Checklist para Drogarias: benefícios para a indústria farmacêutica

Diante das incontáveis tarefas importantes que as farmácias precisam exercer no dia a dia, fica evidente a necessidade de investir em um sistema de checklist, uma vez que, cada atividade requer procedimentos claros, conformidade com normas sanitárias e de segurança e um monitoramento contínuo e coerente.

Afinal, contar com o auxílio de um checklist para drogarias garante que todas as etapas das operações sejam executadas de maneira segura, eficiente e padronizada, evitando falhas rotineiras, reduzindo riscos de não conformidade e elevando a qualidade do atendimento e dos serviços prestados ao público.

Portanto, neste artigo da SULTS, exploraremos as principais características, curiosidades e dicas sobre como criar um checklist para drogarias e implementá-lo na rotina.

Por que é crucial ter um checklist para Drogarias?

Basicamente, um checklist para drogarias atua como um roteiro de verificação, assegurando que todas as funções sejam realizadas, registradas e auditáveis, diminuindo a quantidade de erros operacionais e humanos e os conflitos com as autoridades sanitárias.

Sendo assim, dentre as inúmeras vantagens de utilizar e aplicar um checklist em farmácias, podemos destacar:

Padronização de processos

Certamente, um dos maiores benefícios de introduzir checklists nas drogarias é garantir que os processos sejam padronizados. Assim, os clientes podem ter a mesma experiência e atendimento em diferentes filiais.

Essa padronização ajuda a manter uma rotina uniforme em atividades internas, como abrir e fechar a loja, controlar o estoque e atender os clientes, melhorando a eficiência do trabalho e otimizando o treinamento da equipe.

Suporte à conformidade regulamentar

No Brasil, existem regras e normas específicas relacionadas ao controle sanitário, registro, armazenamento e dispensação de medicamentos nas drogarias.

Mais uma vez, o checklist entra como um aliado, viabilizando a verificação de todos esses requisitos de forma correta e regular.

Redução de riscos operacionais

A implantação de sistemas de checklists para drogarias evita que itens críticos sejam negligenciados, como problemas na etiquetagem, no armazenamento e no gerenciamento do estoque, reduzindo falhas humanas e operacionais, perdas financeiras, multas e riscos ao consumidor.

Simplifica auditorias e inspeções

O checklist para drogarias facilita a administração de auditorias internas e inspeções externas, já que os gestores conseguem apresentar facilmente as evidências de conformidade e registrar suas observações.

Quais são as principais categorias de um checklist para drogarias?

Abaixo, listamos quais blocos de itens não podem ficar de fora na hora de montar o seu checklist para drogarias:

Checklist de abertura e fechamento

Ao iniciar ou encerrar o expediente, é fundamental seguir alguns passos sistematizados e articulados, que visam a segurança, organização e preparação da loja, como:

• Atualizar registros de entrada e saída do estoque;
• Averiguar se as áreas restritas estão devidamente trancadas;
• Checar se as vitrines, portas e sistemas eletrônicos estão operando corretamente;
• Conferir e guardar documentos importantes;
• Confirmar a presença do farmacêutico responsável e exibir a documentação de registro visível à clientela;
• Desligar equipamentos que não precisam ficar ligados depois do fechamento;
• Ligar os sistemas de controle de estoque, atendimento eletrônico, redes de comunicação e telefones;
• Verificar se o sistema de ponto dos colaboradores está funcionando.

Checklist de gestão e controle de estoque

Controlar e gerir o estoque é uma das partes mais imprescindíveis de uma farmácia, visto que impacta no financeiro da empresa e na segurança dos pacientes.

Logo, os funcionários devem:

• Atestar que os produtos recebidos correspondem às notas fiscais;
• Certificar que os remédios estão adequadamente embalados;
• Conferir as datas de validade e descartar os materiais vencidos ou próximos do vencimento;
• Declarar os registros de receita e as movimentações detalhadamente;
• Lançar imediatamente as entradas no sistema de estoque;
• Ordenar os produtos conforme o método First In, First Out (FIFO): primeiro vence, primeiro sai;
• Registrar cada medicamento com lote, data de recebimento e validade.

Atendimento ao cliente e serviços farmacêuticos

Sem dúvidas, o atendimento é um dos pilares cruciais para o sucesso de uma organização, por conseguinte, as Boas Práticas Farmacêuticas precisam ser aplicadas e padronizadas, para que os clientes apreciem um serviço único e completo, bem como:

• Assegurar que o atendimento seja compreensível;
• Checar a disponibilidade de farmacêuticos para consultas sempre que necessário;
• Garantir que a recepção seja cordial, gentil e orientada;
• Inteirar-se sobre as atualizações das legislações e do Código de Proteção e Defesa do Consumidor.

Higiene, limpeza e segurança

O bem-estar dos colaboradores e clientes também depende da higiene, limpeza e segurança do ambiente. Por esse motivo, é essencial aferir:

• As condições de alarmes e câmeras de segurança;
• Se as bancadas, prateleiras, chão e espaços de circulação estão limpos e desinfetados;
• Se os locais de armazenamento dos remédios controlados estão trancados e registrados.

Conformidade regulatória, documentação e registros

Não podemos esquecer da conformidade regulatória, dado que a legislação sanitária brasileira solicita que os estabelecimentos farmacêuticos arquivem controles, registros e relatórios atualizados. E, por isso, é preciso atentar se:

• As licenças de funcionamento estão vigentes;
• As movimentações de remédios foram registradas;
• Os certificados de registro e habilitação são exibidos de forma legível;
• Os protocolos das auditorias internas estão atualizados.

Descarte adequado e gestão de resíduos

Por fim, mas não menos importante, os funcionários devem apurar se os medicamentos vencidos e os produtos impróprios para venda foram descartados de maneira segura, de acordo com as normas sanitárias:

• Separar itens para descarte conforme as regras vigentes;
• Trabalhar com prestadores licenciados para o descarte de resíduos químicos.

Saiba como implementar checklists para drogarias de forma eficiente

Bom, agora que você já sabe como criar checklist para drogarias, é entender como implantá-lo na sua unidade.

Para te auxiliar nessa missão, reunimos algumas dicas de aplicação, para que o seu checklist não seja apenas uma lista de tarefas superficiais, desorganizadas e genéricas:

• Adapte o checklist à sua realidade: cada estabelecimento é único e possui características próprias, como volume de clientes, tamanho de estoque e serviços disponibilizados, logo, o checklist precisa se ajustar à essas condições;

• Faça revisões periódicas: como os processos e regulamentos mudam frequentemente, busque fazer revisões periódicas dos checklists, para garantir que eles estejam atualizados e em conformidade;

• Invista em ferramentas digitais: sistemas digitais de checklist, como o da SULTS, facilitam a rastreabilidade, simplifica a análise de dados, conta com notificações automáticas, e ainda, oferece muitos outros benefícios, contribuindo nos resultados e no sucesso da empresa;

• Treine a sua equipe: antes de arquitetar um checklist, ensine a sua equipe a utilizá-lo e mostre o porquê de cada item.

Aposte em checklists para drogarias e veja sua empresa crescer!

Em um setor altamente competitivo, regulado e sensível à segurança do cliente, é extremamente arriscado trabalhar sem processos padronizados, elencando o checklist como o meio mais acertado, inteligente e eficaz de organização e inspeção.

Como comentamos anteriormente, quando bem construído, o checklist consegue transformar rotinas críticas, como armazenamento de medicamentos, gerenciamento de estoque, controle documental e atendimento, em procedimentos escaláveis, auditáveis e previsíveis, eliminando significativamente, as falhas e os possíveis deslizes humanos.

Estrategicamente falando, a aplicação de checklists faz com que a farmácia saia de um modelo reativo e converta-se em um modelo preventivo e inteirado, com dados consistentes para a tomada de decisão gerencial e a melhoria contínua dos processos.

E, tem mais, o checklist para drogarias contribui diretamente na padronização da experiência do cliente. Desse modo, a qualidade do atendimento não depende exclusivamente da maturidade individual da equipe, mas de um método sólido e estruturado, asseverando a identidade operacional, a consistência entre as filiais e a escalabilidade do negócio.

Por essa razão, fica claro que é melhor investir em um sistema digital de checklists, a fim de usufruir de grandes funcionalidades, como automações, armazenamento seguro, acesso em tempo real, centralização de dados, rastreabilidade histórica e várias outras benesses, que um analógico jamais poderia proporcionar.

Assim sendo, em um cenário onde a segurança do paciente, a confiança e a conformidade legal são decisivas para o desenvolvimento do estabelecimento, adotar checklists se torna um diferencial e um pilar determinante na gestão farmacêutica, levando-o a operar com mais competência, ética e profissionalismo, reduzindo os riscos e fortalecendo a sua imagem no mercado.