Sistema de controle de compras
Cada unidade compra no catálogo que a matriz definiu, o carrinho barra o que sai da regra e o pedido espera a aprovação de quem tem a alçada.
Alçada de aprovaçãoo pedido só avança com quem libera
Usada por +1.750 marcas
O que é
Controle de compras é o conjunto de regras e registros que define o que cada unidade pode comprar, de qual fornecedor, por qual preço e com qual aprovação, e que guarda o histórico de cada pedido. Num sistema de controle de compras, essas regras valem no próprio pedido, e não numa conferência depois.
No SULTS, o controle de compras faz parte do sistema de compras: a matriz monta o catálogo e o mix de cada grupo de unidades, o carrinho aplica quantidade e valor mínimo, a aprovação é uma etapa do fluxo e cada mudança fica na linha do tempo do pedido, com nome, data e hora.
Mix por regiãopreço e produto por grupo de unidades
Etapas do pedidocom a aprovação no caminho
Quer ver as regras de compra da sua empresa no sistema?Um especialista monta um pedido com você, do catálogo à aprovação.
+92 mil unidades gerenciadas em alimentação, saúde, educação, varejo, serviços, construção e indústria. De cinco a milhares de unidades, em qualquer segmento.
Solicitar demonstração
Como funciona
São quatro camadas, do catálogo ao fornecedor. Cada uma age no momento do pedido, e o controle de compras da empresa deixa de depender de alguém conferir planilha no fim do mês.
O controle começa antes da aprovação. A matriz mantém um catálogo só e define, por mix, os produtos, os preços e as condições de cada grupo de unidades.
Produtos, preços e frete diferentes para o Nordeste e o Sudeste, ou para cada formato de unidade.
Cor, tamanho e embalagem são variações do produto, com preço, imagem e estoque próprios.
Controle por produto, por variação ou por mix, com alerta de estoque.
Quantidade mínima, máxima e múltiplo são regras do próprio produto. O carrinho valida antes de o pedido seguir, e o item errado nem chega a ser pedido.
Se o item vem em caixa com 12, o pedido fecha em 12, 24 ou 36.
O carrinho mostra quanto falta para o pedido mínimo do fornecedor.
Meios de pagamento e de entrega vêm do cadastro do fornecedor.
As etapas do pedido têm nome, cor e posição definidos pela operação. Se a política de compras pede aval, a aprovação entra como etapa antes do fornecedor, e o pedido só avança quando quem tem a alçada muda a etapa.
A matriz filtra os pedidos por etapa, valor, unidade e período.
Quem aprova usa o botão Alterar etapa, e a linha do tempo guarda quem mudou, com data e hora.
A unidade pede, quem tem a alçada libera, o fornecedor atende.
Depois da aprovação, o fornecedor recebe o pedido por notificação automática de e-mail ou acompanha pela plataforma. Prazo, divergência e substituição de item são tratados dentro do pedido.
Comprador e fornecedor conversam no pedido, com anexos.
Quem pediu, quem aprovou e cada mudança de etapa, com exportação para Excel e PDF.
Faturamento e pedidos abertos, concluídos e cancelados de cada fornecedor.
+1.750 marcas e +92 mil unidades operam no SULTS. A Hot n’ Tender, a American Cookies e a Sushiloko contam nos cases como passaram as compras das unidades para a plataforma.
30 minutos, ao vivo, com um especialista. Ou tire uma dúvida rápida pelo WhatsApp.
Alçada de aprovação
Alçada de aprovação é o limite de valor, ou o tipo de compra, que cada cargo pode autorizar sozinho. Acima dele, a compra sobe para o nível seguinte. As alçadas de aprovação ficam numa matriz publicada na política de compras.
| Faixa de valor da compra | Quem aprova | Orçamentos | Casos típicos |
|---|---|---|---|
| Até R$ 2.000 | Gerente da unidade | 1 orçamento | Reposição do catálogo dentro do orçamento do mês |
| De R$ 2.000 a R$ 10.000 | Gerente regional | 2 orçamentos | Compra fora do mix ou acima da média da unidade |
| De R$ 10.000 a R$ 50.000 | Gerente de compras | 3 orçamentos | Contrato novo com fornecedor ou compra para várias unidades |
| Acima de R$ 50.000 | Diretoria | 3 orçamentos e parecer de compras | Investimento, abertura de unidade e exceções de valor |
Exemplo de estrutura: os valores e os cargos são os da política de compras de cada empresa. Sobem um nível, qualquer que seja o valor: fornecedor fora da lista de homologados; cotação única quando a política pede mais de uma; preço acima do último pago além do limite definido; compra que estoura o orçamento do centro de custo.
Cada linha da matriz de alçadas diz a faixa de valor, quem aprova e quantos orçamentos a compra exige. Exceções, como fornecedor não homologado ou cotação única, sobem um nível.
Quem pede não escolhe quem aprova. O cargo sai da matriz, e o limite de alçada acompanha o cargo, não o nome da pessoa. Quando alguém sai de férias, a política diz quem substitui.
A aprovação é uma etapa configurável do fluxo, e não um roteamento automático por faixa de valor: quem tem a alçada muda a etapa, filtra a fila pelo valor do pedido e deixa a liberação registrada.
Modelo grátis
Uma planilha para controle de compras que serve para uma empresa com muitas unidades responde, por linha, o que foi pedido, quem aprovou, quanto custou e se chegou. São 39 campos em 6 grupos, da requisição ao pagamento, e 5 indicadores calculados a partir deles.
EXCEL
Planilha pronta: 39 campos com fórmulas de valor total, alçada aplicável, previsão de entrega, divergência, lead time e saving, mais as abas Alçadas e Indicadores.
Baixar em ExcelWORD
O que cada campo registra e a matriz de alçadas de aprovação em tabela, para editar com os valores e os cargos da sua política de compras.
Baixar em WordO mesmo guia dos campos e da matriz de alçadas, pronto para imprimir ou para anexar à política de compras da empresa.
Baixar em PDFDe onde a compra nasce. Sete campos, preenchidos pela unidade ou pela área que precisa do item.
Sequencial e único na empresa, no formato ano e sequência. É a chave que liga a cotação, a aprovação, o pedido, a nota fiscal e o recebimento da mesma compra.
Nome da unidade como consta no cadastro e o centro de custo que absorve a despesa. Sem centro de custo, o financeiro rateia no fim do mês e ninguém confere.
Nome e cargo de quem pediu, com contato direto. É quem responde à dúvida de especificação e quem confirma o recebimento.
Quando foi pedido e para quando precisa estar na unidade. A distância entre as duas é o prazo que compras tem para trabalhar, e requisição com data necessária para ontem entra no indicador de emergência.
Reposição, campanha, manutenção, abertura de unidade, emergência ou investimento. O tipo define a alçada, o fornecedor padrão e se a compra concorre com o orçamento do mês.
Normal, urgente ou emergencial, com critério publicado: emergencial é o que para a operação ou fere norma. Urgência sem critério vira o padrão da empresa em poucas semanas.
Aberta, em cotação, aguardando aprovação, aprovada, recusada ou cancelada, com data de cada mudança. É a coluna que a unidade consulta para não ligar para compras.
O que está sendo comprado, sem ambiguidade. Seis campos, e a especificação é a que evita a devolução.
Código do catálogo da empresa e descrição padronizada, nunca texto livre. Descrição livre gera o mesmo item com cinco nomes e nenhum histórico de preço.
Gramatura, dimensão, cor, composição, voltagem, marca de referência ou equivalente. É o que o fornecedor vai ler, e o que a conferência do recebimento vai comparar.
Unidade, caixa, fardo, litro, quilo, e quantas unidades vêm em cada embalagem. Define o múltiplo mínimo do pedido e evita o pedido de 10 unidades de um item que só vem em caixa de 12.
Duas colunas, porque aprovação pode reduzir. A diferença entre elas, somada por unidade, mostra quem pede mais do que consome.
Insumo, embalagem, uniforme, material de ponto de venda, equipamento, manutenção ou serviço. É o eixo pelo qual a empresa vai saber onde gasta.
Sim ou não. Item de padrão (embalagem, uniforme, sacola, material de campanha) só pode vir de fornecedor homologado e entra na verificação de padrão da loja.
Com quem e por quanto. Sete campos, e a comparação com o último preço pago é a que mais economiza.
Razão social, CNPJ, contato comercial e se está homologado, com a validade dos documentos. Fornecedor fora da lista exige justificativa na aprovação.
Quantas cotações foram feitas e o mapa comparativo anexado: fornecedor, preço unitário, prazo e validade de cada uma. A política define a partir de que valor são exigidas três.
Valor final por unidade de medida, já com desconto e sem frete. É o número que entra no histórico de preço do item.
Preço da última compra do mesmo item pela empresa e a variação percentual contra ele. Variação acima do limite definido na política pede justificativa na aprovação.
À vista, prazo em dias, parcelado, com o desconto ou o acréscimo correspondente. Prazo maior com preço maior precisa aparecer como custo, não como vantagem.
Dias corridos ou úteis a partir da confirmação do pedido, como o fornecedor se comprometeu. É a base do indicador de entrega no prazo.
Modalidade (por conta do fornecedor ou do comprador) e valor, rateado por item quando o pedido tem vários. Frete fora da conta é o erro mais comum na comparação de preço entre fornecedores.
Quem autoriza gastar. Seis campos, e o aprovador vem da alçada de aprovação, não da escolha de quem pediu.
Quantidade aprovada multiplicada pelo preço negociado, mais o frete rateado. É o valor que define a alçada.
Faixa de valor e quem pode aprovar: gerente da unidade, regional, gerente de compras, diretoria. Publicada na política de compras e aplicada a cada linha, não combinada na conversa.
Nome de quem aprovou ou recusou, quando e o motivo em caso de recusa. O tempo entre requisição e aprovação é o que mais atrasa compra com muitas unidades e costuma ficar invisível.
Saldo do centro de custo no mês antes e depois desta compra. Compra que estoura o orçamento pode ser aprovada, mas precisa aparecer como exceção.
Obrigatória quando o fornecedor não é homologado, o preço supera o último pago acima do limite, a cotação foi única ou o orçamento foi ultrapassado. Texto curto, com quem autorizou a exceção.
Pendente, aprovada, aprovada com ressalva ou recusada, com data. Alimenta o tempo médio de aprovação por aprovador.
O que saiu para o fornecedor e o que chegou de fato. Sete campos, e a conferência é feita por quem recebe, não por quem comprou.
Número emitido ao fornecedor depois da aprovação, ligado à requisição. É o número que aparece na nota fiscal e no boleto.
Quando o pedido foi gerado e por qual canal foi enviado, com o comprovante de envio. Começa o relógio do prazo de entrega.
Data em que o fornecedor confirmou o pedido, o prazo e o preço. Pedido sem confirmação em 48 horas é pedido que não vai chegar na data.
Data calculada a partir da confirmação e do prazo prometido. Serve para a unidade se preparar para receber e para o indicador de atraso.
Quando o material chegou na unidade, registrada por quem recebeu, com foto do volume quando a política exigir. É o fim do lead time.
Quantidade contada na entrega, nome de quem conferiu e a divergência contra o pedido, em quantidade e em especificação. Divergência sem registro vira prejuízo aceito.
Avaria, falta, item errado, atraso, entrega parcial ou devolução, com foto e o que foi combinado com o fornecedor. Alimenta a avaliação do fornecedor e a próxima negociação.
O fechamento da compra. Seis campos, e a comparação entre nota e pedido é a que evita pagar a mais.
Número, série, chave de acesso e data de emissão, com o arquivo anexado. Nota sem pedido vinculado não entra no fluxo de pagamento.
Diferença entre o valor faturado e o valor aprovado, por linha. Diferença acima da tolerância bloqueia o pagamento até a correção ou a aprovação da exceção.
Data de vencimento conforme a condição negociada e a forma: boleto, transferência, cartão corporativo. Vencimento diferente do negociado é erro do fornecedor, e a planilha precisa acusar.
Quando foi pago e o status: a pagar, pago, em atraso, contestado. Fecha o ciclo e permite calcular o prazo médio efetivo de pagamento.
Quando a compra é centralizada, quanto cabe a cada unidade, por quantidade entregue. Sem rateio, a matriz aparece como a maior compradora da empresa e nenhuma unidade sabe o próprio custo.
Boleto, comprovante de pagamento, termo de recebimento e e-mails de negociação, anexados à linha. É o que a auditoria pede e o que ninguém encontra seis meses depois.
O que a empresa lê no fim do mês. Cinco indicadores, todos calculados a partir dos campos acima.
Dias entre a data da requisição e a data real de recebimento, por categoria e por fornecedor, separando o tempo de aprovação do tempo de entrega. Mostra onde a compra trava.
Diferença entre o último preço pago e o preço negociado, multiplicada pela quantidade. É o número que justifica centralizar a compra, e precisa ser líquido de frete.
Percentual de pedidos entregues na data prometida e na quantidade pedida, por fornecedor. Fornecedor com preço baixo e entrega ruim custa caro em ruptura.
Total comprado por unidade, por categoria e por período, comparado com unidades do mesmo formato. Revela quem compra fora do catálogo e quem fraciona pedido.
Percentual de requisições emergenciais e de aprovações com justificativa de exceção. Quando sobe, o problema está no planejamento ou no catálogo, não em compras.
Uma linha por item de pedido, não por pedido.É o que permite somar volume por item, comparar preço entre fornecedores e conferir o recebimento peça a peça. O documento que vai para o fornecedor fica no modelo de ordem de compra.
Ver o controle sem planilhaRecursos
O controle dos pedidos das unidades continua depois do envio, com os números da empresa inteira na mão da matriz e o status na mão de quem pediu.
Volume por unidade e por período, itens mais pedidos, ticket médio e desempenho de cada fornecedor, com exportação para Excel. O volume consolidado vira argumento na negociação e alimenta a avaliação de fornecedores.
Quem pediu recebe notificação no aplicativo a cada mudança de etapa e acompanha o status do pedido sem ligar para a matriz nem para o fornecedor.
Catálogo, carrinho e acompanhamento no celular, com os mesmos usuários e permissões da versão web. O gerente pede de dentro da unidade, onde a necessidade aparece.
Pela API REST do Guia do Desenvolvedor, o ERP importa pedidos, move etapas e conclui. Nota fiscal e contas a pagar continuam no ERP.
Em Meus pedidos, a unidade repete um pedido de compra anterior, dentro das mesmas regras de mix, quantidade e aprovação.
Problema na entrega abre chamado, item novo sai como comunicado e o recebimento pode ser conferido por checklist.
Cases
Relatos de quem passou os pedidos, os fornecedores e o catálogo das unidades para a plataforma, com as palavras de quem lidera a operação.
American Cookies
No case: depois da abertura, o acompanhamento continua pelos chamados, pelas auditorias e pelos pedidos de compra.
“O franqueado, ele entra lá e ele já escolhe os produtos para a operação dele, os cookies, os insumos. É muito, muito prático mesmo, muito prático.”
Francielle de FariaSócia-fundadora, American Cookies+50Pontos de venda da HNT no Brasil
“[...] a gente colocou agora também todas as compras dos nossos principais fornecedores de dentro do SULTS e a gente está avançando muito no desenvolvimento.”
Daniel LazaryDiretor Executivo da HNT+38Operações da Sushiloko
“O SULTS para a gente é o sistema operacional da franqueadora. A gente consegue medir o desempenho das lojas, a gente consegue treinar as lojas, implementar as lojas, vender os insumos para a loja”
Jales MarinhoDiretor Geral, Grupo Lago FranquiasNo case: o pedido chega pela integração, avança em um kanban e segue para a emissão das notas fiscais, e o franqueado consulta o estoque em tempo real.
Ler o caseDemonstração ao vivo
Um especialista monta com você um pedaço do seu catálogo e percorre o caminho inteiro, do mix da unidade à liberação na etapa de aprovação.
O que você vê em 30 minutos
São 4 campos: nome, e-mail corporativo, WhatsApp e empresa. A agenda abre em seguida para você escolher o dia e o horário.
Prefere conversar antes?
Chamar no WhatsAppComparativo
A planilha serve enquanto são poucas unidades. Quando a operação cresce, o que conta é a regra valer no momento do pedido e o histórico existir sem alguém arquivar mensagem.
| Rotina | Planilha | E-mail e telefone | Controle de compras na SULTS |
|---|---|---|---|
| Catálogo aprovado | Lista que desatualiza | Memória de quem atende | Catálogo com mix por grupo de unidades |
| Preço por região | Uma coluna por região | Consulta caso a caso | Preço do mix já aplicado no pedido |
| Quantidade | Fórmula, se alguém mantiver | Ninguém confere | Mínimo, máximo e múltiplo no carrinho |
| Alçada de aprovação | Coluna preenchida à mão | Depende de alguém escalar | Etapa do fluxo, liberada por quem tem a alçada |
| Fornecedor | Recebe a planilha | Recebe um e-mail | Notificação automática e acesso opcional |
| Histórico | Versões do arquivo | Caixa de entrada de cada um | Linha do tempo com nome, data e hora |
| Números da empresa | Consolidação manual | Não existem | Painel com volume, ticket médio e fornecedores |
| ERP | Exportar e importar | Digitação | API REST |
Compras na SULTS
Cada página detalha uma parte do módulo, com o que muda na operação e o que o sistema registra.
O módulo completo: catálogo por unidade, pedidos, fornecedores e painel.
Da solicitação da unidade à entrega, com a aprovação no fluxo.
O desempenho de cada fornecedor medido pelos pedidos da empresa.
O documento que vai para o fornecedor, com os campos prontos.
A matriz negocia pelo volume e publica o catálogo com preço fechado.
Cinco opções analisadas por recursos e porte.
Antes de decidir
As perguntas que aparecem na primeira conversa, respondidas com o que o SULTS entrega hoje.
Sim, pela API REST: o ERP importa pedidos, move etapas e conclui do lado dele. Nota fiscal, contas a pagar e contabilidade continuam no ERP, e a SULTS cuida do catálogo, das regras, do fluxo do pedido e da conversa com unidades e fornecedores.
Guia do DesenvolvedorNa implantação, o time da SULTS configura a estrutura real da empresa, importa unidades, usuários e dados e treina os administradores. Produtos e fornecedores também entram por importação, e as etapas do pedido são desenhadas com a sua operação.
Como funciona a implantaçãoCada empresa acessa pelo próprio subdomínio, com dados logicamente separados e de propriedade dela, criptografia TLS e backups completos semanais e incrementais diários. Permissões por perfil definem o que matriz, unidades e fornecedores enxergam.
Ver o módulo de SegurançaO preço é sob medida, com cobrança por usuário ou por unidade, conforme a operação; em indústrias, pode ser por colaborador. Dá para começar pelo plano Starter, com até 3 módulos à escolha, e a implantação é contratada à parte, uma única vez.
Ver os planosCotação com vários fornecedores e comparativo automático, homologação com controle de documentos e o estoque da prateleira da loja ficam com os processos e sistemas que a empresa já usa. O módulo cuida do catálogo negociado, do pedido e do dado de compra.
Ver o sistema de compras completoDúvidas antes da demonstração
Atendimento de segunda a sexta, das 8h às 18h.
Time comercial da SULTSAtende pelo WhatsApp e pelo 0800
Controle de compras é o conjunto de regras e registros que define o que cada unidade pode comprar, de qual fornecedor, por qual preço e com qual aprovação, e que guarda o histórico de cada pedido. Num sistema, as regras valem no momento do pedido, e não numa conferência no fim do mês.
É o software em que catálogo, regras do carrinho, aprovação, envio ao fornecedor e histórico do pedido ficam no mesmo lugar. No sistema de controle de compras da SULTS, a matriz define o mix de cada grupo de unidades, a aprovação é uma etapa do fluxo e cada mudança fica registrada.
Alçada de aprovação é o limite de valor, ou o tipo de compra, que cada cargo pode autorizar sozinho. Acima desse limite, a compra sobe para o nível seguinte, como o gerente regional ou a diretoria. As alçadas de aprovação ficam numa matriz publicada na política de compras da empresa.
Liste as faixas de valor, o cargo que aprova cada faixa e quantos orçamentos cada uma exige. Depois, defina as exceções que sobem um nível, como fornecedor não homologado, cotação única ou orçamento estourado. A planilha desta página traz a aba Alçadas com essa estrutura pronta para editar.
No SULTS, a aprovação é uma etapa configurável do fluxo, e não um roteamento automático por faixa de valor. O pedido fica na etapa até que a pessoa com a alçada, pela política de compras da empresa, mude a etapa. É um workflow de aprovação com a liberação registrada na linha do tempo.
Use uma linha por item de pedido e organize as colunas na ordem do fluxo: requisição, item, fornecedor e cotação, aprovação, pedido e recebimento, fiscal e financeiro. Deixe como fórmula o valor total, a alçada aplicável, a previsão de entrega e o lead time. A planilha pronta desta página já vem assim.
Sim. A planilha de controle de compras da SULTS pode ser baixada grátis e sem cadastro em Excel, com as fórmulas e as abas de alçadas e indicadores. O guia dos campos e a matriz de alçadas também estão em Word, para editar, e em PDF, para imprimir.
Os cinco da planilha: lead time da requisição ao recebimento, saving por item, entrega no prazo e completa por fornecedor, volume por unidade e por categoria e o percentual de compras de emergência e de exceções. Esses KPIs de compras mostram onde a compra trava e onde a empresa gasta.
Dá. O SULTS trabalha com mix de produtos por grupo de unidades e preços regionalizados, então a unidade vê apenas o que pode comprar e já com o preço negociado para a região dela. Isso evita a consulta a tabela em arquivo separado e o pedido com valor desatualizado.
Pelas regras do próprio produto. No SULTS, o carrinho valida quantidade mínima, máxima e múltiplo do pedido, e mostra quanto falta para o valor mínimo do fornecedor. O erro é barrado antes de o pedido seguir, em vez de aparecer no recebimento ou na conferência da nota.
Dá, e é o efeito prático do mix por grupo de unidades: a unidade só vê o que pode comprar. No SULTS, o item fora do padrão nem aparece para ser escolhido, o que resolve a questão antes da aprovação, em vez de depender de alguém reprovar o pedido depois.
Não. O fornecedor recebe o pedido por notificação automática de e-mail, com os itens e a variação escolhida, e pode ter acesso próprio à plataforma para acompanhar as etapas. O painel de interação do pedido concentra prazo, divergência e substituição, fora do e-mail paralelo.
Pela etapa atual, visível na fila da matriz e em Meus pedidos, e pelo push que o aplicativo da SULTS envia a cada mudança de etapa. Quem pediu e quem aprova acompanham o pedido sem ligar para o fornecedor ou para a matriz perguntando se ele saiu.
O módulo controla o estoque disponível no catálogo, por produto, por variação ou por mix, com alerta de estoque. O estoque da prateleira da unidade e a parte fiscal ficam no sistema que a empresa já usa, e a API REST da SULTS integra os dois lados.
Sim. Pela API REST da SULTS, o ERP importa pedidos, move etapas e conclui do lado dele. Na prática, o pedido nasce na plataforma com as regras da empresa e segue para o sistema financeiro sem redigitação, que é o ponto em que planilha e e-mail costumam gerar divergência.
Pelos dashboards de volume de pedidos e ticket médio do SULTS, que comparam unidades por período e mostram os itens mais pedidos. A leitura útil não é o total: é quem compra fora do padrão de consumo da empresa, para mais ou para menos, porque os dois casos pedem atenção.
Serve. Cada pedido guarda quem pediu, quem mudou cada etapa, com data e hora, as conversas com o fornecedor e os anexos, com exportação para Excel e PDF. É o material que sustenta a auditoria interna sem reconstruir a compra a partir de mensagens antigas.
Consegue. O aplicativo nativo da SULTS para Android e iOS permite montar o carrinho, enviar o pedido e acompanhar o status de dentro da unidade, com os mesmos usuários e permissões da versão web. O app está incluído desde o plano Starter.
A implantação é contratada uma única vez: um time dedicado configura catálogo, mix, etapas e fornecedores, importa unidades e usuários e treina os administradores. A cobrança é por usuário ou por unidade, conforme a operação, e o contrato tem tempo mínimo de 1 ano. Detalhes em planos e preços.
Pela página de demonstração, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. São 30 minutos ao vivo com um especialista, que monta parte do seu catálogo, mostra a regra do carrinho e um pedido passando pela etapa de aprovação e responde sobre preço e integração.
Catálogo e mix por unidade, regra no carrinho, alçada de aprovação como etapa do pedido e histórico completo, ligados aos +25 módulos da SULTS.
+1.750 marcas e +92 mil unidades operam no SULTS.
Ao vivo, com um especialista, em 30 minutos. Você escolhe o horário.
