Pedido de compra com aprovação

Pedido de compra é o documento que formaliza o que a empresa vai comprar de um fornecedor: itens, quantidades, preços, condição de pagamento, prazo e local de entrega. Num sistema de pedido de compra, ele nasce da solicitação da unidade, passa pela aprovação e segue por etapas até a entrega, com o registro de cada mudança.

A requisição de compra, também chamada de solicitação de compra, é o pedido interno de quem precisa do item, antes da autorização. O pedido de compra é o que segue para o fornecedor depois da aprovação. No SULTS, os dois são o mesmo registro em etapas diferentes do fluxo, então ninguém redigita nada.

Na prática, sim. Ordem de compra é a tradução de purchase order, mais usada na indústria e em empresas com matriz estrangeira; pedido de compra é o nome comum no varejo e em redes. Quem procura um sistema de ordem de compra encontra na SULTS o mesmo fluxo; o modelo de ordem de compra traz os campos.

Depende da política da empresa. Em operações com muitas unidades, quem pede costuma ser o gerente ou o responsável pela unidade, e a área de compras ou a matriz aprova. Na SULTS, cada perfil tem a sua permissão: a unidade faz a solicitação, quem aprova libera a etapa e o fornecedor atende o pedido.

No sistema, a unidade escolhe os itens no catálogo e fecha o carrinho em cinco etapas: carrinho, pagamento, entrega, observação e confirmação. O pedido já nasce com o fornecedor, a variação e o preço do cadastro, e o carrinho só fecha dentro da regra de quantidade e do valor mínimo do fornecedor.

No SULTS, a solicitação de pedido de compra é feita pelo próprio catálogo: quem precisa escolhe a unidade, os itens e as quantidades e envia. O pedido entra na etapa de solicitação e segue para a aprovação, quando a empresa tem essa etapa. Não existe formulário à parte nem planilha para juntar as requisições de compras depois.

Número e data, unidade solicitante e endereço de entrega, fornecedor, itens com a variação escolhida, quantidade, preço unitário e total, meio de pagamento, meio de entrega e prazo, quem aprovou e as observações para o fornecedor. No sistema, a maioria desses campos vem do cadastro, e o pedido já nasce completo.

A aprovação é uma etapa do fluxo, antes do envio ao fornecedor. As etapas são configuráveis, com nome, cor e posição, então a empresa desenha o caminho que já usa, como uma aprovação da matriz ou uma conferência antes do faturamento. O pedido só avança depois que a etapa é liberada, e a mudança fica registrada.

No SULTS, a aprovação é uma etapa configurável do fluxo, e não um roteamento automático por faixa de valor. A empresa aplica a própria alçada de aprovação: o pedido fica na etapa de aprovação até que a pessoa responsável pela liberação, pela política de compras da empresa, mude a etapa. A liberação fica na linha do tempo.

O carrinho não fecha. Quantidade mínima, máxima e múltiplo são validados na montagem do pedido, e o carrinho mostra quanto falta para o valor mínimo do fornecedor. Se o item vem em caixa com 12, o pedido fecha em 12, 24 ou 36, e a correção acontece antes de o pedido chegar ao fornecedor.

O mix define quais produtos, com quais preços e quais condições cada grupo de unidades enxerga no catálogo. A unidade vê só o que pode pedir, com o preço que vale para ela. Isso resolve campanha sazonal, produto regional e diferença de frete a partir de um único catálogo mantido pela matriz.

Por notificação automática de e-mail, com os detalhes do pedido e a variação escolhida em cada item. O fornecedor também pode ter acesso próprio à plataforma para acompanhar as etapas e conversar com o comprador. Esse acesso é opcional: dá para trabalhar só com a notificação, e os dois jeitos convivem na mesma empresa.

Pela etapa atual, visível na fila da matriz e em Meus pedidos, e pelo push que o aplicativo envia a cada mudança de etapa. Os filtros separam pedidos abertos, concluídos e cancelados, por etapa, período, unidade e fornecedor, e o detalhe de cada pedido mostra a linha do tempo completa.

Sim. O painel de interação fica dentro do próprio pedido, e é ali que comprador e fornecedor ajustam especificação, quantidade e prazo, com anexos. A conversa fica na linha do tempo do pedido, junto das mudanças de etapa, e quem consultar o pedido depois encontra o que foi combinado.

Sim. No detalhe do pedido, a linha do tempo tem os botões Exportar Excel e Gerar PDF. Para quem ainda trabalha com planilha e procura um modelo de pedido de compra, o modelo de ordem de compra da SULTS traz 41 campos em 7 grupos, prontos para copiar.

É o software em que a solicitação, a aprovação, o envio ao fornecedor e o acompanhamento do pedido acontecem no mesmo lugar, sem papel, planilha ou mensagem solta. O do SULTS é um sistema de pedido de compra baseado em nuvem: funciona no navegador e no aplicativo, com a permissão de cada perfil.

Não. Os dois convivem, e a API REST faz a ponte: o ERP pode importar pedidos, mover etapas e concluir do lado dele. O ERP cuida do fiscal, do contábil e do financeiro. O SULTS cuida do catálogo, do fluxo do pedido e da comunicação com as unidades e com o fornecedor.

Sim. Catálogo, carrinho e acompanhamento estão no aplicativo nativo da SULTS para Android e iOS, incluído desde o plano Starter e com os mesmos usuários e permissões da versão web. O gerente monta o pedido do celular, no meio da operação, e recebe o push da mudança de etapa no mesmo lugar.

A implantação é contratada uma única vez: um time dedicado configura a estrutura da empresa, importa unidades, usuários e dados e treina os administradores. A cobrança é por usuário ou por unidade, conforme a operação, e o contrato tem tempo mínimo de 1 ano. Detalhes em planos e preços.

Pela página de demonstração. São 30 minutos ao vivo com um especialista, que monta parte do seu catálogo, mostra uma solicitação da unidade passando pela aprovação até o fornecedor e responde sobre preço, implantação e integração com o ERP. Você escolhe o horário.