornecedor que atende aquela praça. A permissão em três níveis mantém cada um no seu recorte, e o supervisor regional acompanha todas as lojas da região. No SULTS os filtros e os painéis saem por região, o que permite comparar tempo de atendimento entre praças e discutir contrato com dado, não com impressão.

Sim. Cada unidade tem o próprio Disco de Unidade com isolamento por filial no Disco Virtual do SULTS, com controle de acesso por perfil e departamento, e o time abre manual e procedimento pelo celular. O vencimento de contrato ou de laudo entra como tarefa recorrente com data personalizada, que avisa quando atrasa, e a rede mantém o controle dos laudos como rotina própria.

São rotinas obrigatórias, com periodicidade e conteúdo definidos pela norma aplicável e pelo responsável técnico da rede, que é quem assina o que precisa de assinatura técnica. O papel da plataforma é outro: no SULTS cada rotina entra como roteiro recorrente com evidência, e o que reprova vira plano de ação ou chamado com prazo. A plataforma não emite o plano nem substitui o responsável técnico. O PMOC do ar-condicionado e a inspeção de extintores seguem esse mesmo desenho.

Taxa de cumprimento de SLA e tempo médio por categoria, unidade e região; ranking de unidades que mais abrem chamados; assuntos mais frequentes; serviço que se repete na mesma unidade; nota dada pela unidade ao encerrar; e o cumprimento do calendário preventivo. No SULTS tudo isso é exportável em Excel e CSV. MTBF, MTTR e custo de mão de obra ficam no sistema de manutenção da empresa.

Por Comunicado do SULTS, com segmentação por cargo, departamento e unidade, agendamento de envio e relatório de leitura com quem leu e quem não leu. Quando o aviso exige ação de cada unidade, e não só leitura, o caminho é o chamado aberto em massa, com cópia e prazo por unidade, para que a matriz veja quem fez e quem não fez.

Por três definições: o departamento de manutenção com um assunto por sistema, o prazo de SLA de cada assunto com o expediente de contagem, e o primeiro roteiro preventivo, no sistema que mais para ou que oferece mais risco. A implantação do SULTS é um serviço contratado uma única vez, com um time dedicado, e a cobrança é por unidade ativa, com usuários ilimitados. Peça uma demonstração pelo site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540.