A auditoria é um exame sistemático e cuidadoso de avaliação de processos, atividades, dados ou documentos de uma organização, e tem como objetivo analisar se todos os passos estão em conformidade com as boas práticas, os padrões, as normas externas e internas e os procedimentos operacionais, a fim de reduzir riscos, aumentar a segurança, ampliar a credibilidade, encontrar danos ou quaisquer irregularidades.
Sendo assim, o auditor fica responsável por:
- Acompanhar e observar todas as funções e cargos;
- Coletar evidências;
- Compreender os procedimentos do setor;
- Elaborar relatórios com resultados, inconformidades, pontos fortes e possíveis melhorias;
- Entrevistar os colaboradores;
- Inspecionar normas, documentos e requisitos;
- Montar um checklist de auditoria;
- Participar do plano de ação e da implementação das correções.
Diante de tantos encargos, podemos notar a importância de um mecanismo eficiente, apto a organizar e facilitar as incumbências do auditor, onde cabe perfeitamente um checklist de auditoria, que nada mais é do que um documento repleto de itens a serem checados.
Basicamente, um checklist de auditoria é composto por listas de perguntas, critérios e itens que um auditor deve verificar, para que nada seja ignorado ou esquecido, resultando em uma análise objetiva, completa e padronizada.
As frases: “O equipamento está limpo?”; “Os funcionários seguem o procedimento exigido pela empresa?”; “Há registros atualizados de manutenção?”, são algumas das perguntas que podem ser colocadas em um checklist de auditoria.
Claro que, as perguntas são elaboradas conforme o tipo e o segmento da empresa que passará pela auditoria, de acordo com a sua realidade e situação. E, por esse motivo, existem diferentes modelos de checklist de auditoria, como mostraremos a seguir.
Tipos de checklist de auditoria
Certo, agora que você já sabe o que é e para que serve um checklist de auditoria, vamos falar sobre os seus variados exemplos e aplicabilidades:
Checklist de auditoria interna
Um dos protótipos mais comuns, chamado de “checklist de auditoria interna”, busca avaliar se os setores internos de uma empresa estão seguindo os padrões, políticas e operações exigidas ou recomendadas.
Essa prática consegue detectar pequenas falhas e impedi-las, antes que se tornem grandes problemas, além de garantir mais disciplina, padronização e excelência.
Checklist de auditoria externa
Ao contrário do checklist de auditoria interno, o externo é feito por auditores terceirizados, sem vínculos com a empresa, como certificadoras, órgãos reguladores e consultorias.
Geralmente, esse formato é adotado para validar normas oficiais, atestar imparcialidade e emitir certificações ou pareceres.
Checklist de auditoria da qualidade
Para unificar processos, comprovar a utilização de sistemas de qualidade e contabilizar a experiência do cliente, é utilizado o “checklist de auditoria da qualidade” que, como o próprio nome diz, tem como foco medir a gestão de qualidade, a melhoria contínua e os requisitos sobre o controle de operações.
Checklist de auditoria financeira
O “checklist de auditoria financeira” visa ordenar e supervisionar os dados financeiros de uma empresa, tais como:
- Entradas e saídas de dinheiro;
- Pagamentos;
- Registros contábeis.
Com ele, é possível eliminar fraudes, validar as informações financeiras e preservar a transparência da instituição.
Checklist de auditoria de compliance
Nesse caso, o “checklist de auditoria de compliance” serve para conferir se a empresa cumpre políticas, regulamentos e leis internas, a fim de proteger a sua reputação, monitorar suas práticas éticas e impedir riscos jurídicos.
Checklist de auditoria operacional
Em contrapartida, se o propósito for avaliar se os processos estão sendo executados corretamente, sem desperdícios e com eficiência e produtividade, o “checklist de auditoria operacional” é o mais indicado.
Checklist de auditoria de segurança do trabalho
Ideal para cumprir normas como NR-6, NR-10, NR-12, NR-35, o “checklist de auditoria de segurança do trabalho”, é usado para reduzir acidentes e propiciar um ambiente mais seguro, visando a identificação de perigos, condições de segurança, treinamentos, EPIs e regras de proteção.
Checklist de auditoria de higiene e limpeza
Normalmente, o checklist de auditoria de higiene e limpeza é bastante utilizado em indústrias alimentícias, hospitais, restaurantes e outras organizações que devem seguir normas sanitárias, para descartar qualquer possibilidade de contaminação.
Checklist de auditoria de manutenção
Por sua vez, o “checklist de auditoria de manutenção” é feito para perscrutar máquinas, instalações e equipamentos, para que todos operem perfeitamente e não causem ameaças às vidas ou ao bem-estar dos funcionários, prevenindo incidentes e assegurando as manutenções preventivas.
Quais itens são obrigatórios em um checklist de auditoria?
Mesmo com suas variações, todos os tipos de checklists de auditoria ainda possuem itens e campos obrigatórios em comum, que são:
- Título da auditoria;
- Tipo de auditoria (segurança, interna, externa, etc);
- Área ou setor que será auditado;
- Data e horário;
- Nome completo e cargo do auditor responsável;
- Nome dos colaboradores ou setores que serão avaliados;
- Itens ou perguntas que serão checadas;
- Espaço para a resposta;
- Campo para evidências;
- Grau de criticidade;
- Espaço para observações e comentários;
- Conclusão da auditoria com recomendações;
- Assinaturas.
Como fazer um checklist de auditoria?
Se você chegou até aqui, certamente deseja descobrir como fazer um check-list de auditoria útil e eficiente. Confira o nosso passo a passo completo para te ajudar nessa missão:
Passo 1: estabeleça um objetivo
Ao começar o seu checklist, defina um objetivo claro e as intenções da auditoria, para não se sentir perdido, nem criar listas longas ou confusas.
Passo 2: defina quais áreas precisam ser analisadas
Faça um escopo antes de iniciar a auditoria, determinando quais áreas devem ser avaliadas. Veja se é necessário averiguar o estoque, as instalações elétricas, as regras de higiene, os equipamentos de segurança, os documentos obrigatórios ou as demais demandas do ambiente.
Passo 3: crie categorias e subcategorias
Uma ótima ideia é estruturar o checklist de auditoria em categorias e subcategorias, para facilitar a supervisão e deixar o procedimento mais otimizado e profissional.
Para contribuir no entendimento, montamos um exemplo de estrutura:
| CATEGORIA | SEGURANÇA |
| SUBCATEGORIA | Equipamentos |
| SUBCATEGORIA | Riscos operacionais |
| SUBCATEGORIA | Sinalizações obrigatórias |
| SUBCATEGORIA | Infraestrutura |
Passo 4: escreva os itens que devem ser checados de forma clara e objetiva
Crie perguntas ou pontos que deverão ser verificados, mas lembre-se: use uma linguagem clara, seja objetivo, não deixe margem para interpretação e não coloque perguntas muito longas.
Afinal, para que um checklist precisa ter precisão, clareza e foco.
Passo 5: escolha o tipo de resposta para cada questão
Acredite, parece algo insignificante, mas a escolha certa das respostas impacta totalmente na qualidade dos relatórios e no resultado final da auditoria.
Sendo assim, os tipos mais comuns de respostas são:
- Aprovado/Reprovado;
- Conforme/Não conforme;
- Descritivo;
- Escala de pontuação;
- Múltipla escolha;
- Sim/Não.
Passo 6: adicione campos de evidências
Não se esqueça de separar um lugar para colocar as evidências, uma vez que elas dão um toque a mais de confiabilidade, fidelidade e sinceridade, tornando a auditoria inteiramente incontestável.
Passo 7: faça testes
Antes de colocar o seu checklist “para jogo” em uma auditoria, realize alguns testes em campo, para encontrar:
- Confusões;
- Falhas de entendimento;
- Falta de critérios;
- Itens redundantes;
- Perguntas desnecessárias ou superficiais.
Passo 8: monitore os resultados e aprimore o checklist conforme a necessidade
Modifique e altere o checklist de acordo com a obrigatoriedade e carência, utilizando os históricos para reorganizar ou criar novas categorias; atualizar critérios; ajustar processos; treinar equipes; e identificar padrões de não conformidade.
Até porquê, uma auditoria bem feita exige um checklist atualizado e apropriado para a situação, empresa ou momento.
Conclusão
Como vimos, ao longo do artigo, a criação de um checklist de auditoria não se baseia apenas em pontuar itens ou tarefas, mas sim, em elaborar um processo estratégico e inteligente, capaz de proporcionar mais qualidade e alavancar os resultados de uma empresa.
Desse modo, um checklist bem estruturado produz ótimos frutos no ambiente corporativo, como clareza, previsibilidade, segurança e perspicácia, atuando como um instrumento perfeito para reduzir falhas, identificar riscos, prevenir perdas e garantir a padronização de procedimentos.
Em vista disso, vale a pena apostar em uma plataforma intuitiva com funcionalidades e serviços completos e dinâmicos de checklist de auditoria, para enfim, impulsionar os números do seu negócio, e assim, destacar-se no mercado!
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