Modelo de ordem de compra pronto para copiar: 41 campos, da unidade solicitante ao recebimento

Siga a ordem dos grupos. O solicitante preenche os grupos 1 a 4 e o grupo 7, com identificação, fornecedor, itens e condições. Quem tem alçada preenche o grupo 5 ao decidir. Quem recebe na unidade preenche o grupo 6 com a mercadoria à frente. No SULTS, os grupos 2 a 4 vêm do cadastro de fornecedores e do catálogo, e a unidade escolhe o item e a quantidade.

Seguem os grupos 1 a 4, que dizem quem pede, de quem, o que e em que condição, mais o campo 38, de observações ao fornecedor. Ficam com a empresa o grupo 5, de aprovação, o grupo 6, de recebimento, e as instruções internas do campo 39. No SULTS o fornecedor recebe os detalhes do pedido por e-mail.

Pode. Com os grupos 1 e 3 preenchidos, antes da aprovação, a ordem é a requisição de compra da unidade: quem pede, para onde e o que precisa. Depois do aval, é o mesmo documento que ganha as condições e segue ao fornecedor. Na SULTS os dois são o mesmo registro em etapas diferentes do fluxo, como mostra a página de pedido de compra.

Use uma sequência única na empresa inteira, nunca reaproveitada, nem quando a ordem é cancelada. Prefixo de unidade ou de ano é opcional e serve para leitura humana. O que não funciona é cada unidade manter a própria contagem, porque dois documentos diferentes acabam com o mesmo número. No SULTS, cada pedido guarda o que foi pedido, por quem, quando e em qual etapa passou, e é esse histórico que sustenta a conferência.

Quem tem alçada para o valor total do campo 20, segundo a política de compras da empresa, e o cargo registrado no campo 28 precisa ser o da faixa do campo 27 ou superior. No SULTS você configura regras de aprovação por alçada de valor: gerentes aprovam pedidos até determinado valor, diretores acima desse limite. As faixas são definidas pela empresa e revistas quando a estrutura muda.

Porque preço e quantidade mudam por fornecedor, por região e por embalagem. Um exemplo com número preenchido vira referência errada na primeira vez que alguém copia o modelo sem ler. O campo 18 pede o preço da tabela negociada e o campo 17 pede a quantidade que fecha a embalagem. No SULTS o preço vem do catálogo, e cada unidade enxerga o mix que é dela, com o preço e a condição da região.

Os 41 campos podem ir para a sua planilha como colunas do cabeçalho e da tabela de itens, e você mantém o arquivo. O que a planilha não faz é barrar a quantidade fora da regra, registrar a aprovação antes do envio e avisar o fornecedor sozinha. É isso que o SULTS acrescenta ao mesmo conteúdo, com o caminho descrito em pedido de compra.

Não. O modelo está nesta página, inteiro, e o botão do topo copia os 41 campos com o padrão de cada um para colar em planilha, documento de texto ou e-mail. Assim você adapta os nomes à sua política de compras sem herdar fórmula de ninguém. No SULTS, esses mesmos campos viram cadastro, e o documento deixa de ser arquivo.

O campo 16 declara a unidade de medida e quantas unidades vêm na embalagem do fornecedor, e o campo 17 conta a quantidade nessa mesma unidade. Escrever caixa em um lugar e unidade em outro faz a conferência do recebimento não fechar. No SULTS, mínimo, máximo e múltiplo do pedido são validados no carrinho antes de a ordem seguir.

Registre no grupo 6 antes de aceitar: a quantidade recebida por item no campo 34, a condição da mercadoria no campo 35, com foto do que veio fora do padrão, e a divergência com a tratativa no campo 37. Comunique o fornecedor no mesmo dia. No SULTS, o responsável pela unidade abre um chamado diretamente vinculado ao pedido, com fotos do recebimento.

Não. A ordem é o documento de quem compra e diz o que foi pedido e em que condição. A nota é o documento fiscal emitido pelo fornecedor. A conferência do campo 36 compara as duas, contra o número da ordem, o CNPJ, as quantidades e os preços. O SULTS não emite nem valida nota: o ERP gerencia fiscal, contábil e financeiro, e a troca de dados vai pela API REST.

Pode, desde que a alteração fique registrada no campo 41, com quem alterou, o quê e quando. Se mudou valor, item ou condição de pagamento, a ordem volta ao grupo 5 e passa de novo pela alçada. No SULTS, comprador e fornecedor ajustam especificação, quantidade e prazo no painel de interação do próprio pedido, e o histórico guarda o que foi conversado.

Registre o cancelamento no campo 41, com o motivo, avise o fornecedor pelo mesmo canal em que a ordem saiu e não reaproveite o número em outra compra. O número cancelado continua existindo, vazio, e é o que permite auditar a sequência depois. No SULTS, o pedido cancelado fica como cancelado, ao lado dos que estão abertos e dos que foram concluídos.

Especificação técnica, desenho ou planta, foto de referência e a proposta do fornecedor que originou a condição negociada, cada um com nome que diga o que é. Anexo chamado documento final não ajuda ninguém na conferência. No SULTS, o que foi combinado com o fornecedor fica junto do próprio pedido, no painel de interação.

Instruções de entrega e de embalagem, em frases curtas: onde encostar o veículo, como paletizar, o que fazer quando não houver ninguém na doca. Condição comercial nova não entra aqui: ela muda o grupo 4 e passa outra vez pela aprovação. No SULTS, essas observações seguem junto da notificação automática por e-mail que o fornecedor recebe.

Esta ordem é o documento de uma compra, com cabeçalho, itens, condições, aprovação e recebimento daquela entrega. A planilha de controle de compras acompanha todas as compras da rede, uma linha por item, com lead time e indicadores. Uma serve para emitir e conferir, a outra para enxergar o conjunto. O SULTS registra os dois lados no mesmo pedido.

Serve, e é onde ele rende mais: a estrutura é a mesma toda semana e mudam a quantidade e a data. Vale manter os campos 13, 14 e 16 estáveis por item, para que a comparação entre períodos faça sentido. No SULTS, a unidade monta a compra pelo catálogo que é dela, com o mix e o preço da região.

Preencha sempre a unidade solicitante do campo 3 e, quando a empresa separa requisição e ordem, o número da requisição de origem do campo 6. Um único canal de emissão por unidade resolve o resto: duas pessoas pedindo o mesmo item por canais diferentes é o que gera a segunda ordem. No SULTS, os pedidos de cada unidade ficam no mesmo painel.

A regra passa a estar no caminho, e não na revisão: quantidade validada antes de fechar, aprovação por alçada como etapa obrigatória e histórico por unidade. Conferir ordem por ordem na mão deixa de ser possível. O SULTS opera com +1.750 marcas e +92 mil unidades, e a matriz enxerga volume por unidade e por período, itens mais pedidos, ticket médio e desempenho de cada fornecedor, com exportação para Excel.

Solicite uma demonstração pelo site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista do SULTS monta uma ordem pelo catálogo, mostra a aprovação por alçada acontecendo antes do envio ao fornecedor e o recebimento com checklist na unidade, com exemplos do seu segmento. O módulo Compras faz parte da plataforma, com +25 módulos integrados.