O que é uma ordem de compra?
Ordem de compra é o documento que a empresa envia ao fornecedor para formalizar uma compra: itens, quantidades, preços, prazo, local de entrega e condição de pagamento. Em inglês, purchase order, ou PO. Depois que o fornecedor confirma, ela vira compromisso de entrega, e a unidade confere a nota fiscal contra a ordem no recebimento.
Como fazer uma ordem de compra?
Numere e identifique a ordem, puxe o fornecedor do cadastro, liste os itens com código, especificação, quantidade e preço negociado, feche entrega e pagamento, aprove antes de enviar e confira tudo no recebimento. O modelo desta página segue essa ordem, em 41 campos numerados, com guia de preenchimento.
Onde baixar um modelo de ordem de compra grátis?
Nesta página, na seção do modelo: há um arquivo em Excel, com os totais calculados por fórmula, um em Word, para editar e imprimir, e um em PDF, para preencher à mão. Os três trazem os mesmos 41 campos e saem em branco, sem cadastro para baixar.
Qual a diferença entre ordem de compra e pedido de compra?
Na prática, nenhuma: são o mesmo documento com dois nomes. Ordem de compra é mais usada na indústria e em empresas com matriz estrangeira; pedido de compra é o nome comum no varejo e em redes. O fluxo completo do pedido de compra mostra como ele anda por etapas no SULTS.
Posso usar este modelo como modelo de requisição de compra?
Pode. Com os grupos 1 e 3 preenchidos e ainda sem aprovação, a ordem funciona como requisição de compra da unidade: quem pede, para onde e o que precisa. Depois do aval, o mesmo documento ganha as condições e segue ao fornecedor. No SULTS, os dois são o mesmo registro em etapas diferentes.
O que uma ordem de compra deve conter?
Número e data, unidade solicitante, fornecedor com CNPJ, itens com código, especificação, unidade de medida, quantidade e preço, valor total, endereço e prazo de entrega, frete, condição e meio de pagamento, aprovação e observações. O modelo acrescenta o recebimento e a conferência, que fecham a compra na unidade.
Como numerar as ordens de compra de uma empresa com várias unidades?
Use uma sequência única na empresa inteira, nunca reaproveitada, nem quando a ordem é cancelada. Prefixo de unidade ou de ano é opcional e ajuda a leitura. O que não funciona é cada unidade manter a própria contagem, porque duas ordens diferentes acabam com o mesmo número e a conferência na nota fiscal se perde.
Quem deve aprovar uma ordem de compra?
Quem tem autorização para o valor total da ordem, pelas faixas definidas na política de compras da empresa, por exemplo gerente da unidade, gerente regional ou diretoria. O modelo registra nome, cargo, data, hora e decisão. No SULTS, a aprovação é uma etapa configurável do pedido, liberada pela pessoa responsável antes do envio.
O modelo de ordem de compra em Excel já calcula os totais?
Sim. Na planilha, o total de cada linha é a quantidade multiplicada pelo preço unitário, e o valor total da ordem soma as linhas, acrescenta frete e encargos e desconta o desconto, tudo por fórmula. A segunda aba traz o guia dos 41 campos. Quem procura um pedido de compra Excel pronto pode usar o mesmo arquivo.
Como usar o modelo de pedido de compra em Word?
Abra o arquivo, preencha os grupos 1 a 4 com identificação, fornecedor, itens e condições, e salve com o número da ordem no nome. Para enviar, exporte em PDF. Aprovação e recebimento ficam na segunda página, que a empresa guarda, e o guia de preenchimento está na última página.
O que significa PO em compras?
PO é a sigla de purchase order, o nome em inglês da ordem de compra. Aparece em empresas com matriz ou fornecedores estrangeiros e em sistemas de gestão, sempre com o mesmo sentido: o documento que autoriza a compra e diz ao fornecedor o que entregar, onde, quando e por quanto.
A ordem de compra substitui a nota fiscal?
Não. A ordem é o documento de quem compra e diz o que foi pedido e em que condição. A nota é o documento fiscal emitido pelo fornecedor. No recebimento, as duas são comparadas pelo número da ordem, pelo CNPJ, pelas quantidades e pelos preços. É comum o comprador pedir que o número da ordem conste na nota.
O que fazer quando a mercadoria chega diferente da ordem?
Registre antes de aceitar: a quantidade recebida por item, a condição da mercadoria, com foto do que veio fora do padrão, e a divergência com a tratativa combinada, nos campos 34 a 37 do modelo. Avise o fornecedor no mesmo dia. No SULTS, entrega errada abre um chamado com prazo.
Posso alterar uma ordem de compra depois de enviada?
Pode, desde que a alteração fique registrada no histórico, com quem alterou, o quê e quando. Se mudou valor, item ou condição de pagamento, a ordem volta para a aprovação. No SULTS, comprador e fornecedor ajustam especificação, quantidade e prazo no painel de interação do próprio pedido, e tudo fica na linha do tempo.
Como cancelar uma ordem de compra?
Registre o cancelamento no histórico, com o motivo, avise o fornecedor pelo mesmo canal em que a ordem saiu e não reaproveite o número em outra compra. O número cancelado continua existindo, e é isso que permite auditar a sequência depois. No SULTS, o pedido cancelado fica separado dos abertos e dos concluídos.
Por que o modelo sai sem preços e quantidades preenchidos?
Porque preço e quantidade mudam por fornecedor, por região e por embalagem, e um número deixado no arquivo vira referência errada na primeira vez que alguém copia sem ler. O exemplo da página mostra os campos preenchidos com dados fictícios; o arquivo fica em branco para a tabela negociada da sua empresa.
Qual a diferença entre a ordem de compra e o controle de compras?
A ordem é o documento de uma compra: um fornecedor, os itens daquela entrega e as condições dela. O controle de compras acompanha todas as compras da empresa, com regra, histórico e indicadores. Um serve para emitir e conferir; o outro, para enxergar o conjunto.
O que é um software de ordem de compra?
É o sistema em que a ordem nasce, é aprovada, chega ao fornecedor e é acompanhada no mesmo lugar, sem planilha nem anexo por e-mail. Na SULTS, os itens vêm do catálogo da unidade, a aprovação é uma etapa do pedido e o fornecedor recebe notificação automática. Funciona no navegador e no aplicativo.
Como funcionam a implantação, o contrato e a cobrança?
A implantação é contratada uma única vez: um time dedicado configura a estrutura da empresa, importa unidades, usuários e dados e treina os administradores. A cobrança é por usuário ou por unidade, conforme a operação, e o contrato tem tempo mínimo de 1 ano. Detalhes em planos e preços.
Como ver a ordem de compra funcionando no sistema?
Pela página de demonstração. São 30 minutos ao vivo com um especialista, que monta parte do seu catálogo, mostra uma ordem saindo da unidade, passando pela aprovação e chegando ao fornecedor, e responde sobre preço, implantação e integração com o ERP. Você escolhe o horário.
