Pedido de compra com regra de quantidade, aprovação em etapas e acompanhamento

É o documento que formaliza o que uma empresa quer comprar de um fornecedor: os itens, as quantidades, os preços acordados, o prazo e o endereço de entrega. Quando ele nasce dentro de um sistema, deixa de ser um documento e passa a ser um processo, com etapa, responsável e histórico.

A requisição é o momento em que alguém dentro da empresa pede autorização para comprar. O pedido é o que sai para o fornecedor depois que a autorização acontece. Na SULTS os dois são o mesmo registro em etapas diferentes do fluxo: enquanto está parado no aprovador é requisição, depois de liberado vira pedido.

Na prática das empresas brasileiras, sim, os dois termos são usados para a mesma coisa. Ordem de compra é a tradução mais literal de purchase order e aparece mais em ambiente industrial e em empresa com matriz estrangeira. Pedido de compra é o termo mais comum no varejo e em rede de unidades.

Fornecedor, itens com a variação exata escolhida, quantidade, preço unitário, condição de pagamento, meio e endereço de entrega, e quem solicitou. Na SULTS todos esses campos vêm do cadastro, então o pedido nasce completo.

As etapas são configuráveis: cada operação define as suas, com nome, cor e posição. Uma rede pode ter conferência, aprovação, faturamento e expedição, outra pode ter só aprovação e envio. O pedido caminha por essas etapas e todo mundo lê o mesmo status.

A aprovação entra como uma etapa obrigatória antes do envio ao fornecedor, e o critério de valor é o da sua política de compras: o pedido fica parado nessa etapa até quem tem alçada liberar, e só depois avança. Como as etapas são configuráveis, você desenha o caminho que a sua operação já usa.

O carrinho barra a quantidade fora da regra: mínimo, máximo e múltiplo do pedido são validados no momento da montagem, e o carrinho só fecha dentro da regra. O comprador corrige na origem, antes de virar um pedido que o fornecedor precisaria devolver.

É a regra que obriga a quantidade a ser um múltiplo de um número, normalmente porque o item vem em caixa fechada. Se a caixa tem 12, o pedido fecha em 12, 24 ou 36. Com o múltiplo configurado, o carrinho barra a quantidade fora do múltiplo, e a correção acontece antes de o pedido chegar ao fornecedor.

O mix define quais produtos, com quais preços e quais condições cada grupo de unidades enxerga no catálogo. A unidade vê só o que pode pedir, com o preço que vale para ela. Isso resolve campanha sazonal, produto regional e diferença de frete a partir de um único catálogo.

Gestão de suprimentos é o cuidado com todo o caminho que leva o insumo até a operação: quem fornece, em que condição, com que prazo e a que custo. O pedido é o ponto onde esse planejamento encontra a realidade, e por isso os dashboards de volume, ticket médio e desempenho de fornecedor são a matéria-prima da próxima negociação.

Porque quase sempre significa pedido fracionado, e pedido fracionado é frete pago várias vezes pelo mesmo destino. A unidade que pede três vezes por semana o que caberia em um pedido semanal gasta mais sem perceber. O indicador de ticket médio por unidade expõe esse padrão, e agrupar os pedidos reduz o custo de frete com o mesmo preço já negociado.

Por notificação automática de e-mail com todos os detalhes, incluindo a variação escolhida em cada item. Fornecedor externo também pode ter acesso à plataforma e acompanhar por lá, e esse acesso é opcional: dá para operar só pela notificação.

Sim. O painel de interação fica dentro do próprio pedido, e é ali que comprador e fornecedor ajustam especificação, quantidade e prazo. A conversa fica junto do histórico do pedido, e quem consultar o pedido depois encontra o que foi combinado.

Pela etapa atual, visível no painel, e por push notification no app a cada mudança. O comprador acompanha o avanço direto no app, e a matriz vê a fila inteira de uma vez, com o que está em cada etapa.

Volume de pedidos por unidade e por período, itens mais pedidos, ticket médio por compra e desempenho de cada fornecedor. Tudo exportável para Excel. Os quatro juntos respondem se a rede está comprando o que deveria, na frequência certa e do fornecedor certo.

Sim, e é um dos usos mais comuns dos dashboards. O corte por unidade mostra quem compra pouco, quem fraciona o pedido e quem some do catálogo. Ticket médio baixo em muitos pedidos costuma indicar fracionamento, que é frete pago várias vezes.

Não. Os dois convivem, e a API REST faz a ponte: o ERP importa pedidos, move etapas e conclui do lado dele. O ERP cuida do fiscal, do contábil e do financeiro. A SULTS cuida do catálogo, do fluxo do pedido e da comunicação com a rede e o fornecedor.

Problema com um pedido vira Chamado. Pendência de entrega vira Tarefa com prazo e responsável. Novidade no catálogo vira Comunicado para a rede. Compra ligada a uma obra ou abertura fica organizada por fase em Projetos.

Sim. Catálogo, carrinho e acompanhamento estão no aplicativo nativo de Android e iOS. O gerente monta o pedido do celular no meio da operação e recebe o push da mudança de etapa no mesmo lugar.

Comece pelas etapas: escreva o caminho que o pedido já percorre hoje, mesmo que informal, e transforme cada parada em etapa. Depois configure as regras de quantidade e o mix por região, que é o que impede o erro de nascer. O catálogo vem por último, e é a parte mais demorada quando há muitos itens.