Modelo de ficha de EPI pronto para preencher: 42 campos, da entrega à devolução

É o registro de quais equipamentos de proteção individual foram entregues a cada colaborador, com descrição, número do CA, quantidade, data e responsável pela entrega. A ficha é uma das formas admitidas de registrar o fornecimento, ao lado do livro e do sistema eletrônico, como explica o checklist de EPI. No SULTS a mesma ficha vira um formulário aplicado por colaborador.

Os 42 campos deste modelo estão em seis grupos: identificação da empresa, da unidade e do colaborador; dados de cada equipamento entregue, com CA, quantidade e data; declaração de recebimento e orientação de uso; registro de treinamento; devolução, troca e descarte; e assinatura ou registro eletrônico. No SULTS cada grupo é uma seção do formulário.

Abra uma linha por equipamento: descrição, número do CA copiado da marcação gravada, quantidade, data e responsável pela entrega. Depois colha a declaração de recebimento e a orientação sobre uso, guarda e conservação, com a mesma data. No SULTS a linha é preenchida no aplicativo durante a entrega, com a foto da marcação anexada.

Na marcação gravada no próprio equipamento, que traz o fabricante ou importador, o lote de fabricação e o número do CA. Não copie da nota fiscal nem do catálogo: vale o que está no item entregue. Marcação ilegível é motivo para não entregar. No SULTS a foto dessa marcação fica anexada ao registro da entrega.

Pode. O registro do fornecimento admite livro, ficha ou sistema eletrônico, e do sistema eletrônico se espera a extração de relatórios, como detalha o checklist de EPI. No SULTS o registro sai com data, hora, GPS, foto do CA e assinatura na tela, e o relatório em PDF reúne as evidências por unidade.

Uma por colaborador. A ficha é da pessoa, e cada equipamento entregue entra como uma linha dela, com CA, quantidade e data próprios. Controlar por equipamento obriga a cruzar listas para saber o que uma pessoa tem hoje. No SULTS o histórico é lido por colaborador e por unidade, sem esse cruzamento.

Feche a linha antiga com a data e o motivo, que pode ser desgaste, dano, extravio ou vencimento, e abra uma linha nova citando a que foi encerrada, com o novo CA e a nova data. As duas ficam ligadas. No SULTS o desvio encontrado abre plano de ação com responsável e prazo, e a troca fica no histórico. O modelo de plano de ação mostra os dez campos desse plano, com oito exemplos preenchidos.

No campo de baixa da ficha, com a relação do que foi devolvido e do que não foi, o estado de cada item, a data e o responsável. A ficha encerrada continua arquivada, e a norma de EPI não fixa prazo de guarda, então a regra é a da empresa. No SULTS o histórico do colaborador segue arquivado por unidade.

Pelo campo de vida útil prevista ou validade de cada linha, preenchido conforme o fabricante e a norma aplicável ao equipamento. A conferência do que está em uso é outra rotina, o checklist de segurança do trabalho, na frequência que a rede define. No SULTS a inspeção de EPIs pede foto obrigatória e trata a validade como item.

O grupo 4 do modelo reserva seis campos para isso: tema, data e carga horária, instrutor, forma, evidência e próxima reciclagem. O treinamento entra quando as características do equipamento o exigem, e um diálogo diário de segurança não o substitui. No SULTS a conclusão fica registrada por colaborador na Universidade Corporativa.

Não há arquivo nesta página. A ficha fica aqui no corpo, e o botão copia os 42 campos com o padrão de cada um para colar em Excel, Word, Google Docs ou no sistema que a empresa já usa; o botão de impressão gera a versão em papel. O modelo é de autoria própria da SULTS, e o uso na sua empresa é livre.

A ficha registra o fornecimento: o que foi entregue, a quem, quando e com qual CA. O checklist de EPI verifica depois se o equipamento está em uso, em condições de uso e higienizado. Uma comprova a entrega, o outro comprova a rotina. No SULTS os dois são formulários do mesmo módulo.

A ficha de entrega de EPI é o registro do evento: uma entrega, com data, CA, quantidade e responsável. A ficha de controle de EPI é o histórico acumulado da pessoa, com entregas, trocas, devoluções e treinamentos na mesma folha. Este modelo serve às duas. No SULTS o controle é a soma dos registros, pesquisável por colaborador.

Preenche quem entrega o equipamento: técnico de segurança, almoxarife, encarregado ou gestor da unidade. Guarda a empresa, na unidade ou na matriz. A norma não fixa prazo de guarda do registro, como explica o checklist de EPI, então a política é da empresa. No SULTS o registro fica arquivado por colaborador e unidade.

A matriz publica o formulário uma vez e todas as unidades passam a usar a mesma versão, com relatório por unidade, por colaborador e por tipo de equipamento. Mudou um campo, a versão nova vale para a rede inteira. A SULTS atende +1.750 marcas e +92 mil unidades, com usuários ilimitados em cada unidade ativa.

A declaração do grupo 3 faz esse papel: recebimento gratuito e em condições de uso, orientação sobre uso, guarda e conservação, ciência do uso pessoal e o canal para avisar dano ou extravio. O termo de responsabilidade é prática de mercado, não exigência da norma, como mostra o checklist de EPI. No SULTS a declaração é uma seção do formulário.

Não. A SULTS não é sistema de SST: não emite CA, não envia eventos ao eSocial e não define o EPI de cada função. O que existe é a ficha aplicada como checklist, com foto, assinatura digital do responsável e histórico por unidade, mais o relatório em PDF. Para levar o dado a outro sistema há a API REST pública, sem conector pronto.

Pelo registro da entrega: data, descrição, CA fotografado, quantidade, responsável e identificação de quem recebeu. No SULTS o registro com data, hora, GPS e assinatura digital do responsável fica guardado e pode ser apresentado quando a fiscalização do Ministério do Trabalho pedir, e o relatório sai em PDF com respostas, fotos, assinaturas e os planos de ação criados.

Os 42 campos não mudam. Muda o campo de equipamentos previstos para a função, definido pelo responsável técnico a partir do levantamento de riscos. Para os roteiros de verificação de cada ambiente, veja o checklist para indústria, o checklist de obra e os modelos de checklist prontos do SULTS.

Peça uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. O time do SULTS monta esta ficha no módulo Checklist, registra uma entrega com foto da marcação do CA e assinatura na tela, e mostra o histórico por colaborador e o relatório por unidade antes de qualquer proposta.