Software de Gestão de Documentos na Nuvem

Um disco virtual corporativo, também chamado de drive corporativo ou repositório de documentos, é uma plataforma de armazenamento em nuvem voltada para empresas que centraliza documentos, arquivos e ativos de marca em um ambiente seguro e acessível de qualquer lugar. Na SULTS, ele vai além de um drive genérico: a visibilidade é segmentada por disco (Público, Rede ou Unidade), cada acesso e download fica registrado em log de auditoria, vídeos do YouTube e Vimeo são reproduzidos dentro das pastas e os documentos se conectam nativamente aos demais módulos de gestão da plataforma.

O SULTS Disco Virtual é um módulo da plataforma SULTS que funciona como um drive corporativo em nuvem. Ele permite armazenar, organizar e distribuir documentos de forma segura e segmentada. Com três níveis de visibilidade (Disco Público, Disco da Rede e Disco de Unidade), suporte a múltiplos formatos de arquivo, vídeos incorporados do YouTube e Vimeo, atalhos de links externos e dashboards de engajamento via Analytics, integrados nativamente a +25 módulos de gestão.

O SULTS Disco Virtual é indicado para empresas que operam muitas unidades e precisam entregar o documento certo, na versão certa, para cada equipe: redes de varejo, alimentação, saúde, serviços, indústrias com várias plantas e grupos que operam por franquia ou por filial própria. Quanto maior a operação, mais o módulo entrega, porque o isolamento por unidade, o Disco da Rede exclusivo para a equipe corporativa e o log de auditoria resolvem problemas que só aparecem quando centenas de unidades e milhares de colaboradores consultam o mesmo acervo.

São os três níveis de visibilidade do SULTS Disco Virtual. O Disco Público é o diretório aberto onde a empresa disponibiliza arquivos de interesse geral, visível para todos os usuários, da equipe corporativa às unidades. O Disco da Rede é o ambiente privado, acessível somente pelos administradores da rede, a equipe interna que gere toda a operação. O Disco de Unidade cria um espaço exclusivo para cada filial, com isolamento total: colaboradores de uma unidade não veem os documentos de outra. Os três convivem na mesma estrutura de pastas e subpastas.

Qualquer tipo de arquivo usado na operação: documentos em PDF e Word, planilhas, apresentações, imagens, vídeos nativos e contratos. O SULTS Disco Virtual também incorpora vídeos do YouTube e Vimeo para reprodução direta dentro das pastas, sem sair da plataforma, e guarda atalhos de links externos, como portais de fornecedores, sistemas internos e páginas de referência. Assim, o vídeo de treinamento, o manual escrito e o link do sistema ficam organizados lado a lado, na mesma pasta.

O SULTS Disco Virtual concentra todo o histórico documental da empresa em um único ambiente: manuais, procedimentos operacionais, contratos, políticas, materiais de treinamento e ativos de marca. Quando um colaborador sai ou muda de função, o conhecimento permanece no repositório oficial, e não em e-mails antigos, grupos de WhatsApp ou drives pessoais. Com o histórico de versões e a recuperação de arquivos apagados, a empresa deixa de perder informação por exclusão acidental ou sobrescrita, e cada equipe encontra o documento certo pela estrutura de pastas e pela busca.

Além dos três discos, o SULTS Disco Virtual permite definir, para cada arquivo ou pasta, quem pode visualizar, editar, baixar e compartilhar, com permissões configuradas por usuário, perfil e departamento. Um contrato pode ficar visível só para o jurídico, e um manual pode ser lido por todos e editado apenas pela equipe de operações. Essas regras se apoiam no módulo de Segurança da SULTS, que centraliza os perfis de acesso da plataforma e oferece autenticação de dois fatores e histórico de login por colaborador.

Sim. Os arquivos armazenados no SULTS Disco Virtual ficam protegidos por criptografia em repouso e em trânsito, o padrão de segurança usado por plataformas de nuvem corporativas. A proteção se completa com o controle de acesso por disco, perfil e usuário e com o log de auditoria, que registra quem acessou, abriu e enviou cada arquivo, com data e hora. Esse conjunto atende ao lado técnico das exigências de governança e de conformidade com a LGPD que aparecem em auditorias de redes com muitas unidades.

O SULTS Disco Virtual mantém um log de auditoria com quem acessou, abriu, baixou ou editou cada arquivo, com data e hora. Em paralelo, o rastreamento em tempo real mostra as últimas ações de download realizadas pelos usuários na plataforma. Com isso, a gestão sabe exatamente quem teve acesso a um contrato, quando e quantas vezes, e responde com registro pronto a auditorias internas, exigências de compliance e incidentes envolvendo documentos sensíveis.

Sim. O SULTS Disco Virtual guarda o histórico de versões de cada documento e permite recuperar arquivos apagados, cobrindo os dois acidentes mais comuns em um acervo compartilhado por muita gente: a exclusão por engano e a sobrescrita do arquivo certo pelo errado. A recuperação acontece dentro da própria plataforma, sem depender de infraestrutura física ou de backup externo, e a versão em uso volta a ser a que a operação já conhecia.

Sim. Diferente de drives genéricos, o SULTS Disco Virtual faz parte de uma plataforma com +25 módulos integrados. Documentos novos são divulgados via comunicados com confirmação de leitura, materiais de treinamento alimentam a universidade corporativa, POPs são consultados durante inspeções de checklist e peças de marca ficam centralizadas para o módulo de marketing. Dúvidas sobre documentos viram chamados com rastreabilidade, e atualizações que exigem ação das equipes, como leitura obrigatória ou implementação de um novo processo, viram tarefas com prazo e responsável.

O SULTS Disco Virtual se conecta ao módulo de Analytics e entrega três visões: a quantidade de arquivos armazenados em cada disco (Público, Rede e Unidades), com acompanhamento dinâmico; o relatório dos documentos mais baixados, que mede o interesse e a utilidade de cada material; e o rastreamento em tempo real das últimas ações de download realizadas pelos usuários. Um documento essencial com poucos acessos indica que ele precisa de mais divulgação ou de outro lugar na estrutura de pastas.

Um brand center corporativo é um repositório centralizado para gestão de ativos de marca (DAM - Digital Asset Management). No SULTS Disco Virtual, peças publicitárias padronizadas, materiais de PDV, kits de identidade visual, vídeos institucionais e apresentações ficam centralizados, garantindo que toda a operação utilize sempre os materiais de marca aprovados e atualizados.

O Disco Virtual é o repositório, o lugar onde o arquivo mora. A gestão eletrônica de documentos (GED) da SULTS é o conjunto de controles em volta dele: permissões por disco e por arquivo, log de auditoria de quem acessou o quê, histórico de versões e recuperação de arquivos apagados. Na prática, são o mesmo módulo. Quem procura um drive corporativo encontra o Disco Virtual; quem precisa provar em auditoria quem viu cada documento e garantir a versão vigente em todas as unidades está usando o GED que já vem dentro dele.

O comparativo de sistemas de disco virtual coloca as opções lado a lado. Drives genéricos e e-mails não oferecem três níveis de visibilidade segmentada, não se integram a treinamento, checklist e comunicados, e geram documentos espalhados sem rastreabilidade. Com o SULTS, cada documento fica no repositório oficial da empresa, acessível por quem precisa, integrado ao mesmo ambiente onde a empresa já gerencia checklists, chamados, treinamentos, marketing e projetos.

Sim. O SULTS Disco Virtual é acessado pelo navegador e pelo aplicativo nativo da SULTS para Android e iOS, com a mesma estrutura de pastas e as mesmas permissões em qualquer tela. Basta uma conexão com a internet. Isso atende quem está na unidade e precisa conferir um procedimento no meio do turno, o supervisor de campo que consulta o manual durante uma visita e o gestor que confere um material de marca fora do escritório.

A implantação da SULTS é um serviço contratado uma única vez e conduzido por um time dedicado. Para o Disco Virtual, isso inclui configurar a estrutura de discos e pastas conforme a organização real da empresa, importar unidades e usuários, definir as permissões por perfil e departamento, treinar os administradores que vão publicar e organizar o acervo e acompanhar as primeiras semanas de uso. O valor depende do número de unidades e dos módulos contratados, e a maioria das operações já publica seus documentos com autonomia nas primeiras semanas.

O SULTS Disco Virtual está incluído na assinatura da plataforma, descrita em Planos: a cobrança é por unidade ativa, com usuários ilimitados em cada unidade e +25 módulos na mesma assinatura. Para indústrias, a cobrança é por colaborador. Os planos Starter, Professional e Enterprise variam conforme o porte da operação e os módulos contratados, e o espaço de armazenamento acompanha o volume do acervo de acordo com o plano. A implantação é contratada à parte, uma única vez, com valor definido pelo número de unidades e módulos.

Os cases publicados pela SULTS mostram o módulo em operação. A Piticas guarda no Disco Virtual toda a documentação essencial da rede, como manuais de operação, guias de marketing e planilhas de gestão, para consulta dos franqueados. A Ice Creamy digitalizou seus documentos na nuvem, com acesso liberado por permissão dos administradores a qualquer hora e em qualquer lugar. A Antaris Foods conectou cinco marcas em um único ambiente, com o Disco Virtual respondendo pelos documentos ao lado de treinamento, checklist, chamados e comunicados. A taxa de retenção da SULTS é de 98% desde 2018.

Solicite uma demonstração pelo formulário do site, pelo WhatsApp ou pelo 0800 960 2540. Um especialista da SULTS apresenta os módulos mais relevantes para a sua operação e mostra o Disco Virtual em uso: os três níveis de visibilidade, as permissões por arquivo, os vídeos incorporados nas pastas e os dashboards de engajamento. A demonstração é o caminho para conhecer a plataforma, que hoje atende +1.750 marcas, 92 mil unidades e 600 mil usuários em todos os segmentos.