Checklist de padrões e procedimentos: escale a operação com segurança

Um checklist de padrões e procedimentos é um documento digital ou físico, que tem como objetivo listar e organizar normas, instruções e as etapas essenciais de uma atividade ou serviço, atuando como um guia seguro, rápido e acessível, para que todos os itens e critérios sejam seguidos corretamente e sem improviso, tornando-se indispensável em quaisquer ambientes corporativos, alimentícios, industriais e hospitalares.

Como é feito um checklist de padrões e procedimentos?

Claro que não iríamos te “deixar na mão” e, por isso, montamos um tutorial completo sobre a estrutura e quais elementos precisam constar em um checklist de padrões e procedimentos.

Título e identificação do procedimento

O primeiro passo para criar um checklist de padrões e procedimentos é inserir um título e algumas especificações do procedimento, tais como:

• Data;
• Departamento;
• Nome do processo;
• Responsável;
• Versão do checklist.

Objetivo

Neste campo, o ideal é explicar, brevemente, o sentido e a finalidade do checklist e quais processos serão avaliados por meio dele.

Referências normativas

Aqui, é necessário inserir os regimentos externos e internos que alicerçam o checklist, como as normas ISO, as regulamentações oficiais, os Procedimentos Operacionais Padronizados (POPs), os manuais internos e as boas práticas de segurança.

Campo de não conformidades

No campo de “Não Conformidades” você deve listar os desvios, causas e ações corretivas quando identificadas.

Validação e assinaturas

Não esqueça de finalizar o checklist com a assinatura do:

• Auditor interno;
• Colaborador responsável;
• Supervisor.

Dicas para elaborar um checklist de padrões e procedimentos

Vale ressaltar que, um checklist de padrões e procedimentos não pode ser apenas uma lista repleta de itens, mas sim, um documento prático, funcional e aplicável à rotina da empresa.

Para alcançar esses atributos e compor um material de qualidade, confira, abaixo, as principais dicas na hora de construir o seu checklist de padrões e procedimentos:

Converta os passos dos POPs em itens

Seja direto e franco e não seja tão subjetivo, para que os itens não gerem dúvidas, confusões ou desentendimentos.

Adote uma linguagem única

Como os checklists são utilizados por diversas pessoas, o ideal é padronizar a linguagem, evitando assim, termos técnicos complexos, frases muito longas e estruturas diferenciadas.

Use verbos de ação

Procure começar os itens com verbos de ação, como, por exemplo:

• Analisar;
• Avaliar;
• Averiguar;
• Checar;
• Conferir;
• Confirmar;
• Considerar;
• Examinar;
• Registrar;
• Verificar.

Estabeleça critérios de aceitação

Com a intenção de prevenir qualquer avaliação ou leitura ambígua, é imprescindível incluir:

• Limites;
• Padrões visuais;
• Quantidade;
• Temperatura;
• Tempo;
• Tolerâncias.

Permita justificativas

É fundamental deixar um espaço livre para inserir justificativas, observações e comentários, especialmente, quando o status for “Não”.

Como o checklist se configura como uma ferramenta estratégica?

Você sabia que um checklist de padrões e procedimentos pode ser considerado um equipamento estratégico, capaz de elevar os resultados e a performance da sua empresa?

Gestão de riscos

Indústrias ou estabelecimentos de saúde, alimentos, logística ou segurança devem contar com o apoio e auxílio dos checklists para encontrar riscos visíveis e controláveis, e assim, eliminar problemas maiores.

Quais são as vantagens de sistematizar os checklists?

Apostar em um sistema digital de checklists não se resume somente em “modernizar” ou “organizar” planilhas. Pelo contrário, é um jeito eficaz e inteligente de conter riscos, acelerar processos e aperfeiçoar os resultados do seu negócio, como mostraremos agora:

• Atualizações imediatas: as atualizações são feitas instantaneamente, permitindo que todos os colaboradores e envolvidos tenham o documento retificado;

• Dashboards avançados: acompanhe a eficiência, a reincidência de falhas, as conformidades e a evolução da equipe em tempo real;

• Maior velocidade: os checklists podem ser produzidos e preenchidos rapidamente, a qualquer momento e de qualquer lugar por meio de computadores, tablets ou celulares;

• Mais segurança: desfrute da certeza de não ter documentos adulterados ou vazados;

• Total rastreabilidade: tenha acesso a todos os registros e dados de modificações e movimentações, como horário, responsável, foto, histórico e geolocalização.

Checklist de padrões e procedimentos: execução qualificada e estandardizada

Sem dúvidas, é possível comprovar que, empresas que utilizam checklists apresentam uma cultura de conformidade e qualidade, uma vez que, ao arquitetar normas, boas práticas e POPs de forma sistemática e exequível, a empresa fortalece a sua segurança, amplia a sua confiabilidade e reduz as falhas operacionais.

Em vista disso, o checklist de padrões e procedimentos caracteriza-se como uma ferramenta tática, ajudando nas tomadas de decisões e na melhoria contínua das atividades, assegurando que cada etapa e funcionário haja conforme as expectativas organizacionais.