Como centralizar a gestão da sua rede de franquias com uma extranet

O primeiro passo para centralizar a gestão da sua rede de franquias com uma extranet é saber escolher o sistema mais adequado para o seu negócio. Mas há alguns pré-requisitos de suma importância que devem ser levados em conta na hora da decisão. Veja quais são eles:

1. Avalie competências da equipe responsável pela extranet

Comece por uma avaliação de competências da equipe responsável pela extranet. Um grupo qualificado e talentoso vai garantir uma parceria duradoura, pois é certeza de que necessidades futuras, que você nem imagina que vai precisar, dependerão dessa capacidade.

2. Tenha em mente as demandas da sua rede de franquias

Quando você vai dormir à noite e começa a pensar na sua rede de franquias, quais recursos você sente falta para gerenciar de forma mais ágil? Se a extranet for capaz de atender essas demandas em tempo real, então um dos principais requisitos foi atendido.

Hoje em dia, a qualidade da informação que você usa para tomar decisões é metade do caminho para acertar as estratégias e ações.

3. Garanta suporte aos processos da sua rede de franquias

A equipe da extranet contratada deve dar suporte à operação do franqueador e dos franqueados, garantindo a compreensão e a produtividade. Essa costuma ser a avaliação mais fácil de ser feita, pois é comum que o modelo operacional esteja muito claro e padronizado na franquia. Afinal, é a isso que todos recorrem nesse modelo de negócio.

4. Garanta a gestão de promoções na rede de franquias

Uma promoção executada por vários agentes autônomos pode ser difícil de controlar sem uma extranet especializada que ofereça o suporte que você precisa. Sendo assim, é muito importante que você verifique os recursos disponíveis para cumprir essa função.

5. Estruture a segurança e a privacidade

A segurança e a privacidade dos dados merecem toda sua atenção, principalmente, porque você não quer que informações mais importantes da sua empresa estejam suscetíveis a vazamentos ou sejam mal utilizadas. Por isso, existem protocolos e normativas internacionais que regulam procedimentos de segurança da informação. Encontrar uma empresa que atenda a esses requisitos, vai te tranquilizar na hora de escolher a extranet que vai gerenciar a sua rede de franquias.

É notável que uma extranet especializada é incomparavelmente mais seguro do que planilhas e outros improvisos tecnológicos. Por isso, você deve se manter atualizado sobre as Políticas de Privacidade da empresa contratada.

Nesse sentido, vale a pena conhecer o SULTS – extranet para gestão de franquias, que também é ideal para gerenciamento de filiais, associações e redes de licenciamento.

Por meio dos 15 módulos integrados, o SULTS oferece tudo que você precisa para gerenciar a comunicação, engajar seus colaboradores, garantir a qualidade do seu negócio, aumentar a produtividade e conduzir todas as atividades do dia-a-dia no ambiente de trabalho. Conheça os módulos:

Módulo Checklist: O checklist é um dos módulos mais utilizados pelos usuários SULTS, porque ele é adaptável, dinâmico e serve para diversas situações, como supervisão de lojas, auditorias, consultorias de campo etc. “Mas eu consigo criar um checklist específico para cada situação, definindo os tipos de resposta, por exemplo?” Sim! Sabemos que cada rede de franquias é única e que cada unidade também possui as suas peculiaridades. Por isso, no Checklist SULTS você consegue não só personalizá-lo a gosto, mas também partir das respostas obtidas para criar planos de ação e acompanhá-los de perto.

Módulo Chamados: Você saberia me dizer quantos chamados sua equipe realizou nos últimos 15 dias? Quantos deles foram atendidos? Quantos permanecem pendentes? Se as respostas forem não, está na hora de repensar sobre a importância desse registro. Mas fique tranquilo que o SULTS está aqui para te ajudar! O ponto chave do módulo de chamados online da nossa plataforma é a centralização e o registro de toda comunicação dentro da empresa. Quando o chamado é criado, é possível gerenciá-lo pelo quadro Kanban, categorizá-lo por assunto, definir os responsáveis por ele, criar uma estimativa de quando ele será atendido e, ainda, acompanhar o nível de satisfação dos atendimentos. Tudo isso em apenas alguns segundos.

Módulo Expansão: Expandir a rede de franquias é o objetivo de todo e qualquer empreendedor e nós da SULTS sabemos que, para dar certo, é preciso muita organização. Então, eis o módulo de expansão! Nesse módulo, diversas etapas do funil de vendas são automatizadas, o que permite a você mais tempo para garantir a qualidade dos processos em execução e, consequentemente, o aumento do faturamento. Se você pensou em CRM, é isso aí! O SULTS também é um CRM de vendas que proporciona as ferramentas necessárias para o seu time: canais de vendas, gerenciamento de pipelines, automação e suporte para vendas recorrentes.

Módulo Implantação de Unidades: Negociação, check! Então é hora de implantar mais uma unidade. “Mas quais são as etapas que devo seguir? Quando regularizar o alvará? Quando iniciar a construção?”, ou seja, dúvidas muito comuns nesse cenário que podem ser sanadas a partir de um único ambiente virtual: software para franquias SULTS. No módulo implantação de unidades, você pode enumerar e descrever toda as tarefas e subtarefas envolvidas nesse processo – desde a abertura do CNPJ até a inauguração da loja. Também é possível atribuir as equipes responsáveis, prazos de início e fim, acompanhar o status da ação, obter relatórios de progresso, entre outros.

Módulo Agenda Colaborativa: Finalmente, é hora de planejar a rotina e demais eventos de sua empresa! No módulo agenda colaborativa é possível visualizar todos os prazos de entrega, compromissos, reuniões, aniversariantes do mês etc. É possível visualizar a agenda diária, semanal e mensal.

Módulo Disco Virtual: “Mas cadê aquele arquivo que estava aqui?” – provavelmente deve estar em algum e-mail por aí! Quem nunca acumulou trabalho pela falta de um documento específico que atire a primeira pedra. Sabemos muito bem que a centralização de documentos importantes e de fácil acesso à rede e demais franquias/filiais é fundamental para o bom andamento dos processos. Por isso, criamos o módulo disco virtual. Nele é possível atribuir permissões de visualização aos usuários (disco público, disco da rede, disco das unidades), controlando o acesso aos arquivos e garantindo a segurança da operação.

Módulo Tarefas: Como o nome já diz, neste módulo é possível estabelecer tarefas, atribuí-las a colaboradores específicos, definir a ordem de prioridade de cada uma, estipular prazos, anexar instruções necessárias para a realização da atividade, saber qual delas já foi realizada, qual permanece pendente e visualizar todo o histórico de tarefas diante período estabelecido.

Módulo Universidade Corporativa: De fato, o módulo universidade corporativa SULTS é o melhor software de cursos e treinamentos para a sua rede de franquias. Nele você consegue criar cursos personalizados para as necessidades educativas dos colaboradores, atribuindo pesos e certificado para aqueles que alcançarem a pontuação desejava para aprovação nas provas elaboradas por você. É um ambiente colaborativo, cuja interface é amigável e pode ser acessada em qualquer lugar com conexão à internet a partir de desktop, smartphone ou tablet.

Módulo Comunicados: Já pensou na sensação de ter em uma plataforma a possibilidade de escrever um comunicado e dispará-lo de uma só vez para todos os destinatários interessados? Não basta pensar, então hora de partir para a prática! No módulo de comunicados você consegue criar informes com textos, imagens, vídeos e arquivos. Além disso, você consegue gerir quem visualizou o seu comunicado. Caso você não tenha tempo de enviar os comunicados todos os dias, relaxe! Basta programar o comunicado e ele será disparado automaticamente pelo software para franquias SULTS!

Módulo Notícias: É muito importante que os seus colaboradores estejam por dentro das novidades da empresa. Sendo assim, o módulo notícias SULTS viabiliza o compartilhamento de notícias de forma fácil e eficiente. Lembrando que as informações de maior peso poderão ser visualizadas em destaque.

Módulo Compras: Sim! Este módulo é um marketplace para a sua rede de franquias. Por meio dele é possível cadastrar todos os produtos que as suas franquias podem adquirir atribuindo fotos, descrição e forma de pagamento, por exemplo, além de ter controle sobre qual é o fornecedor, a quantidade em estoque e o gerenciamento de produtos e pedidos durante determinado período.

Assista uma pequena apresentação dos módulos no vídeo abaixo: